Comenzando

Introducción

ONLYOFFICE Apps es una nueva forma de colaborar en documentos con equipos, clientes, socios, etc., basada en el concepto de salas: espacios especiales con permisos predefinidos. A partir de la versión 4.0, el espacio de trabajo se organiza en aplicaciones independientes: Archivos, Salas, Formularios y Agentes de IA.

ONLYOFFICE Apps ofrece las siguientes capacidades:

• Crear varios tipos de salas: Salas públicas, Salas de colaboración, Salas de datos virtuales y Salas personalizadas. Crear espacios de llenado de formularios en la aplicación independiente Formularios.
• Proporcionar permisos de acceso flexibles: visualización, comentarios, revisión, llenado de formularios, edición.
• Crear y editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, PDFs y libros electrónicos. Visualizar archivos multimedia (imágenes, archivos de video y audio). Trabajar con archivos markdown y diagramas.
• Invitar a usuarios para colaborar: coedición en tiempo real, comentarios y comunicación a través de chat o videollamadas dentro de los editores en línea.
• Almacenar y gestionar documentos personales dentro de la aplicación dedicada Archivos.
• Gestionar salas: agregar archivos, invitar a miembros y asignar niveles de permiso, ver información detallada y actividades recientes, archivar salas.
• Crear agentes de IA así como conectar cualquier asistente de IA a los editores para una mayor eficiencia y flujos de trabajo más rápidos. Usar el Chat de IA integrado en cualquier sala o carpeta para trabajar con documentos, generar contenido e imágenes y buscar en la web.
• Configurar características de integración: conectar servicios y almacenamientos externos. Actualmente, los almacenamientos de terceros solo pueden usarse para realizar copias de seguridad.
• Incorporar ONLYOFFICE Apps o sus partes en tu propia aplicación web con JavaScript SDK.
• Ajustar características de personalización y marca.
• Usar herramientas para desarrolladores: webhooks, aplicaciones OAuth, claves API y Docs Connect para conectar editores en la nube a una plataforma de terceros mediante una clave API.
• Configurar características de seguridad: copia de seguridad y restauración, autenticación de dos factores, seguridad IP, registro de auditoría, alertas de inicio de sesión sospechoso, reenvío del historial de auditoría y de inicios de sesión a sistemas SIEM externos y más.
• Integrar ONLYOFFICE Apps en tu plataforma con conectores listos para usar para Drupal, Pipedrive, WordPress, Zapier, Zoom, Moodle, etc.

Estructura del espacio de trabajo

En el menú del lado izquierdo, están disponibles las siguientes secciones:

• Inicio – un panel de resumen de tu espacio de trabajo. Aquí puedes ver los detalles de tu perfil, crear o subir archivos rápidamente, abrir cada aplicación y conectar ONLYOFFICE Docs a tu plataforma existente.
• Archivos – una aplicación para almacenar documentos personales. Los documentos y carpetas que otros miembros comparten contigo desde su aplicación Archivos están disponibles en la subsección Compartido conmigo.
• Salas – una aplicación para las salas activas disponibles para ti. Los administradores pueden crear y gestionar salas; los usuarios e invitados solo pueden acceder a las salas a las que son invitados. Las salas archivadas están disponibles en la subsección Archivo: los administradores pueden restaurar o eliminar permanentemente salas archivadas; los usuarios e invitados solo pueden ver las salas a las que fueron invitados.
• Formularios – una aplicación para trabajar con formularios: contiene espacios de llenado de formularios y plantillas de formularios.
• Agentes de IA – una aplicación para los agentes de IA disponibles para ti. Los administradores pueden crear y gestionar sus propios agentes de IA; los usuarios e invitados solo pueden acceder a los agentes de IA a los que son invitados.
• Herramientas para desarrolladores – una sección en la parte inferior del menú del lado izquierdo que proporciona acceso rápido a las herramientas para desarrolladores. Cuando el menú está contraído, se reduce a un icono con una información sobre herramientas.

Cada aplicación tiene su propio conjunto de secciones:

• Archivos favoritos – un espacio para documentos y carpetas que marcaste como favoritos.
• Archivos recientes – un espacio para documentos que abriste recientemente en el editor. Contiene los últimos 100 archivos, que se almacenan durante 90 días.
• Compartido conmigo (para la aplicación Archivos) – un espacio para almacenar documentos y carpetas compartidos contigo por otros miembros.
• Plantillas (para las aplicaciones Salas y Formularios) – un espacio para almacenar las plantillas de salas y formularios creadas.
• Archivo (para la aplicación Salas) – un espacio para salas archivadas. Los administradores pueden restaurar o eliminar permanentemente salas archivadas; los usuarios e invitados solo pueden ver las salas a las que fueron invitados.
• Papelera – un espacio para salas y documentos eliminados que pueden restaurarse o eliminarse permanentemente.

En el menú ubicado junto al nombre del usuario en la esquina inferior izquierda, los usuarios pueden ver sus perfiles e información útil, como atajos de teclado o artículos del centro de ayuda. Los administradores también pueden acceder a la Configuración y Contactos del espacio de trabajo usando este menú.

Definiendo derechos de acceso

Tipos de usuarios y permisos

Un tipo de usuario es una categoría que define el tipo de acceso que un usuario tiene a las diferentes secciones del sistema. En ONLYOFFICE Apps, hay cinco tipos de usuarios con los siguientes permisos:

1. Invitados solo pueden acceder a las salas a las que son invitados por los administradores. No pueden crear sus propias salas. Pueden crear, subir, eliminar carpetas o archivos solo si son designados como Creadores de contenido. Los invitados solo pueden ser invitados a través de salas. Esta es una cuenta gratuita (es posible agregar un número ilimitado de invitados sin costo alguno).
2. Usuarios pueden crear y editar archivos en la sala, pero no pueden crear salas, gestionar usuarios o acceder a configuraciones. Esta es una cuenta gratuita (es posible agregar un número ilimitado de usuarios sin costo alguno).
3. Administradores de sala pueden hacer lo mismo que los usuarios, así como crear y gestionar las salas asignadas, invitar a nuevos usuarios y asignar niveles de permiso por debajo de su nivel. Todos los administradores tienen acceso a la aplicación Archivos. Esta es una cuenta de pago (se cobrará una tarifa dependiendo del número de administradores).
4. Administradores completos pueden hacer lo mismo que los administradores de sala, así como acceder a la configuración del espacio de trabajo, gestionar y archivar salas, activar o desactivar servicios de pago y realizar copias de seguridad. Los administradores completos tienen acceso de solo lectura a las salas a las que no fueron invitados, pero pueden cambiar el propietario de dicha sala o archivarla. Esta es una cuenta de pago (se cobrará una tarifa dependiendo del número de administradores).
5. Propietario puede hacer lo mismo que el administrador completo, así como agregar administradores. El Propietario tiene acceso de solo lectura a las salas a las que no fue invitado, pero puede cambiar el propietario de dicha sala o archivarla. El Propietario es un Pagador que tiene acceso a los detalles de pago y es el único usuario que puede ajustar la cuota, recargar el wallet y realizar pagos. El Propietario es el único usuario que puede eliminar el espacio de trabajo. Esta es una cuenta de pago.

Sección\Tipo de usuario	Propietario	Administrador completo	Administrador de sala	Usuario	Invitado
Archivos	✔	✔	✔	✔	✖
Crear, subir, mover, copiar, renombrar, descargar, eliminar archivos y carpetas	✔	✔	✔	✔	✖
Salas	✔	✔	✔	✔	✔
Ver todas las salas	✔	✔	✖	✖	✖
Ver sus propias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Ver las salas a las que el usuario está invitado	✔	✔	✔	✔	✔
Crear y editar salas	✔	✔	✔	✖	✖
Fijar salas en la parte superior	✔	✔	✔	✔	✔
Ver información de la sala (contactos, historial, detalles)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar a usuarios externos (invitados) a una sala	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar a usuarios internos a una sala	✔	✔	✔	✔	✖
Asignar niveles de permiso a los miembros de su propia sala	✔	✔	✔	✔	✔
Cambiar niveles de permiso a los miembros de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Eliminar usuarios de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Archivar sus propias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Crear una copia de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Crear una copia de la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Editar las salas de otra persona: invitar a usuarios, asignar y cambiar niveles de permiso de los miembros de la sala, eliminar usuarios de la sala	✖	✖	✖	✖	✖
Ver enlaces de la sala pública de otra persona	✖	✖	✖	✖	✖
Cambiar el propietario de la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Archivar la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Archivo	✔	✔	✔	✔	✔
Ver todas las salas archivadas	✔	✔	✖	✖	✖
Ver sus propias salas archivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Ver las salas archivadas a las que el usuario está invitado	✔	✔	✔	✔	✔
Editar salas archivadas	✖	✖	✖	✖	✖
Fijar salas archivadas en la parte superior	✖	✖	✖	✖	✖
Ver información de la sala archivada (contactos, historial, detalles)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar a usuarios a una sala archivada, asignar y cambiar niveles de permiso de los miembros	✖	✖	✖	✖	✖
Restaurar, copiar o eliminar las salas archivadas de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Restaurar, copiar o eliminar sus propias salas archivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Papelera	✔	✔	✔	✔	✔
Contactos	✔	✔	✔	✖	✖
Invitar a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Invitar a "Administrador de sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Invitar a "Usuario"	✔	✔	✔	✖	✖
Invitar a "Invitado"	✔	✔	✔	✖	✖
Promover a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Promover a "Administrador de sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Promover a "Usuario"	✔	✔	✔	✖	✖
Degradar "Administrador completo" a "Administrador de sala" o "Usuario"	✔	✖	✖	✖	✖
Degradar "Administrador de sala" a "Usuario"	✔	✔	✖	✖	✖
Degradar "Usuario" a "Invitado"	✔	✔	✖	✖	✖
Deshabilitar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Deshabilitar "Administrador de sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Deshabilitar "Usuario"	✔	✔	✖	✖	✖
Deshabilitar "Invitado"	✔	✔	✖	✖	✖
Editar o eliminar usuarios	✔	✔	✖	✖	✖
Ver su propia lista de invitados	✔	✔	✔	✖	✖
Ver la lista de invitados de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Crear y editar grupos	✔	✔	✖	✖	✖
Ver grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Configuración de gestión de archivos	✔	✔	✔	✔	✔
Configuración del espacio de trabajo	✔	✔	✖	✖	✖
Eliminar el espacio de trabajo	✔	✖	✖	✖	✖
Todas las demás configuraciones	✔	✔	✖	✖	✖

Estados de cuentas y usuarios

Cada cuenta puede tener uno de los siguientes estados:

• Activo - estas personas ya han aceptado la invitación y pueden colaborar con otros miembros.
• Pendiente - estas personas fueron invitadas, pero aún no han aceptado la invitación. Están marcadas en la lista con el icono .
• Deshabilitado - estas personas fueron transferidas por un administrador a la lista de miembros deshabilitados. Ya no pueden iniciar sesión en el espacio de trabajo. Están marcadas en la lista con el icono . Los usuarios deshabilitados pueden ser eliminados del espacio de trabajo o habilitados de nuevo.

Cada usuario tiene uno de los siguientes estados: De pago o Gratuito.

• De pago - Propietario, Administrador completo, Administrador de sala. El número de usuarios de pago que se pueden agregar lo define el plan de tarifas seleccionado.
• Gratuito - Usuario, Invitado. Se puede agregar un número ilimitado de usuarios e invitados.

El Propietario y los administradores pueden invitar a nuevos usuarios al espacio de trabajo y gestionar a los existentes.

Gestionando salas

Tipos de salas

Las salas son espacios para colaborar en documentos. Los derechos de acceso a los documentos almacenados en una sala dependen del nivel de permiso. El nivel de permiso que se puede asignar a un usuario depende del tipo de sala. Los administradores pueden invitar a usuarios a la sala y asignar o cambiar sus niveles de permiso.

• Sala de colaboración te permite colaborar en documentos con tu equipo utilizando dos modos de coedición: Rápido y Estricto.
• Sala personalizada te permite aplicar tus propios ajustes para usar esta sala para cualquier propósito personalizado.
• Sala pública te permite invitar a usuarios mediante enlaces externos para ver documentos sin registro. También puedes incrustar esta sala en cualquier interfaz web.
• Sala de datos virtual te permite usar opciones de seguridad avanzadas para archivos: establecer marcas de agua, indexar y rastrear automáticamente todo el contenido y restringir la descarga y la copia. También es posible usar las Salas de datos virtuales para el llenado de formularios basado en roles.
• A partir de una plantilla te permite crear una sala basada en una plantilla existente o crear la primera plantilla de sala.

nota

Las salas de llenado de formularios ya no existen como tipo de sala. Se han transformado en espacios de llenado de formularios disponibles en la aplicación independiente Formularios. Para obtener más información, consulta la sección Gestionando formularios.

Niveles de permiso dentro de una sala

Un nivel de permiso es un conjunto de permisos para las acciones que un usuario puede realizar. Los administradores pueden asignar un nivel de permiso a un usuario dentro de una sala determinada. Cada tipo de sala comprende diferentes niveles de permiso que se pueden asignar a sus miembros:

• Sala pública - Gestor de sala, Creador de contenido.
• Sala de colaboración - Gestor de sala, Creador de contenido, Editor, Visualizador.
• Sala de datos virtual - Gestor de sala, Creador de contenido, Editor, Visualizador, Llenador de formularios.
• Sala personalizada - Gestor de sala, Creador de contenido, Editor, Revisor, Comentarista, Visualizador.

	Sala pública	Sala de colaboración	Sala de datos virtual	Sala personalizada
Visualizador	✖	✔	✔	✔
Comentarista	✖	✖	✖	✔
Revisor	✖	✖	✖	✔
Llenador de formularios	✖	✖	✔	✖
Editor	✖	✔	✔	✔
Creador de contenido	✔	✔	✔	✔
Gestor de sala	✔	✔	✔	✔

Dependiendo del nivel de permiso, las siguientes acciones con los archivos están disponibles para el usuario dentro de una sala:

• Visualizador - Operaciones con los archivos existentes: visualización.
• Comentarista - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios.
• Revisor - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión.
• Llenador de formularios - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, llenado de formularios.
• Editor - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, llenado de formularios y edición. Visualización del historial de versiones.
• Creador de contenido - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, llenado de formularios y edición. Visualización del historial de versiones. Creación y subida de nuevos archivos/carpetas. Gestión del historial de versiones, bloqueo de archivos para coautores. Copia, movimiento y eliminación de sus propios archivos/carpetas.
• Gestor de sala - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, llenado de formularios y edición. Visualización del historial de versiones. Creación y subida de nuevos archivos/carpetas. Gestión del historial de versiones, bloqueo de archivos para coautores. Copia, cambio de nombre, movimiento y eliminación de sus propios archivos/carpetas y los de otras personas.

	Ver	Comentar	Revisar	Llenar formularios	Editar	Ver historial de versiones	Gestionar archivos
Visualizador	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Comentarista	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Revisor	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Llenador de formularios	✔	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Editor	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Creador de contenido	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Gestor de sala	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

En la pestaña Historial del panel de información de la sala, puedes filtrar el feed de actividad por un día seleccionado y usar el botón Exportar historial para descargar el historial completo o un intervalo de fechas personalizado como archivo .xlsx. El informe se genera de forma asíncrona y se descarga cuando está listo. Esta opción está disponible en todos los tipos de salas para todos los tipos de usuarios excepto invitados y usuarios anónimos.

Los gestores de sala pueden crear nuevas salas, agregar documentos a ellas, invitar a nuevos usuarios y gestionar las salas existentes. Los usuarios pueden crear y editar archivos en la sala, pero no pueden crear salas, gestionar usuarios o acceder a la configuración.

Gestionando formularios

La aplicación Formularios es un espacio para trabajar con formularios. Contiene los espacios de formularios creados, así como las secciones Archivos recientes, Archivos favoritos, Plantillas y Papelera.

Para crear un nuevo espacio, haz clic en el botón Nuevo espacio de formularios y elige el tipo de espacio:

• Espacio de formularios te permite crear, editar o subir formularios PDF, invitar a miembros e invitados a llenarlos, revisar las copias completadas y analizar las respuestas recopiladas automáticamente en una hoja de cálculo. También es posible configurar la exportación automática de los formularios completados a una base de datos externa.
• A partir de una plantilla te permite crear un espacio a partir de una plantilla. La configuración, los usuarios, las carpetas y los formularios se copiarán de la plantilla seleccionada.

Niveles de permiso dentro de un espacio de formularios

Los siguientes niveles de permiso se pueden asignar a los miembros del espacio de formularios o establecer como rol para el enlace de acceso compartido:

• Gestor de sala - Los gestores de sala pueden gestionar los espacios de formularios asignados, invitar a nuevos usuarios y asignar roles inferiores a su nivel, subir formularios al espacio y tienen acceso completo a las carpetas Completados y En proceso.
• Creador de contenido - Los creadores de contenido pueden subir formularios al espacio y tienen acceso completo a las carpetas Completados y En proceso.
• Llenador de formularios - Los llenadores de formularios pueden llenar formularios y ver solo sus formularios completados/iniciados dentro de las carpetas Completados y En proceso.

Para obtener más detalles sobre cómo crear y gestionar espacios de formularios, lee este artículo.

Usando agentes de IA

Los agentes de IA te permiten mejorar tu trabajo con documentos.

El Chat de IA integrado está disponible no solo dentro de los agentes de IA, sino también en cualquier sala o carpeta: usa el botón Chat de IA para abrirlo. Los hilos del chat, el modelo asignado y la configuración de la Búsqueda web se determinan según tu ubicación actual. Dentro de un agente de IA, el modelo lo define el perfil del agente; fuera de las salas de agentes, puedes seleccionar un modelo directamente en el campo de entrada del chat. Puedes adjuntar archivos e imágenes, guardar las respuestas del asistente como archivos, usar indicaciones guardadas y conectar servidores MCP externos. El Chat de IA no está disponible para invitados ni usuarios anónimos.

Hay unos sencillos pasos para empezar a usar un agente de IA en ONLYOFFICE Apps:

• Primero, un Administrador completo debe activar el complemento Funciones de IA en la configuración del espacio de trabajo -> Configuración de IA.
• Luego, el administrador crea un nuevo agente de IA en la sección Agentes de IA, seleccionando un modelo de IA para el agente.
• El administrador invita a usuarios para colaborar, asignando diferentes niveles de permiso.
• Los usuarios invitados pueden usar el agente de IA creado de acuerdo con sus permisos.

Niveles de permiso dentro de un agente de IA

Los niveles de permiso en los agentes de IA difieren de los de las salas. Los siguientes niveles de permiso están disponibles en los agentes de IA:

• Administrador de agente (de pago) - Los administradores de agente pueden gestionar el agente de IA asignado, invitar a nuevos usuarios y asignar roles inferiores a su nivel. Pueden usar el chat, subir archivos de conocimientos, trabajar con el Almacenamiento de Resultados y gestionar la configuración del chat.

  nota

  Los invitados y los usuarios no pueden ser asignados como administradores de agente. Solo los administradores de sala y los administradores completos son adecuados para este rol.

• Creador de contenido - Los creadores de contenido pueden usar el chat y trabajar con los archivos del Almacenamiento de Resultados. Pueden subir archivos a la base de conocimientos, pero no pueden gestionar usuarios ni acceder a la configuración del agente.

  nota

  Los invitados no pueden ser asignados como creadores de contenido. Solo los administradores de sala, los administradores completos y los usuarios son adecuados para este rol.

• Espectador - Los espectadores solo pueden ver los archivos del Almacenamiento de Resultados con resultados generados por otros. No tienen acceso al chat ni a la base de conocimientos.

  nota

  A diferencia de las salas, en los agentes los invitados solo pueden ser asignados como espectadores.

Solo el propietario del agente que lo creó o el administrador de agente invitado pueden editar la configuración de este agente. Los demás administradores solo pueden ver el agente. Los usuarios e invitados solo pueden ver los agentes de IA a los que son invitados.

Gestionando y editando documentos

El Propietario, los administradores y los usuarios pueden:

• usar la aplicación Archivos,
• subir y crear nuevos archivos y carpetas tanto en Archivos como en las salas.

El Propietario, los administradores y los usuarios también pueden gestionar documentos dentro de las salas:

• gestionar el historial de versiones,
• bloquear archivos para coautores,
• copiar, renombrar, mover y eliminar sus propios archivos y carpetas y los de otras personas (los usuarios solo pueden copiar, mover y eliminar sus propios archivos/carpetas).

Las operaciones de archivos de larga duración (copiar, mover, etc.) pueden detenerse mientras están en curso.

nota

Cuando se agota la cuota de almacenamiento del espacio de trabajo, los documentos se abren en el editor en modo de visualización. Se permite un ligero exceso de la cuota al guardar un archivo desde el editor.

Para obtener más detalles sobre la gestión de documentos, lee los artículos Gestionando y editando documentos en Archivos y Gestionando y editando documentos en Salas.

Los invitados solo pueden trabajar con los documentos existentes dentro de una sala a la que son invitados.

Todos los usuarios, independientemente de sus niveles de permiso en la sala, pueden:

• ver el contenido de los documentos,
• ver los comentarios añadidos a los documentos,
• copiar el contenido al portapapeles,
• imprimir y descargar documentos.

Los derechos de acceso ampliados dependen del nivel de permiso dentro de la sala.

Todas las operaciones de edición se realizan a través de los Editores en línea de ONLYOFFICE:

• Editor de documentos
• Editor de hojas de cálculo
• Editor de presentaciones
• Editor de PDF

Configurando ajustes

La configuración del espacio de trabajo se divide en los siguientes tipos: la configuración de gestión de archivos y la configuración del espacio de trabajo.

La configuración de gestión de archivos permite a todos los usuarios e invitados controlar su propio trabajo con documentos dentro de las salas.

El Propietario y los Administradores completos pueden acceder a la configuración del espacio de trabajo.

Los pagos ahora están disponibles en una página independiente con un panel que muestra el saldo del wallet, los gastos del mes actual, los próximos pagos, los detalles del método de pago y los complementos activos. Los servicios de pago (como la Búsqueda web o Docs Connect) pueden ser activados o desactivados no solo por el Pagador, sino también por los Administradores completos; solo el Pagador puede recargar el wallet. Todos los administradores pueden realizar una copia de seguridad sin activar el servicio, siempre que el saldo del wallet sea suficiente.