Invitar a invitados

Introducción

El tipo de usuario Invitado es la mejor solución para aquellos que:

• desean otorgar acceso al portal a los clientes,
• necesitan recurrir a la ayuda de freelancers/subcontratistas para realizar algún trabajo,
• no quieren pagar extra por los usuarios que no participan en la vida del portal.

ONLYOFFICE Workspace permite agregar invitados, otorgando permisos de solo visualización sin ningún costo adicional.

Para agregar a la persona necesaria como invitado, puede proceder de cuatro maneras diferentes:

• utilizar la opción Crear nuevo invitado,
• usar la opción Importar personas,
• enviar el enlace de invitación,
• permitir el auto-registro.

Esta guía describe cómo hacerlo en unos pocos pasos sencillos.

Crear un nuevo invitado

Si tiene acceso a la información detallada de la persona que desea agregar como invitado, utilice la opción Crear nuevo invitado. Para hacerlo, acceda al módulo Personas y luego proceda de la siguiente manera:

1. Haga clic en Crear en la esquina superior izquierda.

2. Seleccione la opción Invitado del menú desplegable.

3. Rellene los campos requeridos del formulario Crear nuevo perfil: Nombre, Apellido y Email.

4. Si es necesario, cree una contraseña temporal haciendo clic en el enlace Establecer contraseña.

   nota

   Por defecto, la contraseña debe tener al menos 8 caracteres pero no más de 120.

5. Ingrese cualquier información adicional que tenga.

6. Agregue una foto para el perfil haciendo clic en Editar foto debajo de la imagen predeterminada.

7. Haga clic en Guardar.

La persona será añadida al portal de inmediato y recibirá una invitación por correo electrónico.

Importar cuentas de invitados

Si desea agregar varios invitados a la vez utilizando la información de contacto de diferentes fuentes: Web, archivo .csv o libreta de direcciones del cliente de correo, utilice la opción Importar personas. Para hacerlo, acceda al módulo Personas y luego proceda de la siguiente manera:

1. Haga clic en el icono Más acciones en la esquina superior izquierda.

2. Seleccione la opción Importar personas del menú desplegable.

3. En el asistente Agregar usuarios al portal que se abre, seleccione la fuente desde la que desea importar la información de contacto:

   • Haga clic en Desde archivo para importar la información de contacto desde el archivo .csv previamente creado o archivo .csv de MS Outlook Express, luego cargue el archivo necesario, verifique los datos y haga clic en Ir a la lista de contactos.
   • Haga clic en Google y conceda acceso a la cuenta seleccionada para importar la información de contacto desde la web.
   • Haga clic en Manualmente para agregar manualmente la información de contacto de varios invitados a la lista.

4. Verifique la información importada que se muestra en el asistente Agregar usuarios al portal.
5. Especifique el nombre y apellido de la persona, si están ausentes.
6. Seleccione varios usuarios y haga clic en Invitado en la parte superior, o utilice el elemento del menú Invitado a la derecha de cierto usuario.
7. Haga clic en Agregar al portal.

Las personas seleccionadas serán añadidas al portal de inmediato y recibirán una invitación por correo electrónico.

Invitar a invitados

Si desea invitar a cada cliente personalmente en lugar de enviarles la invitación generada automáticamente, o si no tiene tiempo para completar cada perfil, puede utilizar la opción Enlace de invitación. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

1. Haga clic en el icono Más acciones en la esquina superior izquierda y seleccione la opción Enlace de invitación.
2. Marque la casilla Agregar usuarios como invitados debajo del campo de enlace.
3. Haga clic en la opción Copiar el enlace o utilice las combinaciones de teclas Ctrl+A y Ctrl+C para copiar todo el enlace.
4. Pegue el enlace en un mensaje y envíelo al cliente que desea invitar.

nota

Recuerde informar a sus clientes que el enlace es válido solo por siete días.

Después de que la persona invitada siga el enlace e ingrese su correo electrónico, nombre, apellido y contraseña, será añadida automáticamente a su portal, y recibirá una notificación sobre un nuevo usuario añadido.

nota

Si es el único usuario en el portal y necesita invitar rápidamente a nuevos miembros, puede usar el icono Invitar usuarios al portal para generar el enlace de invitación. Este icono está disponible en el panel lateral izquierdo en cada módulo del portal.

Permitir auto-registro de invitados

Si desea permitir que las personas se unan a su portal por sí mismas, configure los ajustes de Dominio de correo de confianza para que cualquiera con una dirección de correo electrónico en un servidor de correo de confianza pueda acceder a su portal haciendo clic en el enlace Haz clic aquí para unirte en la página de Iniciar sesión. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

1. Haga clic en el icono en la parte superior de la página o abra la lista desplegable Elegir junto al logotipo de su portal y elija la opción Configuración.
2. Seleccione la subsección Acceso al portal de la sección Seguridad.
3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Configuración de dominio de correo de confianza.
4. Marque el botón de opción Dominios personalizados.
5. Haga clic en el enlace Agregar dominio de confianza.
6. Ingrese el servidor de correo de confianza en el campo que aparece a continuación.
7. Marque la casilla Agregar usuarios como invitados debajo de los campos del servidor.
8. Haga clic en Guardar en la parte inferior de la sección.

A partir de este momento, cualquier persona que tenga una cuenta en el servidor de correo especificado podrá unirse a su portal.

Los usuarios añadidos como invitados tendrán permisos muy limitados en su portal. Siempre puede cambiar su tipo de Invitado a Usuario para otorgarles derechos de acceso extendidos. Tenga en cuenta que en este caso serán incluidos en el plan de precios, y si su número excede el máximo permitido, necesitará actualizar su suscripción.