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¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente?

Introducción

Sin importar el método de facturación que usted usa (por hora o por proyecto) registro del tiempo es una buena posibilidad de evaluar la productividad de su equipo, de cada miembro y le permite corregir algo para lograr los mejores resultados.

Este artículo le enseñará como medir el tiempo y gestionar su hoja de horario usando la función Registro de tiempo que usted puede encontrar en el módulo Proyectos.

Paso 1. Acceda al módulo Proyectos

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace Proyectos.

¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 1 ¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 1

Si ya ha accedido al portal y lo está usando por algún tiempo, vaya al módulo Proyectos. Usted puede accederlo de cualquier página del portal, usando la lista desplegable en la esquina derecha superior de la página y seleccionando la opción correspondiente.

Paso 2. Obtenga el panorama completo de gastos del tiempo

Pulse el enlace Registro del tiempo en la izquierda panel lateral. Usted verá la lista completa de horas gastadas en sus proyectos.

Para ver el tiempo total gastado en cumplimiento de una cierta tarea, o alcanzando un cierto hito, etc. o para facilitar el proceso de supervisión, use el Filtro disponible en la parte superior de la página. Pulse el botón botón más y seleccione una de las opciones:

  • use la lista PROYECTO para mostrar tiempo gastado en sus proyectos o en los proyectos en que usted no participa, o en los proyectos con una etiqueta especificada,

  • use la lista HITO para mostrar tiempo gastado en tareas de hitos especificados,

  • use la lista RESPONSABLE para mostrar tiempo gastado en tareas asignadas a usted, a un cierto usuario o a un grupo,

  • use la lista ESTADO DE PAGO para mostrar tiempo ya pagado, tiempo todavía no pagado, o tiempo que no puede ser facturado (impagable),

  • use la lista PERÍODO DE TIEMPO para mostrar tiempo registrado durante la semana anterior, el mes anterior, o el período personalizado especificado,

Usted también puede introducir la descripción del tiempo, completamente o parcialmente, en el campo y pulsar la tecla Enter para mostrar lo que usted necesita.

De manera predeterminada, los registros están ordenados por fecha en orden descendente (las fechas anteriores son primeras). Si es necesario, usted puede ordenarlos por Tiempo o Descripción abriendo la lista desplegable Ordenar por al lado derecho del Filtro y eligiendo la opción necesaria. Para cambiar el orden de Descendente a Ascendente pulse el icono icono de orden.

¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 2 ¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 2

Paso 3. Edite registros, si es necesario

Cambios es una parte esencial de cualquier proceso. Es probable que mientras el proceso de registro del tiempo usted tenga que corregir algo (tiempo, horas) o completar la descripción. Para hacerlo, pulse el icono icono Acciones al lado derecho del registro que usted quiere editar y seleccione la opción Editar en la lista desplegable. Se abrirá la ventana Registro del tiempo:

¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 3 ¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 3

Aquí usted puede verificar el tiempo total gastado en esta tarea y realizar algunos cambios: cambiar tiempo y fecha, seleccionar al otro responsable, modificar descripción.

Para aplicar todos los cambios realizados, pulse el botón Guardar cambios.

Para borrar el registro que usted ya no necesita, pulse el icono icono acciones a la derecha y seleccione la opción Eliminar en la lista desplegable.

Paso 4. Gestione horas facturables y no facturables

El tiempo facturable es el tiempo por lo que le pagan y gastado en el proyecto de un cliente. Puede ser pagado o no pagado. El tiempo no facturable (impagable) es el tiempo por lo que no le pagan y gastado directamente en cumplimiento de tareas administrativas.

Si usted es el gerente de proyecto o el administrador de Proyectos de oficina online usted fácilmente puede establecer el estado de pago para cada registro/actividad: Pagado, No pagado, Impagable.

Para hacerlo, pulse el botón botón estado a la izquierda del registro/actividad necesario(a) y seleccione el estado necesario en la lista desplegable.

¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 4 ¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 4

Si usted necesita establecer el estado de pago para unos registros a la vez, seleccione los registros que usted necesita marcando las casillas a la izquierda y use uno de los botones en la parte superior de la lista.

Usted se ha pagado por las horas gastadas en cumplimiento de un cierto hito. Para rápidamente cambiar el estado de todos los registros/actividades que permanecen a las tareas de este hito, primeramente use el Filtro. Pulse el botón botón más y seleccione la opción del filtro necesaria: 'Hitos con mis tareas' o 'Otros hitos', y después elija el hito necesario. Todos los registros/actividades que coincide con este criterio se mostrarán. Marque todos ellos pulsando la primera casilla al lado derecho de la lista y use el botón Pagado. Los estados de todos los registros se cambiarán a Pagado Billed status.

Paso 5. Genere informes

Para obtener un informe sobre los gastos del tiempo y evaluar la productividad, pulse el enlace Informes en el panel izquierda lateral y seleccione el tipo de informe Registro de tiempo en la lista que se abre.

Ahora usted tiene que especificar que debe ser incluido en un informe ajustando sus parámetros:

  • seleccione el Grupo o al Usuario que productividad usted quiere evaluar,
  • especifique Estado de pago de actividades que usted quiere incluir en su informe,
  • establezca el período de tiempo necesario,
  • marque la casilla Ver por tareas de usuario si usted quiere incluir los proyectos y tareas en los que el usuario gastó su tiempo, o dejar la casilla Ver por usuario marcada, si no necesita ningunas detalles sobre el tiempo gastado.

Cuando todos los parámetros estén introducidos, pulse el botón Generar informe.

¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 5 ¿Cómo medir el tiempo de manera eficiente? Step 5

El informe generado se abrirá en una pestaña nueva.

Para imprimirlo, sólo pulse el botón Imprimir informe en la derecha esquina superior. Si usted tiene que editar su informe (por ejemplo, añadir unos comentarios o insertar un gráfico), guarde su informe como un archivo .CSV pulsando el botón correspondiente. El archivo se guardará en la carpeta Mis documentos y usted podrá editarlo usando Spreadsheet Editor.

Para que reciba el informe automático regularmente por correo electrónico el cierto día y hora, cree una plantilla. Para saber como se puede hacerlo vaya a la sección Trucos y consejos.
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