Trabajando con salas de datos virtuales

Salas de datos virtuales están diseñadas para garantizar una mayor seguridad al trabajar con documentos confidenciales.

Puede utilizar múltiples capacidades para trabajar con datos en una Sala de Datos Virtual: indexación de datos con la capacidad de cambiar el índice y generar un informe resumido sobre la estructura de archivos de la sala, establecer la vida útil de los archivos, prohibición de copiar y descargar archivos, establecer marcas de agua.

Características clave

• Indexación automática de datos, generando un informe resumido
• Establecer la vida útil de los archivos
• Restringir la copia y descarga de archivos
• Agregar marcas de agua a los documentos
• Relleno de formularios basado en roles

Paso 1. Crear una Sala de Datos Virtual

Cree una nueva Sala de Datos Virtual en unos pocos pasos sencillos:

1. Vaya a la aplicación Salas y haga clic en el botón Nueva sala o en el icono de más.

2. Seleccione el tipo Sala de Datos Virtual.

3. Ingrese el Nombre de la sala.

4. Opcionalmente, puede agregar etiquetas en el campo Etiquetas o cambiar el icono de la sala.

5. Active los interruptores necesarios en el panel de configuración de la sala:

   • Indexación automática - Active la indexación automática para indexar archivos y carpetas por número de serie. La clasificación por número se establecerá como predeterminada para todos los usuarios.

   • Vida útil del archivo - Establezca la vida útil del archivo para eliminar automáticamente los archivos en esta sala después de un período definido. La vida útil comienza en la fecha de carga/creación del archivo.

     Establezca un número de días, meses o años y seleccione la acción necesaria: Mover a la papelera o Eliminar permanentemente.

     

   • Restringir copia y descarga - Active esta configuración para deshabilitar las descargas y la copia de contenido para los usuarios con el rol de "Visualizador".

   • Agregar marcas de agua a los documentos - Proteja todos los documentos en esta sala con marcas de agua. Si un documento ya contiene una, no será reemplazada.

     nota

     Si esta opción está habilitada, los archivos de la sala se descargarán en formato PDF.

     Puede seleccionar la opción Información del visualizador y ajustar las siguientes configuraciones para una marca de agua de texto:

     • Agregar elementos de marca de agua: Nombre de usuario, Correo electrónico del usuario, Dirección IP del usuario, Fecha actual, Nombre de la sala.
     • Agregar texto estático
     • Posición: Diagonal u Horizontal.

     Puede seleccionar la opción Imagen, cargar un archivo de imagen y ajustar las siguientes configuraciones para una marca de agua de imagen:

     • Escala - seleccione el valor de escala necesario de los disponibles: 100%, 200%, 300%, 400%, 500%.
     • Rotar - seleccione el valor necesario: 0°, 30°, 45°, 60°, 90°.

     

   nota

   También es posible ajustar estas configuraciones al editar la Sala de Datos Virtual.

6. Opcionalmente, establezca la Cuota de almacenamiento de la sala o marque la casilla Desactivar cuota para esta sala para desactivar el límite de almacenamiento.

7. Haga clic en Crear.

Paso 2. Agregar documentos a la sala

Una sala recién creada muestra la pantalla Bienvenido a la Sala de Datos Virtual con acciones rápidas: Crear un archivo nuevo, Invitar personas, Cargar desde el almacenamiento (desde la aplicación Archivos o Salas) y Cargar desde el dispositivo.

Las mismas operaciones están disponibles mediante el botón Nuevo situado sobre la lista de documentos:

• Documento, Hoja de cálculo, Presentación – crear un archivo nuevo en línea.
• Formulario PDF – crear un formulario nuevo En blanco o A partir de un archivo de texto.
• Carpeta – crear una carpeta nueva.
• Galería de plantillas – crear un archivo a partir de una de las plantillas predefinidas.
• Cargar archivos / Cargar carpeta – cargar los archivos y carpetas existentes desde su dispositivo.

Todas las opciones disponibles para trabajar con documentos en salas están listadas aquí.

Paso 3. Agregar usuarios autorizados a la sala

Ahora debe agregar a la sala invitados o usuarios registrados en su espacio de trabajo para trabajar con documentos.

En la Sala de Datos Virtual están disponibles los siguientes niveles de permiso:

• Administrador de sala (de pago) – gestionar las salas asignadas, invitar a nuevos usuarios y asignar roles de nivel inferior al suyo.
• Creador de contenido – crear y editar archivos en la sala, pero no puede gestionar usuarios ni la configuración de acceso.
• Editor – operaciones con archivos existentes: ver, editar, rellenar formularios, revisar, comentar.
• Visualizador – ver archivos.
• Rellenador de formularios – operaciones con archivos existentes: ver, rellenar formularios, revisar, comentar.

Para agregar un Administrador de sala, debe seleccionar un administrador de salas o un administrador completo entre los contactos existentes del espacio de trabajo.

Para invitar a invitados y usuarios:

1. Vaya a la pantalla Info -> Contactos de la sala y use el icono Invitar contactos.
2. Active el interruptor Invitar mediante enlace para crear un enlace universal de autoautorización en la sala como invitado. Si es necesario, cambie el nivel de permiso. El enlace se copia al portapapeles y su fecha de caducidad se muestra debajo. De este modo, solo puede invitar a invitados.
3. Como alternativa, utilice la sección Añadir manualmente de abajo para añadir contactos existentes del espacio de trabajo o invitar personalmente a nuevos invitados por correo electrónico. Escriba un correo electrónico y pulse Intro, o utilice la opción Elegir de la lista para seleccionar un contacto existente. Si es necesario, cambie el nivel de permiso y el Idioma de la invitación. Puede añadir varios correos electrónicos y después hacer clic en Enviar invitación.

De forma predeterminada, los invitados y usuarios se añadirán a la sala como Visualizadores, que solo pueden ver documentos. Puede seleccionar el nivel de permiso necesario en lugar de la opción predeterminada Visualizador. Los nuevos invitados se añadirán a su lista de Invitados.

nota

Si desea utilizar la función de cumplimentación de formularios basada en roles, asigne el nivel de permiso Rellenador de formularios. La cumplimentación de formularios basada en roles y los estados de los formularios PDF se describen en el Paso 4 que aparece más abajo. Para recopilar formularios rellenados de muchos encuestados, utilice en su lugar los espacios de cumplimentación de formularios de la aplicación Formularios.

Al trabajar con formularios PDF en Salas de Datos Virtuales, las siguientes acciones están disponibles dependiendo del nivel de permiso:

Acción \ Nivel de permiso	Administrador de sala	Creador de contenido	Editor	Visualizador	Rellenador de formularios
Ver todo el contenido de la sala	✔	✔	✔	✔	✖
Crear formularios PDF en la sala	✔	✔	✖	✖	✖
Cargar formularios PDF en la sala	✔	✔	✖	✖	✖
Editar formularios PDF	✔	✔	✔	✖	✖
Ver formularios PDF que no están configurados	✔	✔	✔	✔	✖
Configurar relleno	✔	✔	✖	✖	✖
Detener relleno	✔	✔	✖	✖	✖
Ver formularios PDF configurados en los que no participa	✔	✔	✔	✔	✖
Ver formularios PDF configurados en los que participa	✔	✔	✔	✔	✔
Ver formularios PDF completados	✔	✔	✔	✔	✔

Los rellenadores de formularios solo pueden ver los formularios PDF configurados en los que participan.

Todas las opciones disponibles para invitar usuarios a las salas están listadas aquí.

Paso 4. Completar formularios basado en roles de destinatarios

La cumplimentación de formularios basada en roles se utiliza cuando varios participantes rellenan uno y el mismo formulario por turnos: el formulario pasa de un participante al siguiente y cada uno de ellos rellena únicamente los campos que le corresponden.

Primero, abre el formulario PDF añadido y crea los roles de destinatarios haciendo clic en el botón Gestionar Roles de Destinatarios en la pestaña Formularios. Para más detalles, lee este artículo.

Haz clic en un campo del formulario y usa la opción ¿Quién necesita completar esto? en el panel de Configuración del formulario a la derecha para asignar el rol de destinatario necesario al campo del formulario seleccionado.

Cuando todos los roles de destinatarios estén creados y los campos ajustados, haz clic en el botón Comenzar a completar en la esquina superior derecha del formulario.

En la pantalla de Comenzar a completar, asigna roles de destinatarios a los miembros de la sala en el orden especificado. El orden de roles corresponde al creado en el gestor de roles de destinatarios. Haz clic en el icono de Más, elige el miembro necesario y haz clic en el botón Seleccionar. Para eliminar al participante seleccionado, haz clic en el icono de cruz junto al nombre del usuario.

Cuando los roles de destinatarios estén asignados a los miembros de la sala, haz clic en el botón Iniciar.

En la siguiente pantalla, puedes copiar el enlace al formulario y enviarlo a los participantes, también puedes ver quién ya ha completado el formulario o accedido a él para completarlo. También es posible ir a la sala o abrir el formulario.

El estado En progreso aparecerá junto al archivo en la sala. La persona asignada que debe completar el formulario verá el estado Tu turno. La cumplimentación solo es posible cuando es el turno del usuario. El usuario solo puede completar los campos que están destinados para él. Cuando el miembro complete el formulario y haga clic en el botón Completar y Enviar, el turno pasa al siguiente participante.

También puedes seleccionar la opción Estado de cumplimentación del menú contextual del archivo para ver el progreso de la finalización. Si deseas detener la cumplimentación, utiliza el botón Detener en la pantalla de Estado de cumplimentación o la opción Detener cumplimentación en el menú contextual del formulario. El estado Detenido aparecerá junto al archivo en la sala. Para comenzar el proceso de cumplimentación nuevamente, puedes usar el botón Reiniciar y comenzar a completar en la pantalla de Estado de cumplimentación o la opción correspondiente en el menú contextual del archivo.

Una vez que el formulario sea completado por todos los participantes, el estado Completo aparecerá junto al archivo en la sala.

nota

Las opciones Estado de cumplimentación y Reiniciar y comenzar a completar solo están disponibles en el menú contextual del archivo de una Sala de Datos Virtual. En un espacio de cumplimentación de formularios, donde cada encuestado rellena una copia individual del formulario, estas opciones no se ofrecen.

Estados del formulario PDF

• El estado Tu turno se muestra cuando es el turno del usuario para completar el formulario. El archivo se muestra como Nuevo en la sala hasta que el formulario se envíe a la siguiente etapa. Cuando haces clic en el formulario, se abrirá en modo de cumplimentación.
• El estado En progreso se muestra para los usuarios que están participando en el proceso de cumplimentación, pero no es su turno, por ejemplo, si el formulario ha sido parcialmente completado y enviado a la siguiente etapa. El estado permanece hasta que todos los participantes hayan completado completamente el formulario o hasta que se detenga la cumplimentación.
• El estado Completo se muestra después de que el formulario haya sido completamente completado por todos los participantes. Cuando haces clic en el formulario, se abrirá como un archivo PDF para su visualización.
• El estado Detenido se muestra después de que uno de los administradores o el autor del formulario haya detenido el proceso de cumplimentación del formulario.

Paso 5. Rastrear el trabajo con documentos

Usa el icono junto al nombre de la sala en la barra de herramientas superior para realizar las siguientes acciones dentro de la sala:

• Editar sala – cambiar la configuración de la sala especificada durante su creación.
• Invitar personas – añadir miembros a la sala.
• Copiar enlace – copiar el enlace a la sala al portapapeles.
• Más opciones – esta entrada de menú contiene las siguientes subentradas:
  • Guardar como plantilla – guardar la sala como plantilla para reutilizar su configuración, usuarios y carpetas.
  • Duplicar – crear una copia de la sala.
  • Descargar – descargar el contenido de la sala.
  • Información de la sala – abrir el panel Info.
  • Exportar índice de sala – exportar el índice de la Sala de Datos Virtual. El archivo xlsx con un informe resumido sobre la estructura de archivos de la sala se exportará a la aplicación Archivos.
  • Cambiar propietario de la sala – asignar a otro usuario como propietario de la sala.
• Crear un grupo / Añadir al grupo – organizar las salas en grupos.
• Editar índice – reordenar archivos y eliminar espacios en el índice de la Sala de Datos Virtual. Podrás usar flechas para cambiar el orden de los archivos manualmente uno por uno o usar la opción Reordenar en la parte superior.
• Salir de la sala – eliminarse a uno mismo de los miembros de la sala.
• Mover al archivo – mover la sala a la sección Archivo.
• Eliminar sala – eliminar la sala.

Puedes rastrear todos los cambios en la pantalla Info -> Historial de la sala. Utilice la opción Ir a la fecha para saltar a una fecha determinada y la opción Exportar historial para guardar el historial en un archivo.