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Importar usuarios desde la libreta de direcciones de un cliente de correo

Introducción​

La forma más sencilla de añadir a todos sus colegas al portal es importar la información de contacto almacenada en la libreta de direcciones de su cliente de correo.

Esta guía explica cómo exportar contactos desde la libreta de direcciones de un cliente de correo e importarlos a su portal.

Paso 1. Exportar datos desde un cliente de correo a un archivo CSV​

Abra su MS Outlook Express.

Vaya a la sección Archivo del menú principal y seleccione Exportar > Libreta de direcciones.... Luego siga las instrucciones del asistente para exportar sus contactos a un archivo .csv:

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 1

  • en la ventana Herramienta de exportación de la libreta de direcciones, seleccione la opción Archivo de texto (Valores separados por comas) y haga clic en el botón Exportar,
  • establezca el nombre del archivo resultante y su ubicación, y haga clic en el botón Siguiente,
  • seleccione los campos que desea exportar: Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico,
  • haga clic en Finalizar para comenzar la exportación.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 1

Su información de contacto se exportará en formato CSV a la ubicación que seleccionó.

Paso 2. Acceder a Personas​

Ingrese a su portal y haga clic en el enlace Personas.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 2

En caso de que ya haya iniciado sesión en el portal y lo haya estado usando por un tiempo, para acceder al módulo Personas, abra la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 3. Cargar el archivo CSV creado al portal​

Haga clic en el botón junto al botón Crear en la esquina superior izquierda y seleccione la opción Importar Personas, o utilice el botón Importar Personas en el panel lateral izquierdo. Se abrirá el asistente Añadir usuarios al portal.

Seleccione la opción Desde archivo. Se abrirá la ventana Carga de archivo. Busque en su disco duro el archivo .csv creado y haga clic en el botón Abrir.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 3

El archivo se cargará. Si desea reemplazarlo, utilice el enlace Seleccionar otra fuente.

Paso 4. Verificar los datos del archivo .csv​

En el asistente Añadir usuarios al portal, verifique la configuración del archivo .csv y establezca la correspondencia entre los campos del archivo .csv y los campos en el portal que son necesarios para añadir un usuario.

Para una importación adecuada, puede cambiar la configuración del archivo .csv cargado:

  • Codificación - Especifique el tipo de codificación utilizado al guardar su archivo .csv. El tipo predeterminado es UTF-8.
  • Delimitador - Use esta lista desplegable para seleccionar el carácter utilizado para separar los valores en su archivo .csv. El delimitador predeterminado es Coma.
  • Delimitador de texto - Use esta lista desplegable para especificar el carácter utilizado para encerrar los campos en su archivo .csv.

Si su archivo .csv tiene una fila de encabezado con los nombres de los campos/columnas, marque la casilla Mostrar nombres de campos; los nombres de los campos se mostrarán en la sección Campos en archivo.

How to add users using the contact information from a CSV file? Step 4

A continuación, puede establecer la correspondencia entre los campos del archivo .csv y los campos en el portal.

  • Campos en archivo - una fila de su archivo .csv que contiene los nombres de las columnas/campos.

  • Valores de ejemplo - los valores de columna disponibles en el archivo. Para actualizar los valores, utilice el icono Actualizar valores.

  • Campos en el portal - los campos del portal que corresponden a los nombres de campo/columna de su archivo.

    Si los nombres de campo en el archivo .csv cargado cumplen con los campos obligatorios necesarios para importar usuarios al portal (Nombre, Apellido y Correo electrónico), se seleccionarán automáticamente en la sección Campos en el portal. También puede establecer la correspondencia seleccionando manualmente el valor necesario de la lista.

Cuando todo esté listo, haga clic en el botón Ir a la lista de contactos a continuación para proceder al siguiente paso.

Paso 5. Gestionar los contactos y comenzar la importación​

Toda la información de contacto disponible se mostrará dentro del asistente Añadir usuarios al portal.

Revise la lista. Especifique el nombre y apellido del usuario si están ausentes.

Para eliminar usuarios de la lista, seleccione varios usuarios y utilice el botón No importar en la parte superior o elija el elemento del menú No importar a la derecha de cierto usuario.

Si desea añadir usuarios como invitados, seleccione varios usuarios y utilice el botón Invitado en la parte superior o elija el elemento del menú Invitado a la derecha de cierto usuario. Para obtener más información sobre los derechos de usuario/invitado en el portal, consulte esta sección.

How to add users using the contact information from a mail client address book? Step 4

Cuando todo esté listo, haga clic en el botón Añadir al portal para comenzar a añadir.

Los usuarios seleccionados se añadirán al portal de inmediato y recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a su portal.

Si necesita añadir un nuevo miembro a su portal y tiene acceso a su información detallada, utilice la opción Crear nuevo usuario.