Gestión de la documentación de la empresa
Introducción
Crear un espacio de almacenamiento bien organizado para la documentación de tu empresa puede ayudarte a ahorrar tiempo y aumentar considerablemente la productividad y eficiencia del trabajo.
El portal te ofrece un espacio común para almacenar la documentación de tu empresa: la sección Común y te permite estructurarla como desees: creando carpetas y estableciendo permisos para ellas.
Esta guía describe cómo hacerlo.
Paso 1. Accede a los Documentos
Inicia sesión en tu portal de ONLYOFFICE y haz clic en el enlace Documentos.
Si ya has iniciado sesión y llevas algún tiempo usando el portal, puedes acceder al módulo Documentos desde cualquier página del portal: abre la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y selecciona la opción correspondiente.
Paso 2. Crea una estructura
Se abre la carpeta Mis documentos.
La forma más sencilla de estructurar la documentación de la empresa es organizarla por grupos creando un directorio común para cada departamento de la empresa.
Cambia a la sección Común haciendo clic en el enlace correspondiente en el panel lateral izquierdo. Haz clic en Crear en la esquina superior izquierda y selecciona la opción Carpeta de la lista desplegable. Ingresa un nombre para tu carpeta, por ejemplo, el título de un departamento, y haz clic en el icono Crear 
.
La carpeta con el nombre especificado se creará en la sección Común. De la misma manera, puedes crear tantas carpetas como desees.
Paso 3. Establece permisos
Por defecto, todos los archivos y carpetas colocados en la sección Común están disponibles para todos los usuarios del portal. Para restringir el acceso, establece permisos para todas las carpetas creadas.
Haz clic en el botón Acceso a la derecha de la carpeta necesaria o utiliza la opción Configuración de Compartición del menú contextual para abrir la ventana de Configuración de Acceso.
Primero, bloquea el acceso Solo lectura otorgado por defecto a todos los usuarios del portal. Señala la línea Todos, haz clic en el enlace Solo lectura y selecciona la opción Denegar acceso de la lista.
Ahora, para dar acceso a esta carpeta a uno de los departamentos de la empresa, haz clic en Agregar usuarios en la parte superior de la ventana y selecciona el grupo necesario.
Para otorgar acceso completo, de modo que los usuarios del grupo seleccionado no solo puedan ver los documentos, sino también crearlos y editarlos, así como cargar y mover archivos directamente a esta carpeta, haz clic en el enlace Solo lectura y selecciona la opción Acceso completo.
Para aplicar los cambios, haz clic en Guardar.
Puedes establecer permisos para varios archivos o carpetas a la vez.
Selecciona los elementos que deseas compartir con los usuarios del portal y haz clic en Configuración de Compartición. En la ventana de Configuración de Acceso que se abre, verás todos los usuarios y grupos que tienen acceso a los elementos de la carpeta seleccionada. Si ves el enlace Varía frente al nombre del usuario, significa que tiene diferentes niveles de acceso a los elementos seleccionados.
Si deseas establecer los mismos permisos de acceso a los elementos de la carpeta seleccionada para un usuario o grupo, haz clic en el enlace Varía y selecciona una de las opciones de acceso disponibles.
Para aplicar los cambios, haz clic en Guardar.
Dentro de la ventana de Configuración de Acceso, también puedes cambiar el propietario de la carpeta, si es necesario. Haz clic en el nombre del propietario, selecciona otro usuario de la lista y haz clic en Guardar. Si los archivos o carpetas seleccionados para los que estableces permisos tienen diferentes propietarios, solo es posible cambiar el propietario de cada elemento por separado. Para este propósito, haz clic derecho en el elemento en la lista y usa la opción Acceso > Cambiar propietario del menú contextual del archivo o carpeta. En la ventana Cambiar propietario que se abre, selecciona otro usuario de la lista y haz clic en Guardar.
Paso 4. Organiza documentos
Para colocar documentos en las carpetas adecuadas, marca las casillas junto a los documentos necesarios, haz clic en Mover a y selecciona la carpeta a la que deseas mover tus documentos.
El documento se colocará en la carpeta seleccionada.
También es posible cargar nuevos archivos directamente en la carpeta creada ingresando en ella y utilizando el botón Cargar en la esquina superior izquierda de la página. Los derechos establecidos para la carpeta se aplicarán a todos los documentos colocados y cargados en ella.