Gestionar archivos

Acciones sobre un solo archivo

Para encontrar rápidamente el archivo necesario, utiliza el campo de Filtro en la parte superior de la lista de documentos. Toca este campo, introduce el nombre del archivo requerido y pulsa el botón de Buscar en el teclado.

Toca el botón y especifica los parámetros de filtro necesarios:

• Para filtrar elementos por TIPOS elige una de las siguientes opciones: Carpetas, Documentos, Presentaciones, Hojas de cálculo, Imágenes, Medios, Archivos o Todos los archivos.
• Para filtrar elementos por AUTOR toca la opción Usuario o Grupo y elige el usuario o grupo necesario.
• Para excluir subcarpetas de la búsqueda toca la opción Sin subcarpetas en la sección BÚSQUEDA.

Para ordenar elementos en la lista de archivos,

1. toca la lista desplegable Ordenar por a la derecha del campo de Filtro,
2. selecciona el criterio de ordenación necesario: Fecha de última modificación, Fecha de creación, Título, Tipo, Tamaño o Autor,
3. para cambiar el orden de clasificación de Descendente a Ascendente toca el icono .

Toca el icono a la derecha del documento necesario en la lista de archivos para acceder al menú del archivo.

nota

Nota: las opciones disponibles pueden diferir dependiendo de la sección del módulo 'Documentos' seleccionada, el tipo de archivo y tus derechos de acceso.

Toca uno de los elementos del menú para elegir la acción necesaria:

• Rellenar el formulario - esta opción solo está disponible para los formularios rellenables .PDF.
• Editar - para abrir el archivo en modo de edición.
• Vista previa - para abrir el archivo en modo de visualización.
• Compartir - para compartir el archivo con los usuarios o grupos de tu portal seleccionando uno de los siguientes tipos de acceso: Acceso completo, Rellenar formulario (la opción Rellenar formulario solo está disponible para los archivos .oform), Comentar, Revisar (la opción Revisar solo está disponible para los archivos .docx y .docxf), Solo lectura, Denegar acceso.
• Copiar enlace externo - a un archivo con permisos de Solo lectura para personas fuera del portal.
• Enlace para usuarios del portal - para copiar el enlace a un documento al portapapeles para usuarios del portal.
• Enviar un archivo por correo electrónico.
• Firmar un archivo con DocuSign.
• Historial de versiones - para ver el historial de versiones y revisiones.
• Bloquear un archivo para evitar su edición por otros usuarios con los derechos de edición correspondientes.
• Marcar un archivo como favorito para un acceso rápido.
• Descargar - para guardar el archivo en el formato actual en el dispositivo. Este archivo se puede encontrar en la carpeta de descargas predeterminada.
• Descargar como - para guardar el archivo en el formato seleccionado en el dispositivo.
• Mover o Copiar - para mover el archivo o crear una copia del archivo y mover la copia creada a la sección/carpeta especificada del módulo Documentos. Elige el submenú necesario y luego selecciona la carpeta necesaria.
• Renombrar - para cambiar el nombre del archivo.
• Eliminar - para mover el archivo a la Papelera. El archivo eliminado se puede restaurar o eliminar permanentemente más tarde.

Acciones sobre una sola carpeta

Toca el nombre de la carpeta en la lista de archivos para abrirla. Para ir a la carpeta principal que está un nivel arriba de la carpeta actual, utiliza la flecha .

Toca el icono a la derecha de la carpeta necesaria en la lista de archivos para acceder al menú de la carpeta. Selecciona la acción que deseas realizar tocando uno de los elementos del menú:

• Abrir - para abrir la seleccionada.
• Compartir - para compartir la carpeta con los usuarios o grupos de tu portal seleccionando uno de los siguientes tipos de acceso: Acceso completo, Solo lectura o Denegar acceso.
• Enlace para usuarios del portal - para copiar el enlace a un documento al portapapeles para usuarios del portal.
• Descargar - para descargar la carpeta seleccionada con todo su contenido.
• Mover o Copiar - para mover la carpeta o crear una copia de la carpeta y mover la copia creada a la sección/carpeta especificada del módulo Documentos. Elige el submenú necesario y luego selecciona la carpeta necesaria.
• Renombrar - para cambiar el nombre de la carpeta.
• Eliminar - para eliminar la carpeta con todo su contenido moviéndola a la Papelera de reciclaje.

Renombrar elementos

Para renombrar el archivo o carpeta seleccionados, toca el icono , selecciona el elemento del menú Renombrar, introduce un nuevo nombre en el campo de entrada y toca el icono a la derecha.

Acciones sobre múltiples archivos/carpetas

Puedes mover, copiar o eliminar varios elementos seleccionados a la vez, así como compartirlos.

Toca los iconos a la izquierda de los elementos necesarios uno a la vez para seleccionarlos. Luego toca el botón necesario sobre la lista de archivos: Configuración de Compartir, Descargar, Descargar como, Mover, Copiar, Eliminar.