Gestión de tipos de usuario

Gestionar los tipos de usuarios y los niveles de permisos te permite controlar qué secciones pueden acceder los usuarios y qué acciones pueden realizar en ONLYOFFICE Apps. Una vez que los usuarios se añaden al espacio de trabajo, los administradores pueden gestionarlos: ordenar y filtrar la lista de usuarios para encontrar fácilmente al usuario necesario, editar la información del usuario, cambiar los tipos de usuario (ascender o descender usuarios), reenviar invitaciones, deshabilitar usuarios activos y eliminar usuarios deshabilitados del espacio de trabajo. Los administradores también pueden gestionar usuarios dentro de una sala determinada.

Todos los cuentas de usuario del espacio de trabajo están listadas en la sección Contactos. Para abrir la lista de usuarios, haz clic en el icono junto a tu nombre en la esquina inferior izquierda y selecciona la opción Contactos. Las pestañas Miembros, Grupos y Invitados están disponibles a la izquierda.

Los siguientes tipos de usuario están disponibles en el espacio de trabajo:

• Propietario – la cuenta a la que pertenece el espacio de trabajo. El propietario tiene todos los permisos indicados a continuación y es la única cuenta que puede asignar a otro propietario del espacio de trabajo.
• Administrador completo – gestionar el espacio de trabajo: crear/archivar salas, invitar usuarios, configurar agentes de IA, asignar roles inferiores. Acceso completo a Archivos.
• Admin de Sala – gestionar las salas asignadas, invitar usuarios, crear/gestionar agentes de IA, asignar roles inferiores. Acceso completo a Archivos.
• Usuario – acceder solo a las salas a las que está invitado, ver los resultados de los agentes de IA y los chats compartidos. No puede crear salas ni agentes de IA. Acceso completo a Archivos.
• Invitado – acceder a las salas a las que está invitado y a los archivos compartidos, crear/editar documentos si tiene asignado ese rol, ver los resultados de los agentes de IA compartidos.

Al gestionar usuarios en el espacio de trabajo, las acciones disponibles difieren según el tipo de usuario:

Sección\Tipo de usuario	Propietario	Administrador completo	Admin de Sala	Usuario	Invitado
Contactos	✔	✔	✔	✖	✖
Invitar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Invitar "Admin de Sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Invitar "Usuario"	✔	✔	✔	✖	✖
Invitar "Invitado"	✔	✔	✔	✖	✖
Ascender a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Ascender a "Admin de Sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Ascender a "Usuario"	✔	✔	✔	✖	✖
Descender "Administrador completo" a "Admin de Sala" o "Usuario"	✔	✖	✖	✖	✖
Descender "Admin de Sala" a "Usuario"	✔	✔	✖	✖	✖
Descender "Usuario" a "Invitado"	✔	✔	✖	✖	✖
Deshabilitar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Deshabilitar "Admin de Sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Deshabilitar "Usuario"	✔	✔	✖	✖	✖
Deshabilitar "Invitado"	✔	✔	✖	✖	✖
Editar o eliminar usuarios	✔	✔	✖	✖	✖
Ver lista de invitados propia	✔	✔	✔	✖	✖
Ver lista de invitados de otros	✔	✔	✖	✖	✖

Operaciones en las listas de Miembros e Invitados

En la pestaña Contactos -> Miembros, los administradores pueden ver, añadir y gestionar usuarios internos.

En la pestaña Contactos -> Invitados, los administradores de sala pueden ver y gestionar su propia lista de invitados. El propietario del espacio de trabajo y los administradores completos también pueden ver y gestionar la lista de invitados de otros.

Usando las herramientas en la barra de herramientas superior, puedes realizar las siguientes operaciones:

• Buscar un nombre de usuario/invitado utilizando la barra de búsqueda en la parte superior de la lista de usuarios/invitados.

• Filtrar la lista de usuarios por grupo (Sin grupo, Otro), estado (Activo, Invitación pendiente, Deshabilitado), tipo (Administrador completo, Admin de Sala, Usuario), cuenta (Pagada, Gratuita), tipo de inicio de sesión de cuenta (SSO, LDAP, inicio de sesión estándar) y cuota de almacenamiento (si está habilitado) Cuota predeterminada, Cuota personalizada) usando el botón . Selecciona los parámetros de filtro necesarios y haz clic en Aplicar. Para borrar el filtro, utiliza la opción Borrar todo si se seleccionan varios parámetros o el icono de cruz si se selecciona un solo parámetro.

  La lista de invitados se puede filtrar por invitador (Yo, Otro), estado (Activo, Invitación pendiente, Deshabilitado), tipo de inicio de sesión de cuenta (SSO, LDAP, inicio de sesión estándar).

  

• Ordenar usuarios por nombre, tipo, grupo, correo electrónico usando el botón . Haz clic en la flecha junto al parámetro seleccionado para cambiar el orden de clasificación.

  Los invitados se pueden ordenar por correo electrónico, invitador, fecha de registro.

• Usa el icono para mostrar u ocultar las columnas Tipo, Grupo, Correo electrónico, Almacenamiento / Cuota en la lista de usuarios (Vista compacta).

  Las columnas Correo electrónico, Invitador, Fecha de registro están disponibles en la lista de invitados.

Usando el menú de clic derecho o el icono junto al nombre del usuario/invitado, puedes realizar las siguientes acciones. Las acciones pueden variar dependiendo del estado de la cuenta:

• Invitar de nuevo (Solo para cuentas pendientes) – para enviar nuevamente una invitación al espacio de trabajo.
• Información – para ver la información del usuario/invitado. También puedes usar el icono en la esquina superior derecha de la barra de herramientas superior.
• Lista de salas – para ver las salas a las que el usuario/invitado está invitado (se aplicará el filtro por miembro de sala).
• Cambiar correo electrónico (Solo para cuentas activas) – para especificar una nueva dirección de correo electrónico.
• Cambiar contraseña (Solo para cuentas activas) – para establecer una nueva contraseña.
• Compartir invitado (Solo para cuentas de invitado activas) – para copiar un enlace para compartir el contacto del invitado con otros miembros del equipo. Consulta la sección Compartiendo invitados más abajo.
• Restablecer autenticación (Solo para cuentas de usuario activas) – para cerrar todas las conexiones activas. Esta acción solo está disponible cuando la autenticación de dos factores está habilitada. Termina todas las sesiones activas y restablece la configuración de la aplicación autenticadora.
• Cambiar tipo (Para cuentas de Invitado activas y pendientes) – para ascender el tipo de Invitado a Usuario y mover al Usuario a la lista de Miembros.
• Deshabilitar (Para cuentas activas y pendientes) – para deshabilitar al usuario/invitado.
• Habilitar (Solo para cuentas deshabilitadas) – para volver a habilitar al usuario/invitado deshabilitado.
• Eliminar usuario/invitado (Solo para cuentas deshabilitadas) – para eliminar al usuario/invitado deshabilitado.
• Remover – para remover al invitado de la lista de invitados del administrador de la Sala. Esta acción está disponible solo para el administrador de la Sala en la lista de sus invitados. No bloquea ni elimina al invitado del espacio de trabajo.
• Cambiar propietario (Solo para la cuenta del Propietario) – para asignar otro propietario del espacio de trabajo.

Usando el menú contextual en la columna Almacenamiento / Cuota junto al nombre del usuario, puedes realizar las siguientes acciones:

• Cambiar cuota (si la cuota predeterminada está habilitada) – para establecer una cuota personalizada por usuario.
• Establecer como predeterminado (si la cuota predeterminada está habilitada y cambiada) – para establecer una cuota personalizada al valor predeterminado.
• Deshabilitar cuota (si la cuota predeterminada está habilitada) – para deshabilitar la cuota.

Reenviar invitaciones al espacio de trabajo

1. En la sección Contactos, utiliza la pestaña Miembros o Invitados a la izquierda.
2. Haz clic en el icono junto al nombre del usuario o haz clic derecho en una de las cuentas pendientes en la lista.
3. Selecciona la opción Invitar de nuevo del menú.

Cambiando tipos de usuario

1. En la sección Contactos, utiliza la pestaña Miembros o Invitados a la izquierda.

2. Haz clic en el icono junto al nombre del usuario.

3. Selecciona la opción Cambiar tipo del menú.

4. Selecciona un tipo de usuario diferente.

   nota

   Los invitados pueden ser promovidos a Usuarios, administradores de Sala o administradores completos. Los usuarios pueden ser promovidos a administradores de Sala o administradores completos y degradados a Invitados. Los administradores pueden ser degradados a Usuarios o Invitados.

   Cuando se degrada a Usuarios/Administradores a Invitados, las salas se reasignan a otro Administrador de inmediato. Si la sección Archivos contiene archivos compartidos, se reasignarán al Administrador seleccionado en 30 días. La sección Archivos estará disponible para el Usuario degradado a Invitado solo durante 30 días para ver, descargar y limpiar la sección. Después de este período, la sección Archivos ya no estará disponible para el Invitado. Si el Invitado decide eliminar todos los documentos, los documentos regulares se eliminan, los compartidos se trasladan al Administrador previamente seleccionado.

Cambiando estados de cuentas de usuario/invitado

1. En la sección Contactos, utiliza la pestaña Miembros o Invitados a la izquierda.
2. Haz clic en el icono junto al nombre del usuario/invitado.
3. Selecciona Deshabilitar o Habilitar.

Eliminando usuarios/invitados del espacio de trabajo

Para eliminar a un usuario/invitado deshabilitado que no creó salas ni agregó documentos a la sala,

1. En la sección Contactos, utiliza la pestaña Miembros o Invitados a la izquierda.
2. Haz clic en el icono junto al nombre del usuario/invitado deshabilitado.
3. Selecciona la opción Eliminar usuario/invitado.
4. Se abrirá una ventana de confirmación. Ten en cuenta que los datos personales y todos los archivos y carpetas de las secciones Archivos y Papelera de reciclaje de este usuario se eliminarán de forma permanente. Haz clic en Eliminar.

Compartiendo invitados

Comparte invitados con otros miembros del equipo generando y enviando un enlace.

1. En la sección Contactos, utiliza la pestaña Invitados a la izquierda.
2. Haz clic en el icono junto al nombre del invitado.
3. Selecciona la opción Compartir invitado. El enlace será copiado.
4. Envía el enlace copiado a tus compañeros de equipo. El enlace es válido por 7 días.

Cuando tus compañeros de equipo abren el enlace, una página muestra quién comparte con ellos el contacto del invitado, así como el nombre y la dirección de correo electrónico del invitado. Pueden hacer clic en el botón Aprobar o Denegar. Una vez aprobado, el invitado compartido se añade a la lista de Invitados del miembro del equipo en la sección Contactos.

Reasignación de datos al eliminar perfiles

Si deseas eliminar a un usuario/invitado deshabilitado que creó salas o documentos/carpetas en la sala, las salas creadas por este usuario y los documentos almacenados en estas salas se reasignarán automáticamente a un administrador que realice la eliminación. Reasigna los datos manualmente para elegir otro usuario de destino para la reasignación.

nota

Actualmente, la opción de reasignación de datos solo está disponible para los usuarios e invitados con el estado Deshabilitado; no es posible reasignar los datos que pertenecen a un usuario/invitado activo.

Qué sucede con los datos después de reasignarlos

Después de reasignar los datos y eliminar a un usuario/invitado, los contenidos relacionados creados por un usuario se procesarán de la siguiente manera:

• Los datos personales y todos los archivos y carpetas de las secciones Archivos y Papelera de reciclaje de este usuario se eliminan de forma permanente.
• Las salas y documentos/carpetas creadas por el usuario en una sala no se eliminan, pero su propiedad se reasigna al usuario seleccionado.

Eliminando un usuario o invitado

Para eliminar un usuario o invitado,

1. En la sección Contactos, utiliza la pestaña Miembros o Invitados a la izquierda.

2. Haz clic en el icono junto al nombre del usuario/invitado deshabilitado.

3. Selecciona la opción Eliminar usuario/invitado.

4. Se abrirá una ventana de confirmación donde se te pedirá reasignar los datos del usuario o invitado:

   

5. Haz clic en el enlace Reasignar datos a otro usuario en la ventana de confirmación.

6. Se abrirá un nuevo panel donde puedes seleccionar un usuario del espacio de trabajo al que deseas reasignar los datos. Haz clic en el icono de Más en la sección Nuevo propietario de datos y elige el usuario activo necesario de la lista.

7. La casilla Eliminar perfil cuando se complete la reasignación está marcada de forma predeterminada, lo que elimina automáticamente el perfil después de reasignar los datos.

8. Haz clic en el botón Reasignar.

   

   El panel Reasignación de datos muestra el estado de la transferencia de los datos que se están reasignando: Salas y Documentos para un usuario, o solo Documentos para un invitado, ya que los invitados no pueden crear salas. Puedes cerrar la página mientras se ejecuta el proceso: cuando termine la reasignación, el administrador responsable recibirá una notificación por correo electrónico.

   Usa el botón Cancelar transferencia situado en la parte inferior del panel para detener la reasignación de datos.

   

   Si desmarcaste la casilla Eliminar perfil cuando se complete la reasignación, puedes volver a la lista de usuarios deshabilitados y eliminar manualmente al usuario/invitado sin perder sus datos.