Invitar a nuevos usuarios

Invitar a nuevos usuarios

Los administradores de ONLYOFFICE Apps pueden crear usuarios dentro del propio espacio de trabajo (seleccionando el rol), así como invitar usuarios a salas para colaborar y asignarles niveles de permiso.

nota

En la sección Contactos, solo se pueden crear usuarios internos (miembros). Los invitados no se crean aquí: una persona obtiene el estado de invitado en el momento en que la invitas a una de tus salas como usuario externo. La pestaña Invitados de la sección Contactos muestra entonces todos los invitados que has invitado a tus salas.

Al invitar usuarios al espacio de trabajo, las acciones disponibles varían según el rol:

Sección\Rol	Propietario	Administrador completo	Administrador de sala	Usuario	Invitado
Archivos	✔	✔	✔	✔	✖
Crear, subir, mover, copiar, renombrar, descargar, eliminar archivos y carpetas	✔	✔	✔	✔	✖
Salas	✔	✔	✔	✔	✔
Ver todas las salas	✔	✔	✖	✖	✖
Ver sus propias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Ver salas a las que el usuario está invitado	✔	✔	✔	✔	✔
Crear y editar salas	✔	✔	✔	✖	✖
Fijar salas en la parte superior	✔	✔	✔	✔	✔
Ver información de la sala (miembros, historial, detalles)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar usuarios externos (invitados) a una sala	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar usuarios internos a una sala	✔	✔	✔	✔	✖
Asignar niveles de permiso a los miembros de su propia sala	✔	✔	✔	✔	✔
Cambiar niveles de permiso de los miembros de su propia sala	✔	✔	✔	✔	✖
Eliminar usuarios de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Archivar sus propias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Crear una copia de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Crear una copia de la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Editar salas de otras personas: invitar usuarios, asignar y cambiar niveles de permiso de los miembros de la sala, eliminar usuarios de la sala	✖	✖	✖	✖	✖
Ver enlaces de la sala pública de otra persona	✖	✖	✖	✖	✖
Cambiar el propietario de la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Archivar la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Archivo	✔	✔	✔	✔	✔
Ver todas las salas archivadas	✔	✔	✖	✖	✖
Ver sus propias salas archivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Ver salas archivadas a las que el usuario está invitado	✔	✔	✔	✔	✔
Editar salas archivadas	✖	✖	✖	✖	✖
Fijar salas archivadas en la parte superior	✖	✖	✖	✖	✖
Ver información de la sala archivada (miembros, historial, detalles)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar usuarios a una sala archivada, asignar y cambiar niveles de permiso de los miembros	✖	✖	✖	✖	✖
Restaurar, copiar o eliminar salas archivadas de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Restaurar, copiar o eliminar sus propias salas archivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Papelera	✔	✔	✔	✔	✔
Agentes de IA	✔	✔	✔	✔	✖
Configuración de los ajustes de IA del espacio de trabajo	✔	✔	✖	✖	✖
Creación y gestión de agentes de IA	✔	✔	✔	✖	✖
Visualización de resultados de agentes de IA y chats compartidos	✔	✔	✔	✔	✖
Contactos	✔	✔	✔	✖	✖
Invitar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Invitar "Administrador de Sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Invitar "Usuario"	✔	✔	✔	✖	✖
Invitar "Invitado"	✔	✔	✔	✖	✖
Promover a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Promover a "Administrador de Sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Promover a "Usuario"	✔	✔	✔	✖	✖
Degradar "Administrador completo" a "Administrador de Sala" o "Usuario"	✔	✖	✖	✖	✖
Degradar "Administrador de Sala" a "Usuario"	✔	✔	✖	✖	✖
Degradar "Usuario" a "Invitado"	✔	✔	✖	✖	✖
Desactivar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Desactivar "Administrador de Sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Desactivar "Usuario"	✔	✔	✖	✖	✖
Desactivar "Invitado"	✔	✔	✖	✖	✖
Editar o eliminar usuarios	✔	✔	✖	✖	✖
Ver su propia lista de invitados	✔	✔	✔	✖	✖
Ver la lista de invitados de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Crear y editar grupos	✔	✔	✖	✖	✖
Ver grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Configuración de gestión de archivos	✔	✔	✔	✔	✔
Configuración del espacio de trabajo	✔	✔	✖	✖	✖
Eliminar el espacio de trabajo	✔	✖	✖	✖	✖
Todas las demás configuraciones	✔	✔	✖	✖	✖

Para agregar usuarios dentro del espacio de trabajo,

1. Vaya a la sección Contactos haciendo clic en el icono junto a su nombre en la esquina inferior izquierda y seleccionando la opción Contactos. Use la pestaña Miembros a la izquierda.

2. Haga clic en el botón Invitar encima de la lista de usuarios.

3. En la lista desplegable, seleccione el rol que desea asignar al usuario invitado: Administrador completo, Administrador de Sala o Usuario. Cada opción va acompañada de una breve descripción de lo que permite el rol en el espacio de trabajo.

   

4. Se abre el panel Invitar para el rol seleccionado. Invite a los usuarios a través del enlace:

   1. Active el interruptor Invitar por enlace para crear un enlace universal de autoautorización en el espacio de trabajo. Use el icono para copiar el enlace al portapapeles. Puede enviar el enlace copiado de cualquier manera conveniente. Debajo se muestra la fecha hasta la cual el enlace sigue siendo válido.

   2. Para restringir el enlace, haga clic en el icono de engranaje junto a Invitar por enlace y ajuste la Configuración de enlace:

      • Active el interruptor Límite de usuarios y especifique el Máximo número de usuarios que pueden unirse mediante este enlace (hasta 1000). Una vez alcanzado el límite, el registro mediante el enlace deja de estar disponible. El contador de abajo muestra cuántos usuarios ya se han unido.
      • En la sección Limitar por periodo de tiempo, establezca la fecha y la hora hasta las cuales el enlace sigue siendo válido.

      Haga clic en Guardar y copiar para aplicar la configuración y copiar el enlace, o en Cancelar para volver sin guardar.

      nota

      De forma predeterminada, el enlace es válido durante 7 días. Para cambiar el tipo de usuario de un enlace ya creado, seleccione otro rol y copie el enlace de nuevo.

      

5. Alternativamente, use la sección Agregar manualmente para invitar personalmente a nuevos miembros por correo electrónico:

   1. Cambie el Idioma de la invitación si es necesario.
   2. Ingrese una dirección de correo electrónico válida en el campo Invitar miembros por correo electrónico y presione Enter. De la misma manera, agregue varias direcciones de correo electrónico si es necesario.
   3. Cuando esté listo, haga clic en el botón Enviar invitación. Las invitaciones se enviarán a las direcciones de correo electrónico especificadas con el rol que seleccionó. Haga clic en Cancelar para cerrar el panel sin enviar.

Cuando un usuario recibe la invitación, debe seguir el enlace, especificar su correo electrónico (si fue invitado usando la opción Invitar mediante enlace), su nombre y apellido, y establecer una contraseña (la contraseña NO PUEDE tener menos de 8 ni más de 30 caracteres). También es posible cambiar el idioma usando el cuadro combinado en la esquina superior derecha.

Después de eso, el usuario puede:

• acceder al espacio de trabajo,
• ver las secciones Salas y Archivo (están vacías si el usuario no fue invitado a una sala),
• editar su propio perfil.

Una vez que el usuario es invitado a una sala, puede participar en la colaboración. Los administradores pueden gestionar los usuarios existentes en el espacio de trabajo.

Creación de grupos

Para crear un grupo,

1. Ve a la sección Contactos haciendo clic en el icono junto a tu nombre en la esquina inferior izquierda y seleccionando la opción Contactos. Usa la pestaña Grupos a la izquierda.

2. Haz clic en el icono Más junto al título Grupos. El panel Añadir grupo se abre a la derecha.

3. Introduce el Nombre del grupo.

4. Asigna el Jefe del grupo haciendo clic en el botón Seleccionar y eligiendo uno de los usuarios existentes, luego haz clic en Agregar.

5. Agrega Miembros al grupo haciendo clic en el botón Agregar miembros y seleccionando los usuarios existentes, luego haz clic en Agregar.

6. Haz clic en el botón Crear o en el botón Cancelar para cerrar el panel sin crear el grupo.