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Cómo funciona

ONLYOFFICE Mail es una herramienta que te permite trabajar con mensajes de correo electrónico directamente en tu portal. Ofrece una variedad de las funciones estándar implementadas en cualquier otro cliente de correo:

  • conexión de buzones,
  • recepción y envío de mensajes de correo,
  • uso de la libreta de direcciones y gestión de contactos,
  • configuración de una firma,
  • uso de la función de respuesta automática,
  • impresión de mensajes.

Además, ONLYOFFICE Mail ofrece funciones que no están disponibles en otros clientes de correo y que permiten vincular información con otras entidades del portal. Por ejemplo, puedes:

  • guardar automáticamente los documentos de los archivos adjuntos en una carpeta compartida del portal,
  • añadir nuevos contactos al módulo CRM,
  • vincular el historial de correspondencia con un contacto/oportunidad/caso del CRM,
  • añadir eventos al Calendario.

Esta es una de las herramientas del portal que sirven para crear un espacio de trabajo único y hacer que tus comunicaciones empresariales y relaciones con los clientes sean más cómodas y eficientes. Además de las opciones anteriores, ONLYOFFICE Mail te permite:

  • enviar facturas a tus clientes directamente desde el módulo CRM,
  • adjuntar a los mensajes de correo cualquier documento almacenado en el portal.

En el módulo ONLYOFFICE Mail también es posible usar ONLYOFFICE Mail Server, que ofrece las siguientes funciones:

  • conectar tu dominio,
  • crear buzones corporativos,
  • añadir alias,
  • crear grupos de correo.

Para comprender mejor las características especiales de ONLYOFFICE Mail y sus diferencias con otros clientes de correo como Thunderbird o MS Outlook, conviene saber qué es el correo electrónico como fenómeno y cómo se lleva a cabo el proceso de envío y recepción de mensajes en otros clientes de correo.

¿Cómo funcionan los clientes de correo más utilizados?​

El correo electrónico es una solución cliente/servidor. Al enviar y recibir mensajes desde un cliente de correo, interactúan las siguientes aplicaciones del lado del cliente y del lado del servidor:

  • MUA - Mail User Agent, que permite ver los mensajes entrantes y transfiere los mensajes salientes al servidor de correo,
  • MTA - Mail Transfer Agent, que transfiere los mensajes entre servidores,
  • MDA - Mail Delivery Agent, que recibe los mensajes entrantes y los entrega en el buzón del destinatario.

Interacción entre el cliente y el servidor de correo

Los mensajes se envían desde un cliente de correo de la siguiente manera:

  1. El remitente transfiere un mensaje de correo desde el cliente de correo al servidor de correo mediante el protocolo SMTP.

    • El cliente de correo del remitente se conecta a su servidor de correo saliente.
    • Una vez establecida la conexión con el servidor de correo, se transmite al servidor la información sobre el remitente, el destinatario y la fecha de envío del mensaje.

  2. El servidor de correo del remitente transfiere el mensaje al servidor de correo del destinatario mediante el protocolo SMTP.

    • El servidor de correo pone el mensaje en cola. Antes de enviar realmente el mensaje, el servidor comprueba si se cumplen varias condiciones.
    • El servidor de correo del remitente consulta el Sistema de Nombres de Dominio (DNS) y comprueba si existen los registros A y MX del dominio especificado en la dirección de correo del destinatario.
      • El registro A permite obtener una dirección IP externa asociada a un nombre de dominio.
      • El registro MX permite saber dónde se encuentra el servidor de correo que recibe el correo de un dominio.
    • El servidor de correo del remitente comprueba si el puerto 25, responsable de la entrega de mensajes, está abierto en el servidor de correo entrante del destinatario.
    • Si se cumplen todos los requisitos, el servidor de correo del remitente se dirige al servidor de correo del destinatario, le informa de la intención de enviar el mensaje y le transfiere la información sobre el remitente y un destinatario concreto. Si este destinatario existe, se envía el cuerpo del mensaje.
    • El servidor de correo del destinatario descarga el mensaje y comprueba si contiene spam o virus. Si el mensaje supera todas las comprobaciones, se coloca en el almacenamiento. Si no supera alguna comprobación, puede ser rechazado.

  3. El destinatario se conecta al servidor de correo mediante el protocolo POP3 o IMAP4, descarga el mensaje y después puede verlo en la interfaz del cliente de correo.

    Las principales diferencias entre los protocolos POP3 e IMAP4 son las siguientes:

    • El protocolo POP3 descarga un mensaje de correo completo en el ordenador del usuario. No admite la sincronización inversa. Todas las acciones realizadas con un mensaje en la aplicación del lado del cliente (por ejemplo, leer, mover) no se transfieren al servidor y no pueden mostrarse en otros clientes de correo.
    • El protocolo IMAP4 permite a los usuarios trabajar con el servidor de correo sin descargar el mensaje completo, sino descargando la visualización del estado de los mensajes en el servidor. El usuario puede ver solo los encabezados de los mensajes y descargar selectivamente los mensajes haciendo clic en el encabezado correspondiente. Este protocolo garantiza la sincronización inversa.

Detalles de la implementación de ONLYOFFICE Mail​

ONLYOFFICE Mail incluye los siguientes componentes principales:

  1. Mail Aggregator - un servicio que recopila mensajes de correo de otros buzones.

    Para garantizar el funcionamiento del agregador de correo también se utilizan los siguientes componentes:

    • almacenamiento de correo propio,
    • la API del almacenamiento de correo,
    • un servidor HTTP que procesa las solicitudes a esta API. También es responsable del envío de mensajes.

    En la interfaz de usuario con un conjunto de carpetas estándar, puedes conectar buzones existentes especificando tu nombre de usuario, contraseña y los ajustes de conexión a un servidor de correo. El agregador de correo descargará los mensajes de los buzones conectados al almacenamiento mediante el protocolo de recepción de correo (POP3 o IMAP4) especificado en los ajustes de conexión. Podrás ver los mensajes recibidos y enviar mensajes desde cualquiera de los buzones conectados.

    El agregador de correo siempre funciona con retraso. Si hay muchos usuarios en tu portal, se pueden usar varios ajustes para garantizar que los mensajes de todos los usuarios se entreguen en un periodo determinado. Primero el agregador recopila los mensajes nuevos y después todos los demás. También es posible recopilar solo los mensajes de los últimos 30 días o dar prioridad a los usuarios activos del portal.

    Ninguna de las acciones realizadas en el cliente se transfiere al servidor de origen, con una única excepción: un mensaje enviado se coloca en la carpeta "Enviados" del servidor.

  2. Mail Server - un conjunto de productos de software que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes de correo desde la interfaz de ONLYOFFICE Mail usando nombres de dominio propios.

    Para garantizar el funcionamiento del servidor de correo también se utilizan los siguientes componentes:

    • MailServer API - un conjunto de funciones para conectar nombres de dominio propios, crear y configurar buzones, alias y grupos de correo.
    • MailServer WebUI - la página de administración utilizada para la interacción con la API de MailServer.
    • Mail Aggregator, descrito anteriormente.

Las principales diferencias entre ONLYOFFICE Mail y otros programas de correo son las siguientes:

  • ONLYOFFICE Mail Server admite los protocolos SMTP, IMAP y POP3, pero los mensajes de correo se envían mediante un servidor HTTP.
  • ONLYOFFICE Mail Server no tiene su propio cliente de correo. El Mail Aggregator se utiliza para trabajar con ONLYOFFICE Mail Server, igual que para la interacción con cualquier otro servidor de correo de terceros.

Esto conlleva algunas restricciones. Por ejemplo, no es posible implementar un funcionamiento completo mediante el protocolo IMAP.

Si un servidor de correo tiene su propio cliente de correo, no hay restricciones en el número de conexiones desde la misma dirección IP entre las aplicaciones del lado del cliente y del lado del servidor, mientras que estas restricciones siempre existen al trabajar con clientes de terceros.

Como ONLYOFFICE Mail trabaja con el agregador de correo y no con un cliente de correo propio, esta restricción puede aplicarse si hay muchos usuarios en el portal, porque los buzones de todos los usuarios están en la misma dirección IP.