Compartir archivos y carpetas

Tipos de acceso disponibles

Usando la aplicación Documentos, puedes compartir un archivo/carpeta con los usuarios/grupos de tu portal o proporcionar acceso a un archivo a cualquier otra persona compartiendo un enlace al documento. Se pueden seleccionar los siguientes tipos de acceso:

• Acceso Completo - el usuario o grupo podrá ver y editar el contenido del documento/carpeta,
• Rellenar formularios - el usuario o grupo solo podrá ver el formulario y completar los campos insertados en él,
• Comentar - el usuario o grupo solo podrá ver el documento y añadir comentarios, así como gestionarlos,
• Revisar - el usuario o grupo podrá sugerir correcciones sin editar realmente el documento (esta opción solo está disponible para los archivos .docx),
• Solo Lectura - el usuario o grupo solo podrá ver el contenido del documento/carpeta,
• Denegar Acceso - los permisos previamente otorgados al usuario o grupo serán revocados.

Compartir archivos y carpetas con usuarios del portal

Para compartir tu archivo/carpeta con otros usuarios en tu portal:

1. Abre el panel de Configuración de compartición:
   • Toca el icono a la derecha del documento/carpeta necesario en la lista de archivos para acceder al menú del archivo/carpeta,
   • Selecciona la opción Configuración de compartición del menú.
2. Toca el icono en la esquina superior derecha de la pantalla para abrir el panel Seleccionar miembros.
3. Selecciona los usuarios/grupos/invitados con los que deseas compartir el archivo/carpeta:

   • El panel Seleccionar miembros tiene tres pestañas: Miembros, Grupos e Invitados.

   • Toca los nombres de usuario/grupo necesarios en la lista uno a la vez. Para encontrar rápidamente a las personas necesarias, también puedes usar el campo Buscar sobre la lista de usuarios. Al compartir el archivo con grupos, también puedes elegir la opción Admin o Todos.

     

     El número de usuarios/grupos seleccionados se mostrará en la parte inferior de la pantalla. Para borrar la selección, usa el icono en la esquina inferior izquierda.

4. Establece un tipo de acceso predeterminado para todas las personas/grupos con los que deseas compartir el documento. El tipo de acceso Solo Lectura se otorga por defecto. Si es necesario, cámbialo tocando a la derecha del elemento de menú Derechos de acceso y seleccionando el tipo de acceso necesario.
5. Toca el botón Siguiente en la esquina inferior derecha de la pantalla. Los usuarios/grupos seleccionados se mostrarán en la lista del panel de Configuración de compartición.
6. Si es necesario, cambia el tipo de acceso para cada usuario/grupo por separado. Para ello, toca el icono a la derecha del nombre de usuario y selecciona el tipo de acceso necesario.
7. Para eliminar a una persona/grupo de la lista, toca el icono a la derecha del nombre de usuario y selecciona la opción Denegar acceso.
8. Toca el icono en la sección Enlaces compartidos del panel de Configuración de compartición. El enlace se copiará al portapapeles y podrás enviarlo a través de un mensajero o de cualquier otra forma.
9. Para cerrar el panel de configuración de compartición, toca el icono en la esquina superior izquierda del panel de Configuración de compartición.

Compartir archivos usando el enlace externo

Para compartir un archivo mediante un enlace externo con configuración avanzada:

1. Abre el panel de Configuración de compartición:

   • Toca el icono a la derecha del documento necesario en la lista de archivos para acceder al menú del archivo,
   • Selecciona la opción Configuración de compartición del menú.

2. En la sección Enlaces compartidos, toca el icono para crear un nuevo enlace compartido. Para editar un enlace existente, toca el icono y cambia la configuración de Derechos de acceso.

   

3. Se abrirá el panel Editar enlace con los siguientes ajustes:

   

   Nombre del enlace: Introduce un nombre personalizado para tu enlace compartido (por defecto es "Enlace compartido").

   Derechos de acceso: Toca el icono junto al elemento de menú Derechos de acceso para seleccionar el tipo de acceso de los usuarios que accederán al archivo a través de este enlace:

   • Edición
   • Revisión
   • Comentario
   • Solo lectura

   Duración del enlace: Establece cuánto tiempo permanecerá activo el enlace. Toca para elegir entre:

   • 12 horas
   • 1 día
   • 7 días
   • Ilimitado
   • Personalizado (establece una fecha y hora de caducidad concretas)

   Tipo: Elige quién puede acceder al archivo:

   • Cualquiera con el enlace — cualquiera que tenga el enlace puede acceder al archivo.
   • Solo usuarios de Apps — solo los usuarios autenticados de Apps pueden acceder al archivo.

   Sección Protección:

   • Acceso con contraseña: Activa este interruptor para exigir una contraseña para acceder al archivo. Toca para establecer una contraseña personalizada.
   • Restringir la copia del contenido del archivo, la descarga y la impresión: Activa este interruptor para desactivar la descarga, la copia y la impresión del archivo compartido mediante un enlace.

4. Toca Hecho en la esquina superior derecha para guardar tu configuración.

5. Comparte el enlace usando uno de estos métodos:

   • Toca el icono Compartir para enviar el enlace directamente a través de tus aplicaciones de mensajería instaladas.
   • Toca el icono Copiar enlace para copiar el enlace al portapapeles y pegarlo donde lo necesites.

6. Para gestionar los enlaces compartidos existentes, vuelve al panel de Configuración de compartición. Verás una lista de todos los enlaces compartidos activos. El contador junto al título de la sección muestra cuántos enlaces están activos actualmente del total permitido.

7. Para cada enlace compartido, puedes:

   • Tocar el icono para compartir de nuevo el enlace.
   • Tocar el icono para acceder a la configuración de edición del enlace.

8. Para eliminar un enlace compartido, toca el botón Eliminar enlace en la parte inferior del panel Editar enlace.