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¿Cómo seguir sus ventas potenciales?

Introducción

Se usa una oportunidad para seguir las ventas potenciales, sus fechas de vencimiento estimadas, presupuesto y probabilidad del éxito. Le ayuda a gestionar sus ventas con más facilidad y eficaz.

Esta guía le enseñará como crear y manejar sus oportunidades.

Paso 1. Acceda a CRM

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 1 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 1

Si usted ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, pase al módulo CRM, usted puede accederlo de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 2. Cree una oportunidad

Pulse el botón Crear nuevo en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Oportunidad en la lista desplegable.

También es posible importar unas oportunidades a la vez desde un archivo .csv pulsando el botón al lado de Crear nuevo y usando la opción Importar oportunidades en la lista desplegable. Usted puede realizarlo de la misma manera que la Importación de contactos.

Usted verá el formulario Crear oportunidad nueva. Rellene los campos necesarios:

  • introduzca un Título para su oportunidad;
  • encuentre un Contacto de oportunidad - persona o empresa - en su base de datos de clientes;
  • añada una Descripción breve;
  • establezca la Fecha limite de acuerdo estimada usando el calendario;
  • especifique el Presupuesto de su oportunidad: moneda, importe y tipo;
  • seleccione a una persona Responsable por su oportunidad en la lista desplegable;
  • establezca Etapa de oportunidad usando la lista desplegable. La Probabilidad de éxito será establecida en porcientos, de acuerdo con la etapa .

Si quiere limitar el acceso a una oportunidad creada marque la casilla Restringir el acceso a la oportunidad y añada a usuarios a los que usted quiere conceder el acceso.

Después, pulse el botón Guardar en la parte inferior.

¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 2 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 2

La oportunidad creada será añadida a la lista Oportunidades.

Paso 3. Cambie etapa de su oportunidad

Cuando cree una oportunidad usted puede seleccionar una de las etapas disponibles en la lista. Esto le ayudará a monitorizar actividades de sus ventas. La etapa predeterminada es Contacto inicial.

Para ir a una etapa nueva seleccione una oportunidad requerida en la lista y pulse su título.

Para hacer la búsqueda más fácil use nuestro filtro en la parte superior de la página.
¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 3 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 3

Abra la lista Oportunidad en la etapa y seleccione una etapa necesaria, la probabilidad del éxito se cambiará de acuerdo con esto.

Paso 4. Añada tareas

Antes de cerrar una oportunidad usted debe cumplir con unas tareas/acciones. Creación de tareas es un modo eficaz para hacer todo a tiempo. Usted puede usarlas como recordatorios por si mismo u organizar su trabajo en equipo con la oportunidad.

Para añadir una tarea nueva pase a la pestaña Tareas en la página de una oportunidad seleccionada. Pulse el enlace Crear tarea si no hay ningunas o use el botón Crear nuevo en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Tarea en la lista desplegable. Rellene el formulario: introduzca un Título de tarea, seleccione una de las categorías de tareas, establezca Fecha límite (fecha y hora) y la hora de recordatorio usando la lista desplegable Aviso, seleccione a una persona responsable en la lista Asignar a, añada una Descripción breve.

Al especificar toda la inforamción necesaria, pulse el botón Guardar en la parte inferior.

¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 4 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 4

La tarea creada se añadirá a la lista Tareas de una oportunidad seleccionada. Una vez terminada la tarea, ciérrela directo en la lista abriendo la lista desplegable junto al título de tarea y eligiendo la opción Cerrada.

Paso 5. Gestione participantes de su oportunidad

Trabajando con la oportunidad usted siempre puede añadir o eliminar los participantes.

Para añadir más participantes pase a la pestaña Participantes en la página de una oportunidad seleccionada, elija un contacto - persona o empresa - de la lista de los existentes introduciéndolo en el campo de búsqueda. El contacto seleccionado se añadirá a la lista Participantes.

Para eliminar un participante de la lista, pulse el icono icono Acciones a la derecha del participante que usted quiere eliminar y seleccione la opción Desvincular contacto en la lista desplegable.

¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 5 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 5

Paso 6. Almacene la documentación relacionada

Para almacenar toda la información relacionada con su oportunidad en un solo lugar use la pestaña Documentos en la página de la oportunidad seleccionada. Aquí usted puede:

  • crear un documento nuevo, hoja de cálculo o presentación pulsando el enlace Nuevo archivo y seleccionando el tipo de archivo en la lista;
  • editar un documento existente pulsando el icono icono Editar - lápiz que aparece al lado derecho de el documento necesario si mantiene el cursor encima de ello;
  • subir unos documentos de su disco duro pulsando el enlace Subir archivo;
  • descargar un documento existente a su disco duro usando Icono descargar que aparece al lado derecho del documento necesario si mantiene el cursor encima de ello.
¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 6 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 6

Paso 7. Siga historial

Todas las tareas/acciones/actividades relacionadas con una oportunidad seleccionada se muestran y pueden ser monitorizados en la pestaña Perfil.

Aquí usted puede no sólo ver la información sobre las tareas terminadas, documentos descargados, correspondencia enviada/recibida etc. sino también añadir algunos eventos relacionados con esta oportunidad: nota, e-mail, llamada telefónica, cita. Sólo seleccione un tipo de evento en la lista, establezca la fecha, añada una descripción y pulse el botón Añadir este evento.

Para notificar a otros usuarios sobre un evento creado pulse el enlace Añadir usuario y seleccione a los usuarios deseados en la lista antes de añadir el evento.

¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 7 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 7

Todos los usuarios seleccionados recibirán la notificación sobre un evento añadido.

Paso 8. Borre una oportunidad

Para borrar una oportunidad encuéntrela en la lista Oportunidades, pulse el icono Icono acciones a la derecha y seleccione la opción Eliminar oportunidad en la lista desplegable.

¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 8 ¿Cómo seguir sus ventas potenciales? Step 8

Su oportunidad con toda la información relacionada se eliminará del sistema.

La acción Eliminar oportunidad no puede ser deshecha.
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