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Zapier

Acerca de la integración de ONLYOFFICE y Zapier​

ONLYOFFICE proporciona un conector oficial para integrar ONLYOFFICE Apps con Zapier. Con esta aplicación, los usuarios pueden crear integraciones personalizadas de Apps y configurar acciones "Si ocurre X, entonces Y", conocidas como Zaps, sin necesidad de habilidades de programación. El código fuente de la integración de ONLYOFFICE con Zapier está disponible en GitHub. El conector se distribuye bajo la licencia Apache-2.0.

Características principales​

  • Conecte ONLYOFFICE Apps con miles de aplicaciones compatibles con Zapier.
  • Cree automáticamente salas, carpetas o archivos en Apps cuando se produzcan eventos específicos.
  • Suba, descargue y comparta documentos entre Apps y otros servicios.
  • Invite a usuarios a Apps y gestione el acceso mediante flujos de trabajo automatizados.
  • Envíe notificaciones sobre eventos de Apps a herramientas de mensajería y colaboración.
  • Cree flujos de trabajo de automatización flexibles que se adapten a los procesos diarios de su equipo.

Ejemplos de Zaps​

Lista de Zaps de ejemplo:

  • Apps y Zoom. Se utilizó el disparador Usuario añadido. Cuando se añade un nuevo usuario a Apps, se programa automáticamente una reunión de Zoom para capacitar al nuevo usuario sobre el uso de Apps.
  • Apps y Google Docs. Se utilizó el disparador Archivo creado en Mis documentos. Después de que un usuario crea un documento en Apps, se añade una copia a Google Docs.
  • Apps y Gmail. Se utilizó el disparador Archivo creado. Un usuario crea un archivo en Apps y obtiene su copia en el correo electrónico de Gmail, para continuar trabajando o compartirlo con clientes.
  • Apps, Slack y Discord. Se utilizó el disparador Sala creada. Después de crear una nueva sala en Apps, se crea automáticamente un canal en Slack y se envía una notificación a Discord.
  • Apps y Google Chat. Se utilizó el disparador Sala archivada. Después de que un usuario mueve una sala al archivo, se envía automáticamente una notificación a Google Chat.
  • Asana y Apps: Se utilizaron las acciones Buscar carpeta y Eliminar carpeta. Se crea una carpeta en Apps basada en el nombre de la tarea en Asana. Una vez completada la tarea, la carpeta en Apps se elimina automáticamente.
  • Apps y Telegram. Se utilizaron el disparador Sala creada y Compartir sala. Al crear una sala en Apps, se envía automáticamente una notificación de Telegram a un administrador o a un usuario determinado.
  • Linear.app y Apps. Se utilizó la acción Crear sala. Al crear una nueva tarea en Linear.app, se crea automáticamente una sala en Apps.
  • OneDrive y Apps. Se utilizó la acción Subir archivo. Al añadir un archivo a OneDrive, su copia se envía automáticamente a Apps.
  • HubSpot y Apps. Se utilizó la acción Invitar usuario. Cuando se añade un nuevo contacto en HubSpot, se envía automáticamente una invitación para registrarse en el espacio de trabajo de Apps al contacto.

Conectando ONLYOFFICE Apps a Zapier​

Requisitos​

  • Zapier
  • ONLYOFFICE Apps
  • Aplicación de integración de Zapier ONLYOFFICE

Instalación del conector de ONLYOFFICE Apps para Zapier​

La aplicación ONLYOFFICE Apps se puede encontrar y conectar en la sección Aplicaciones de Zapier:

  • Regístrate para obtener una cuenta de Zapier o inicia sesión.
  • Ve a la sección Aplicaciones > Mis Aplicaciones.
  • Haz clic en el botón + Añadir conexión y busca ONLYOFFICE Apps.
  • Introduce la URL de tu Apps, correo electrónico y contraseña para conectar tu cuenta.
  • Comienza a crear un nuevo Zap utilizando Apps.

Comienza a usar ONLYOFFICE Apps dentro de Zapier​

Creando Zaps​

  • Para crear una cadena de acciones, selecciona el evento disparador desde el cual comienza la cadena.

    Por ejemplo, seleccionamos un disparador al crear un archivo en la sección Mis documentos. En la sección Aplicación & evento, elige el evento Archivo creado en Mis documentos.

    Creating a Zap

  • Luego debemos autorizar Apps, donde se rastreará la creación del archivo. En la sección Cuenta, haz clic en Iniciar sesión.

    Creating a Zap

    En la ventana de autorización, especifica la URL del portal de Apps, la dirección de correo electrónico y la contraseña. Haz clic en Sí, Continuar a ONLYOFFICE DocSpace.

    Creating a Zap

  • En la sección Disparador, puedes configurar tu disparador. En este caso, puedes opcionalmente seleccionar la carpeta necesaria o dejar la configuración predeterminada.

    Luego, es necesario probar el disparador. Haz clic en el botón Probar disparador.

    Creating a Zap

  • Selecciona un registro y haz clic en el botón Continuar con el registro seleccionado.

    Creating a Zap

  • Luego podemos crear los siguientes eventos en la cadena, probarlos y publicar el Zap. Se describen más detalles para los Zaps disponibles a continuación.

    Creating a Zap

Disparador Usuario añadido​

Objetivo

Cuando se añade un nuevo usuario en Apps, se crea automáticamente una reunión de Zoom para el empleado de la empresa, con el tema de enseñar a un nuevo usuario cómo usar Apps.

Implementación

  • Añade el disparador Usuario añadido de Apps para recibir datos sobre nuevos usuarios dentro de Apps.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la acción Delay After Queue de Zapier para obtener la hora actual.

    Configura el retraso deseado para el evento (0 minutos en este ejemplo). Selecciona a la persona responsable de la tarea; si es necesario, elige múltiples asignados.

    Creating a Zap

  • Luego añade la acción Crear reunión de Zoom.

    Configura la acción según tus necesidades. Introduce el tema de la reunión, elige la fecha, duración y una contraseña si es necesario.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Disparador Archivo creado en Mis documentos​

Objetivo

Después de que un usuario crea un documento en Apps, se añade una copia a Google Docs.

Implementación

  • Añade el disparador Archivo creado en Mis documentos de Apps. Este disparador se activa al crear o añadir un nuevo documento.

    Creating a Zap

    Si es necesario, selecciona la carpeta donde se aplicará el disparador.

  • Prueba el disparador para asegurarte de que todo funcione correctamente. Selecciona un registro de muestra para pruebas posteriores.

    Creating a Zap

  • Para obtener un archivo de Apps, es necesario descargarlo primero. Para hacerlo, añade la acción Descargar archivo.

    Creating a Zap

  • En la configuración de la acción, selecciona el ID del archivo.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Subir documento de Google Docs. Selecciona el campo Archivo y elige la carpeta en Google Docs donde se subirán los archivos.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Disparador Archivo creado​

Objetivo

Un usuario crea un archivo en Apps y obtiene su copia en un correo electrónico de Gmail, para continuar trabajando o compartirlo con clientes.

Implementación

  • Añade el disparador Archivo creado de Apps.

    Creating a Zap

    Si es necesario, selecciona la sala y/o carpeta donde se aplicará el disparador.

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Descargar archivo de Apps, que descargará el archivo.

    Creating a Zap

  • En la configuración de la acción, selecciona el ID del archivo.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Enviar correo electrónico de Gmail. Introduce los parámetros necesarios en la configuración.

    Creating a Zap

  • En el campo de Adjuntos, especifica el valor de la acción Descargar archivo.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Disparador Sala creada​

Objetivo

Después de crear una nueva sala en Apps, se crea automáticamente un canal en Slack y se envía una notificación a Discord.

Implementación

  • Añade el disparador Sala creada de Apps.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la acción Crear canal de Slack.

    Creating a Zap

  • En la configuración de la acción, selecciona el Nombre del canal.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Enviar mensaje de Discord.

    Creating a Zap

  • Selecciona el destinatario y el texto del mensaje.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Disparador Sala archivada​

Objetivo

Después de que un usuario mueve una sala al archivo, se envía automáticamente una notificación a Google Chat.

Implementación

  • Añade el disparador Sala archivada de Apps.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la acción Crear mensaje de Google Chat.

    Creating a Zap

  • En la configuración, selecciona un canal y utiliza el constructor de mensajes para crear el texto de tu mensaje.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Acciones Buscar carpeta y Eliminar carpeta​

Objetivo

Se crea una carpeta en Apps según el nombre de la tarea en Asana. Cuando la tarea se cierra, la carpeta en Apps se elimina automáticamente.

Implementación

  • Añade el disparador Tarea completada de Asana.

    Creating a Zap

  • Selecciona el Espacio de trabajo y Proyecto en Asana.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Buscar carpeta de Apps, que busca una carpeta basada en el nombre de la tarea.

    Creating a Zap

  • En la configuración, selecciona la sección donde buscar la carpeta y elige el campo con el nombre de la carpeta.

    Creating a Zap

  • Añade la acción Eliminar carpeta. Dependiendo de la ubicación de la carpeta, elige Eliminar carpeta o Eliminar carpeta de Mis documentos.

    Creating a Zap

  • En la configuración, elige el campo con el ID de la carpeta.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Acción Compartir sala​

Objetivo

El administrador de Apps quiere acceso a todas las salas recién creadas y recibir notificaciones de Telegram.

Implementación

  • Añade el disparador Sala creada de Apps.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la acción Compartir sala de Apps, que proporcionará automáticamente acceso a una sala.

    Creating a Zap

  • En la configuración de la acción, elige el ID de la sala, el usuario al que otorgamos acceso y el rol.

    Creating a Zap

  • Añade la acción Enviar mensaje de Telegram.

    Creating a Zap

  • En la configuración, elige ID del Chat. En el campo Texto del mensaje, crea el texto del mensaje utilizando el constructor.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Acción Crear sala​

Objetivo

Al crear una nueva tarea en Linear.app, se crea automáticamente una sala en Apps.

Implementación

  • Añade el disparador Nueva incidencia de Linear.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Crear sala de Apps, que creará automáticamente una nueva sala.

    Creating a Zap

  • En la configuración, selecciona el título y tipo de la sala.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

Acción Subir archivo​

Objetivo

Al añadir un archivo a OneDrive, su copia se envía automáticamente a Apps.

Implementación

  • Añade el disparador Nuevo archivo de OneDrive.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Subir archivo a Mis documentos de Apps.

    Creating a Zap

  • En la configuración, elige el campo que contiene el archivo adjunto.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Al probar el Zap, el valor del campo URL debe comenzar y terminar con la etiqueta hydrate. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

    nota

    Si ocurre un error al probar la acción "Subir archivo", se recomienda volver a conectar la aplicación. Para hacerlo, en la sección Aplicaciones de Zapier, selecciona la aplicación ONLYOFFICE. Elimina la conexión existente y añádela nuevamente.

Acción Invitar usuario​

Objetivo

Al añadir un nuevo contacto en HubSpot, se envía automáticamente una invitación para registrarse en el espacio de trabajo de Apps a este contacto.

Implementación

  • Añade el disparador Nuevo contacto de HubSpot.

    Creating a Zap

  • Prueba el disparador para asegurarte de que funcione correctamente. Luego, selecciona un registro de muestra para su uso posterior.

    Creating a Zap

  • Añade la nueva acción Invitar usuario de Apps.

    Creating a Zap

  • En la configuración, elige el campo que contiene el correo electrónico y selecciona el rol del usuario.

    Creating a Zap

    Luego prueba el Zap. Si todas las pruebas pasaron con éxito, publícalo.

nota

Para obtener más información sobre los problemas más comunes y las formas de resolverlos, visite nuestra guía de solución de problemas.