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¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto?

Introducción

A veces trabajo en una oportunidad requiere participación de todo el equipo de especialistas. En este caso creación de un proyecto y su conexión con la oportunidad le ayudará a coordinar el trabajo y gestionarlo de manera más eficiente.

Siga las instrucciones debajo para saber como enlazar una oportunidad existente con un proyecto.

Paso 1. Acceda a CRM

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 1 ¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 1

Si usted ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, pase al módulo CRM, usted puede accederlo de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 2. Seleccione una oportunidad o cree nueva

De manera predeterminada, todas las oportunidades disponibles se muestran en la lista Oportunidades. Para abrirla, pulse el enlace Oportunidades en la izquierda barra lateral.

Seleccione la oportunidad necesaria en la lista. Para facilitar la búsqueda, use nuestro filtro en la parte superior de la página.

Pulse el icono Icono más y seleccione una de las opciones:

  • La lista Persona responsable se usa para mostrar las oportunidades asignadas sólo a usted o a un usuario especificado;

  • La lista Fecha límite se usa para mostrar las oportunidades con una fecha límite especificada;

  • La opción Participante se usa para mostrar las oportunidades sólo con los participantes especificados;

  • La opción Contacto se usa para mostrar las oportunidades enlazadas con un contacto especificado;

  • La opción Con etiqueta se usa para mostrar las oportunidades sólo con una etiqueta especificada.

  • La lista Etapa/tipo de etapa se usa para mostrar las oportunidades en una cierta etapa o en un cierto tipo de etapa;

¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 2 ¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 2

Usted también puede usar comodines para filtrar sus contactos:

  • use el signo de interrogación ? para substituir sólo un símbolo durante la búsqueda. Por ejemplo, si usa la consulta Cru?, la devolverá los resultados Cruz y Crus.
  • use el asterisco * para substituir el número ilimitado de símbolos durante la búsqueda. Por ejemplo, si quiere buscar todas las palabras que empiezan con O, use la consulta O*.
  • use la tilde ~ al fin de la palabra para buscar las palabras con la ortografía similar.

Para crear una oportunidad nueva siga las instrucciones aquí.

Paso 3. Cree un proyecto

Cuando encuentre la oportunidad necesaria, pulse el icono Icono acciones al lado derecho y seleccione la opción Crear proyecto en la lista desplegable.

¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 3 ¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 3

El formulario estándar Crear nuevo proyecto se abrirá. Verifique la información disponible y modifíquela, si es necesario:

Si usted ha creado ya una plantilla y quiere aplicarla a un proyecto nuevo pulse el enlace Seleccionar debajo de la leyenda Seleccionar la plantilla de proyecto y elija una plantilla necesaria. Use el campo de búsqueda para acelerar el proceso. Si quiere saber más sobre cómo crear una plantilla pase a la sección Trucos y consejos.
  • cambie el Título de su proyecto y su Descripción,
  • cambie a un Gerente de proyecto,

    Para hacerlo, abra la lista desplegable correspondiente y seleccione a la persona necesaria. Agrupe a todos los usuarios o use el filtro en la parte superior de la página para facilitar la búsqueda. Marque la casilla al lado de este campo si usted quiere notificar a un gerente de proyecto por e-mail.

  • gestione Equipo de su proyecto,

    Pulse el enlace Gestionar equipo. En la parte izquierda del formulario marque a los usuarios a quienes usted quiere añadir a su equipo y pulse la flecha hacia derecha. Para eliminar a un usuario, selecciónelo y pulse la flecha hacia izquierda.

    Una vez añadidos los usuarios, pulse el botón Guardar. Ellos serán notificados por e-mail.

  • edite la estructura de proyecto,

    Usted puede editar la estructura de su proyecto añadiendo hitos. Pulse el enlace Añadir hito, introduzca su título, fecha de vencimiento y seleccione a una persona responsable. Pulse el botón OK. Si quiere editar/borrar un hito o añadir una tarea, seleccione el hito necesario y pulse el icono icono Acciones a la derecha y seleccione la opción correspondiente en la lista desplegable. Si usted quiere añadir tareas sin hitos, pulse el enlace Añadir tarea en la sección 'Tareas sin hitos', introduzca el título de la tarea, establezca su fecha de vencimiento y elija a una persona responsable.

  • compruebe la lista de contactos,

    Si usted añade a más participantes a su oportunidad, ellos serán automáticamente mostrados en la pestaña Contactos de un proyecto creado.

  • introduzca etiquetas separándolas por comas,

    Esto le ayuda a clasificar el proyecto y facilitar la búsqueda para otros usuarios.

  • marque la casilla Guardar proyecto como privado,

    Use esta opción si quiere limitar acceso al proyecto recién creado. En este caso el proyecto estará disponible sólo para el administrador del proyecto, gerente del proyecto y miembros del equipo con derechos correspondientes.

  • marque la casilla Seguir este proyecto, si no va a participar en este proyecto pero quiere monitorizarlo,

Después de revisar toda la información pulse el botón Guardar.

¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 3 ¿Cómo enlazar una oportunidad con un proyecto? Step 3

El proyecto creado se añadirá a la lista Proyectos del módulo Proyectos.

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