Trabajando con salas públicas

Las salas públicas están diseñadas para simplificar el intercambio de archivos con usuarios externos, es decir, aquellos que no son miembros de tu espacio de trabajo.

Puedes proporcionar a las personas enlaces externos para ver documentos sin necesidad de registrarse. La sala estará disponible para cualquiera que tenga el enlace. Por defecto, los usuarios externos tendrán permiso de Solo Lectura para todos los archivos en una sala pública, pero puedes crear enlaces adicionales con diferentes derechos de acceso.

También puedes incrustar esta sala en cualquier interfaz web para que las personas puedan acceder a los archivos almacenados en la sala directamente desde tu sitio web o servicio.

Características clave

• Creación de enlaces externos para acceder a múltiples documentos sin registro
• Agregar varios enlaces con diferentes configuraciones
• Proteger enlaces con una contraseña, establecer restricciones en la copia, descarga e impresión
• Límite de tiempo para enlaces adicionales
• Incrustar salas en páginas web para mostrar un conjunto de documentos a todos los visitantes
• Usar servicios de terceros (Box, Dropbox, etc.) como almacenamiento de datos

Posibles casos de uso

• Demostrar documentación lista a socios, clientes u otras terceras partes
• Publicar un conjunto de documentos en un sitio web o blog
• Compartir contenido tanto desde el espacio de trabajo como desde un servicio de terceros conectado como almacenamiento

Por ejemplo, necesitas compartir materiales de demostración o documentación de proyectos con tus socios. Veamos cómo se puede hacer esto con las salas públicas.

Paso 1. Crear una sala pública

Crea una nueva sala pública en unos pocos pasos sencillos:

1. Ve a la aplicación Salas y haz clic en el botón Nueva sala o en el icono de más.

2. Selecciona el tipo Sala pública.

3. Introduce el Nombre de la sala.

4. Opcionalmente, puedes agregar etiquetas en el campo Etiquetas o cambiar el icono de la sala.

5. Opcionalmente, establece la Cuota de almacenamiento para la sala o marca la casilla Desactivar cuota para esta sala para desactivar el límite de almacenamiento.

6. Opcionalmente, activa el conmutador Almacenamiento de terceros para usar servicios de terceros como almacenamiento de datos de esta sala. Puedes crear una nueva carpeta o seleccionar una existente en el almacenamiento conectado. Para más detalles sobre cómo conectar almacenamientos de terceros, lee esta instrucción.

   nota

   Si deseas conectar un servicio de terceros, esto solo se puede hacer en el paso de creación de la sala, no al editar salas existentes.

7. Haz clic en Crear.

Paso 2. Añadir documentos a la sala

Una sala recién creada muestra la pantalla Bienvenido a la sala pública con acciones rápidas: Crear un nuevo archivo, Invitar a personas, Subir desde el almacenamiento (desde la aplicación Archivos o Salas) y Subir desde su dispositivo.

Las mismas operaciones están disponibles mediante el botón Nuevo situado encima de la lista de documentos:

• Documento, Hoja de cálculo, Presentación – crear un nuevo archivo en línea.
• Formulario PDF – crear un nuevo formulario En blanco o Desde archivo de texto.
• Carpeta – crear una nueva carpeta.
• Galería de plantillas – crear un archivo a partir de una de las plantillas prediseñadas.
• Cargar archivos / Cargar carpeta – subir los archivos y carpetas existentes desde tu dispositivo.

Todas las opciones disponibles para trabajar con documentos en salas están listadas aquí.

Paso 3. Añadir usuarios autorizados a la sala

Si es necesario, puedes añadir invitados o usuarios registrados en tu espacio de trabajo a la sala para trabajar con documentos y gestionar su contenido.

Los siguientes niveles de permiso están disponibles en la sala pública:

• Gestor de sala (de pago) – gestiona las salas asignadas, invita a nuevos usuarios y asigna roles inferiores a su nivel.
• Creador de contenido – crea y edita archivos en la sala, pero no puede gestionar usuarios ni configuraciones de acceso.

Para añadir un gestor de sala, debes seleccionar un administrador de sala o un Administrador completo de los contactos existentes del espacio de trabajo.

Para invitar a invitados y usuarios:

1. Ve a la pantalla Info -> Contactos de la sala y utiliza el icono Invitar contactos.
2. Activa el conmutador Invitar mediante enlace para crear un enlace universal de autoautorización en la sala como invitado. El enlace se copia al portapapeles y su fecha de caducidad se muestra debajo. De esta manera, solo puedes invitar a invitados.
3. Alternativamente, utiliza la sección Añadir manualmente a continuación para agregar contactos existentes del espacio de trabajo o invitar personalmente a nuevos invitados por correo electrónico. Escribe un correo electrónico y presiona Enter, o usa la opción Elegir de la lista para seleccionar un contacto existente. Si es necesario, cambia el Idioma de la invitación. Puedes añadir varios correos electrónicos y luego hacer clic en Enviar invitación.

Los invitados y usuarios serán añadidos a la sala como Creadores de contenido que pueden crear y editar documentos. Los nuevos invitados se añadirán a tu lista de Invitados.

Todas las opciones disponibles para invitar usuarios a salas están listadas aquí.

Paso 4. Ajustar y compartir el enlace externo

Dado que las salas públicas están diseñadas para trabajar con usuarios externos, tu sala pública recién creada ya tiene un enlace externo activado, por lo que solo necesitas copiarlo. La pantalla Info -> Contactos muestra el aviso Sala disponible mediante enlace externo, que explica que la sala está disponible para cualquiera que tenga el enlace y que el acceso de los usuarios externos depende del tipo de derechos de acceso seleccionado.

Haz clic en el botón Compartir sala junto al nombre de la sala o utiliza el icono junto a la opción Enlace compartido en la sección Enlaces compartidos de la pantalla Info -> Contactos. Envía el enlace copiado a usuarios de terceros. Tendrán permiso de Solo Lectura para todos los archivos en la sala sin necesidad de registrarse.

También puedes editar el enlace externo:

1. En la pantalla Info -> Contactos, haz clic en el icono junto a la leyenda Enlace compartido.
2. Elige la opción Configuración del enlace. El menú también contiene las opciones Copiar enlace compartido, Copiar contraseña del enlace, Incrustar y Revocar enlace.
3. En la sección Rol para el enlace, elige un nivel de permiso diferente en lugar del predeterminado Lector: Editor, Revisor o Comentarista.
4. Cambia el Nombre del enlace para distinguir varios enlaces.
5. Establece una contraseña para proteger el enlace utilizando el interruptor Acceso con contraseña.
6. Habilita el interruptor Restringir copia de contenido de archivos, descarga e impresión de archivos para deshabilitar la copia del contenido de los archivos al portapapeles, la descarga de archivos y carpetas, y la impresión de archivos.
7. Haz clic en el botón Guardar.

Si es necesario, puedes revocar el enlace compartido utilizando la opción Revocar enlace del menú en la pantalla Info -> Contactos. El enlace actual será desactivado y se creará un nuevo enlace compartido.

Si necesitas más de un enlace para tu sala pública, utiliza el icono Añadir nuevo enlace en la sección Enlaces compartidos. En una sala pública, el enlace principal es válido por un período de tiempo ilimitado, mientras que los enlaces adicionales pueden limitarse en el tiempo con el ajuste Limitar por periodo de tiempo.

Todas las opciones disponibles para enlaces externos están listadas aquí.

Si deseas incrustar una sala pública en tu sitio web, lee esta instrucción.