Pipedrive para DocSpace

Características principales

• Crear salas de DocSpace dentro de las Ofertas de Pipedrive.
• Crear y editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios PDF dentro de la sala de DocSpace en la Oferta de Pipedrive.

Formatos compatibles

• Para crear, editar y ver: DOCX, PPTX, XLSX.
• Para completar formularios: PDF.
• Para ver: CSV, DJVU, DOC, DOCM, DOT, DOTM, DOTX, EPUB, FB2, FODP, FODS, FODT, HTM, HTML, MHT, ODP, ODS, ODT, OTP, OTS, OTT, OXPS, PDF, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, TXT, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX, XML, XPS.

Novedades en la versión 1.1.0

Añadido

• capacidad para seleccionar el tipo de sala al crear
• uso de @onlyoffice/docspace-sdk-js

Cambiado

• soporte para DocSpace 3.0
• uso de la Clave API de DocSpace en lugar de Usuario del Sistema
• invitar a un "Grupo Compartido" a una sala adjunta a una oferta con derechos de "Creador de Contenido"
• invitar a seguidores de la oferta a una sala adjunta a una oferta con derechos de "Creador de Contenido"
• uso de API para crear salas con etiquetas
• creación de una Sala Pública por defecto

El registro completo de cambios está disponible aquí.

Requisitos

• Cuenta de Pipedrive.
• Versión SaaS o servidor de ONLYOFFICE DocSpace.
• Aplicación de ONLYOFFICE DocSpace para Pipedrive.

Instalación y configuración de la aplicación de ONLYOFFICE DocSpace para Pipedrive

La aplicación de ONLYOFFICE DocSpace se puede instalar a través del Marketplace de Pipedrive.

El administrador de Pipedrive puede configurar la aplicación a través de la sección Aplicaciones del Marketplace dentro de Pipedrive: Herramientas y aplicaciones -> Aplicaciones del Marketplace -> Aplicación de ONLYOFFICE DocSpace.

Configurando tu DocSpace

1. Usa el menú en la esquina inferior izquierda y selecciona la opción Configuración.
2. Cambia a la sección Herramientas de Desarrollador -> Claves API.
3. Haz clic en el botón Crear nueva clave secreta.
   La clave API debe ser creada por un usuario con el rol de Administrador de DocSpace.
4. Completa el formulario:
   • Nombre - Especifica el nombre de la clave secreta.
   • Permisos - Puedes establecer permisos para Todos o seleccionar la opción Restringido para establecer tus propios permisos.
     • Todos - Habilita permisos de lectura y escritura para todas las secciones.
     • Restringido - Habilita permisos de lectura o escritura para ciertas secciones. Marca la casilla de Leer o Escribir junto a las opciones necesarias. Permisos mínimos para la clave API: Salas - Escribir, Perfil - Leer, Contactos - Escribir.
   
5. Haz clic en el botón Generar.
6. En una nueva ventana, copia la clave generada y haz clic en Hecho.

Configurando tu Pipedrive

Para instalar la aplicación de ONLYOFFICE DocSpace:

1. Abre la sección Marketplace.
2. Encuentra ONLYOFFICE DocSpace en la sección Aplicaciones usando la barra de búsqueda en la parte superior de la página.
3. Haz clic en el botón Autorizar en la ventana abierta.
4. Si estás de acuerdo con los permisos que estás otorgando a la aplicación, haz clic en el botón Permitir e Instalar.
5. Se mostrarán las instrucciones 'Cómo usar ONLYOFFICE DocSpace'. Después de eso, se abrirán las Configuraciones de conexión.
6. En el campo Dirección del Servicio DocSpace, especifica la URL del ONLYOFFICE DocSpace instalado o la dirección de ONLYOFFICE DocSpace Cloud y presiona el botón de flecha.
7. En el campo Clave API de ONLYOFFICE DocSpace, especifica tu clave secreta generada.
8. Haz clic en el botón Conectar.

Si la conexión es exitosa, aparecerán dos botones en esta página:

• Cambiar: capacidad para conectar otro DocSpace. Los datos en el DocSpace actual no se eliminarán.
• Desconectar: desactiva completamente la aplicación (borrando la autorización del usuario y los hooks). En este caso, se eliminará la conexión del grupo de Usuarios de Pipedrive con Pipedrive. Recomendamos usar esta opción solo si es necesario borrar completamente los datos en la aplicación DocSpace.

Configuraciones de autorización

Esta sección está disponible una vez que se configuran las Configuraciones de conexión.

Aquí, ingresa tus credenciales de DocSpace (correo electrónico y contraseña) y haz clic en Iniciar sesión.

Después de una autorización exitosa, se mostrarán instrucciones sobre cómo trabajar con el conector.

Después de ver las instrucciones (cuando se presiona el botón Omitir o Finalizar), el estado de autorización y el botón Cerrar sesión se muestran en la página de autorización. El botón Ir a Ofertas también está disponible para que puedas cambiar a la sección necesaria de Pipedrive. El botón Abrir guía te permite abrir las instrucciones sobre cómo trabajar con el conector nuevamente.

Uso de la aplicación

La aplicación de ONLYOFFICE DocSpace para Pipedrive se puede acceder a través de la sección Ofertas de Pipedrive: ve a la oferta correspondiente y encuentra el marco de DocSpace.

Para cada oferta, puedes crear una sala de DocSpace separada en la que los participantes de la oferta pueden trabajar juntos en documentos de oficina. Para crear una sala, haz clic en el botón Crear sala. Se creará una sala pública en DocSpace.

Si necesitas otro tipo de sala, haz clic en la flecha junto al botón Crear sala y selecciona la opción adecuada:

• Sala pública - Para compartir archivos con usuarios externos y clientes
• Sala de colaboración – Para coeditar documentos con tu equipo
• VDR – Para proporcionar protección avanzada de archivos
• Sala de llenado de formularios – Para recopilar datos en formularios PDF
• Sala personalizada – Para trabajar según tus objetivos

En una nueva ventana, confirma la creación de la sala. Aprende más sobre los tipos de salas.

La sala se nombra según la regla Pipedrive - Nombre de la empresa - Nombre de la oferta. La sala también se etiqueta con la etiqueta "Integración Pipedrive" para una identificación y organización más fácil.

Dentro del marco de DocSpace, los participantes de la oferta pueden trabajar dependiendo de sus derechos de acceso.

Derechos de acceso

Todos los usuarios de Pipedrive que iniciaron sesión en la aplicación de DocSpace se añaden al grupo Usuarios de Pipedrive (Nombre de la Empresa). Si un usuario cierra sesión en DocSpace, será eliminado del grupo.

Los derechos de acceso a la sala dentro de una oferta se determinan por los derechos de acceso de Pipedrive a la oferta correspondiente.

• Todos los usuarios: la sala se hace disponible para el grupo de Usuarios de Pipedrive, así como los seguidores son invitados por nombre (solo aquellos que han instalado la aplicación de DocSpace y han sido autorizados).
• Propietario del elemento: la sala es accesible solo para el propietario de la oferta y los seguidores por nombre. Una condición obligatoria en este caso es que el propietario de la oferta y los seguidores deben instalar la aplicación de DocSpace y pasar la autorización.
• Grupo de visibilidad del propietario del elemento: solo los seguidores se sincronizan (disponible en la versión de pago de Pipedrive).
• Grupo de visibilidad del propietario del elemento y subgrupo: solo los seguidores se sincronizan (disponible en la versión de pago de Pipedrive).

Importante saber

1. Si los usuarios eliminaron manualmente el grupo de Usuarios de Pipedrive en DocSpace, se restaurará automáticamente al primer acceso.
2. Si los usuarios eliminaron manualmente una sala en DocSpace que está vinculada a una oferta en Pipedrive, es posible crear la sala nuevamente haciendo clic en el botón Crear sala en el marco de la aplicación.
3. Si un usuario de Pipedrive no tiene acceso a la sala dentro de una oferta, puede solicitar acceso haciendo clic en el botón correspondiente. Esta acción verifica si el usuario debería tener acceso a la sala. Si debería, el usuario se añade a la sala según los Derechos de Acceso. Si no debería, se muestra la notificación correspondiente.
4. Si la clave API se vuelve inválida (debido a expiración o cambios en los permisos), la aplicación será bloqueada. Haz clic en el botón Ir a configuraciones y verifica la clave API (ver la subsección Configurando tu Pipedrive).
5. Si los webhooks no están configurados, es necesario reinstalar el plugin haciendo clic en el botón correspondiente.