Editando salas

Para controlar cada paso de la colaboración, los administradores en ONLYOFFICE Apps pueden realizar varias operaciones con las salas existentes: ordenar y filtrar la lista de salas para encontrar fácilmente la sala necesaria, fijar algunas salas importantes en la parte superior de la lista, mover salas antiguas al archivo, editar la información de la sala, añadir nuevos miembros, reenviar invitaciones, cambiar los niveles de permisos de usuario activo o eliminar usuarios de la sala.

En cuanto a la gestión de salas en el espacio de trabajo, las acciones disponibles difieren según el tipo de usuario:

Sección\Tipo de usuario	Propietario	Administrador completo	Admin de sala	Usuario	Invitado
Archivos	✔	✔	✔	✔	✖
Crear, subir, mover, copiar, renombrar, descargar, eliminar archivos y carpetas	✔	✔	✔	✔	✖
Salas	✔	✔	✔	✔	✔
Ver todas las salas	✔	✔	✖	✖	✖
Ver sus propias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Ver salas a las que el usuario está invitado	✔	✔	✔	✔	✔
Crear y editar salas	✔	✔	✔	✖	✖
Fijar salas en la parte superior	✔	✔	✔	✔	✔
Ver información de la sala (contactos, historial, detalles)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar usuarios externos (invitados) a una sala	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar usuarios internos a una sala	✔	✔	✔	✔	✖
Asignar niveles de permiso de los miembros de su propia sala	✔	✔	✔	✔	✔
Cambiar niveles de permiso de los miembros de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Eliminar usuarios de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Archivar sus propias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Crear una copia de su propia sala	✔	✔	✔	✖	✖
Crear una copia de la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Editar salas de otras personas: invitar usuarios, asignar y cambiar niveles de permiso de los miembros de la sala, eliminar usuarios de la sala	✖	✖	✖	✖	✖
Ver enlaces de la sala pública de otra persona	✖	✖	✖	✖	✖
Cambiar el propietario de la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Archivar la sala de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Archivo	✔	✔	✔	✔	✔
Ver todas las salas archivadas	✔	✔	✖	✖	✖
Ver sus propias salas archivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Ver salas archivadas a las que el usuario está invitado	✔	✔	✔	✔	✔
Editar salas archivadas	✖	✖	✖	✖	✖
Fijar salas archivadas en la parte superior	✖	✖	✖	✖	✖
Ver información de la sala archivada (contactos, historial, detalles)	✔	✔	✔	✔	✔
Invitar usuarios a una sala archivada, asignar y cambiar niveles de permiso de los miembros	✖	✖	✖	✖	✖
Restaurar, copiar o eliminar salas archivadas de otra persona	✔	✔	✖	✖	✖
Restaurar, copiar o eliminar sus propias salas archivadas	✔	✔	✔	✖	✖

Operaciones en la lista de salas

Usando las herramientas en la barra de herramientas superior, puedes realizar las siguientes operaciones:

• Buscar el nombre de una sala usando la barra de búsqueda en la parte superior de la lista de salas.

• Filtrar salas por propietario o contactos, tipo (Colaboración, Personalizada, Sala pública, Sala de datos virtual), las etiquetas existentes, recursos de terceros usando el botón . Selecciona los parámetros de filtro necesarios y haz clic en Aplicar. Para borrar el filtro, utiliza el icono en la esquina superior derecha.

  

• Ordena las salas por parámetros (Nombre, Tipo, Etiquetas, Propietario, Fecha de última actividad, Almacenamiento) usando el botón . Haz clic en la flecha junto al parámetro seleccionado para cambiar el orden de clasificación.

• Cambia entre los modos de visualización disponibles (Miniaturas o Compacto) usando el botón o .

• Usa el icono para mostrar u ocultar las columnas Tipo, Etiquetas, Propietario, Última actividad, Almacenamiento / Cuota en la lista de salas (Vista compacta).

• Añade una etiqueta rápidamente haciendo clic en el icono + de una tarjeta de sala. Escribe el nombre de la etiqueta en el campo de entrada que aparece y pulsa Intro para aplicarla. Para eliminar o renombrar una etiqueta existente, haz clic en ella directamente en la tarjeta: la etiqueta se vuelve editable para que puedas actualizar su nombre, o pulsa Suprimir para eliminarla.

  

Usando el panel superior que aparece cuando una o varias salas están seleccionadas en la lista, puedes realizar las siguientes operaciones:

• Selecciona salas por tipo (Todas, Sala de datos virtual, Colaboración, Públicas, Personalizada) usando el icono . La lista incluye los tipos de salas que ya se han creado.

  

• Fijar/desfijar la(s) sala(s) seleccionada(s) en la parte superior.

• Crea un grupo a partir de las salas seleccionadas usando la opción Crear un grupo.

• Mover la(s) sala(s) seleccionada(s) al archivo.

• Cambiar la cuota por sala (si se ha establecido una cuota por sala).

• Desactivar la cuota (si se ha establecido una cuota por sala).

• Ver información sobre la sala seleccionada individualmente usando el icono .

  

• Eliminar la sala.

Usando el menú contextual o el icono junto al nombre de la sala, puedes realizar las siguientes acciones:

• Seleccionar – para seleccionar la sala en la lista. Cuando la sala está seleccionada, puedes fijarla/desfijarla o moverla al archivo usando las opciones de la barra de herramientas superior o ver información usando el icono .
• Abrir – para abrir la sala.
• Fijar en la parte superior – para mostrar la sala en la parte superior de la lista. Puedes desfijar la sala fijada haciendo clic en el icono o usando la opción Desfijar en el menú.
• Desactivar notificaciones – para desactivar las notificaciones para esta sala. Puedes volver a activar las notificaciones usando la opción Activar notificaciones en el menú.
• Editar sala – para renombrar la sala, añadir etiquetas o una imagen, cambiar el propietario de la sala.
• Invitar personas – para enviar invitaciones a usuarios o invitados.
• Copiar enlace – para copiar un enlace a la sala pública o personalizada. El contenido de la sala al que se acceda mediante este enlace estará disponible para su visualización sin autorización.
• Más opciones:

  • Guardar como plantilla – para guardar la sala seleccionada como plantilla. Podrás crear rápidamente nuevas salas basadas en plantillas existentes.

  • Duplicar – para duplicar la sala.

  • Descargar – para descargar la sala.

  • Información de la sala – para ver la siguiente información:

    • Contactos – enumera la Administración, los Usuarios y los Usuarios esperados de la sala. La pantalla de Contactos también te permite añadir nuevos miembros, reenviar invitaciones, cambiar los niveles de permiso de usuario activo o eliminar un usuario de la sala.

      

    • Historial – enumera las actividades recientes en la sala y permite filtrar el historial por fecha, así como exportar todo el historial o un intervalo de fechas personalizado.

      

    • Detalles – enumera el propietario de la sala, el tipo, el contenido, la fecha de la última modificación y quién la realizó, la fecha de creación, las etiquetas que se pueden añadir directamente y la información de almacenamiento / cuota.

      

  • Cambiar el propietario de la sala – para cambiar el propietario de la sala.

• Crear un grupo – para añadir la sala a un nuevo grupo de salas.
• Abandonar la sala – para abandonar la sala. Si eres el propietario de la sala, primero tendrás que asignar otro propietario.
• Mover al archivo – para archivar la sala. Las salas archivadas pueden ser restauradas o eliminadas.
• Eliminar sala – para eliminar permanentemente la sala. En la ventana de advertencia que aparece, marca la casilla Entiendo las consecuencias y quiero eliminar la sala y haz clic en el botón Eliminar permanentemente.

En la vista compacta, usando el menú contextual en la columna Almacenamiento / Cuota junto al nombre de la sala, puedes realizar las siguientes acciones:

• Cambiar cuota (si la cuota predeterminada está habilitada) – para establecer una cuota personalizada por sala.
• Establecer como predeterminado (si la cuota predeterminada está habilitada y cambiada) – para establecer una cuota personalizada al valor predeterminado.
• Desactivar cuota (si la cuota predeterminada está habilitada) – para desactivar la cuota.

nota

Cuando se establece una cuota de sala y se ha superado el límite, aparece un banner de notificación en el encabezado de la sala para avisar al administrador de la sala.

Operaciones dentro de la sala

Cuando abres una sala haciendo clic en su nombre en la lista, puedes usar la barra de herramientas superior para realizar las siguientes acciones:

• Regresar a la lista de salas usando la flecha .
• Crear nuevos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios PDF, carpetas usando el icono Plus.
• Gestionar la sala usando el icono :
  • Editar sala – para renombrar la sala, añadir etiquetas o una imagen, cambiar el propietario de la sala.
  • Invitar personas – para enviar invitaciones a usuarios o invitados.
  • Copiar enlace – para copiar un enlace a la sala pública o personalizada. El contenido de la sala al que se acceda mediante este enlace estará disponible para su visualización sin autorización.
  • Más opciones:
    • Guardar como plantilla – para guardar la sala seleccionada como plantilla. Podrás crear rápidamente nuevas salas basadas en plantillas existentes.
    • Duplicar – para duplicar la sala.
    • Descargar – para descargar la sala.
    • Información de la sala – para ver la siguiente información:
      • Contactos – enumera la Administración, los Usuarios y los Usuarios esperados de la sala. La pantalla de Contactos también te permite añadir nuevos miembros, reenviar invitaciones, cambiar los niveles de permiso de usuario activo o eliminar un usuario de la sala.
      • Historial – enumera las actividades recientes en la sala y permite filtrar el historial por fecha, así como exportar todo el historial o un intervalo de fechas personalizado.
      • Detalles – enumera el propietario de la sala, el tipo, el contenido, la fecha de la última modificación y quién la realizó, la fecha de creación, las etiquetas que se pueden añadir directamente y la información de almacenamiento / cuota.
    • Exportar índice de la sala – para exportar el índice para la Sala de Datos Virtual. El archivo xlsx con un informe resumido sobre la estructura de archivos de la sala se exportará a la sección Archivos.
    • Cambiar el propietario de la sala – para cambiar el propietario de la sala.
  • Crear un grupo – para añadir la sala a un nuevo grupo de salas.
  • Abandonar la sala – para abandonar la sala. Si eres el propietario de la sala, primero tendrás que asignar otro propietario.
  • Mover al archivo – para archivar la sala. Las salas archivadas pueden ser restauradas o eliminadas.
  • Eliminar sala – para eliminar permanentemente la sala. En la ventana de advertencia que aparece, marca la casilla Entiendo las consecuencias y quiero eliminar la sala y haz clic en el botón Eliminar permanentemente.
• Comparte la sala pública usando el botón Compartir sala.
• Ver información sobre la sala usando el icono .

Varias operaciones con salas

Agrupar salas

Las salas se pueden organizar en grupos para que puedas cambiar entre ellos en lugar de desplazarte por toda la lista. Para usar la función de agrupación de salas, primero activa el interruptor en Perfil -> Gestión de archivos.

Una vez activada, los elementos y aparecen encima de la lista de salas.

1. Para crear un grupo, usa el elemento Añadir grupo encima de la lista de salas. También puedes seleccionar una o varias salas de la lista y usar la opción Crear un grupo en el panel superior o en el menú contextual de la sala. Introduce el nombre del grupo y elige un icono.

   

2. Cambia entre los grupos creados usando los elementos correspondientes encima de la lista de salas. El elemento Todas las salas muestra todas las salas independientemente del grupo.

   

3. Para gestionar los grupos existentes, usa el icono Gestionar grupo de salas de la izquierda. En el panel Editar grupos de salas puedes Crear un nuevo grupo, editar o eliminar los grupos existentes.

   

4. Desactiva el interruptor Agrupación de salas para ocultar los grupos. Los grupos creados se guardan y pueden volver a mostrarse activando esta opción en la configuración de tu perfil, en la pestaña Gestión de archivos.

Creación de plantillas de sala

Las plantillas de sala te permiten crear rápidamente nuevas salas con configuraciones y contenido similares. Es posible usar tus propias plantillas o las compartidas contigo por otros administradores.

1. Usa el menú de clic derecho o el icono junto al nombre de la sala en la lista de salas y selecciona la opción Más opciones -> Guardar como plantilla. También puedes abrir la sala y usar la opción Más opciones -> Guardar como plantilla en el menú dentro de la sala seleccionada.

2. Cambia el Nombre de la plantilla si es necesario.

3. Agrega Etiquetas de sala. Las etiquetas se aplicarán a la sala que se creará basándose en esta plantilla.

4. Para compartir la plantilla con otros administradores, haz clic en el enlace Configuración de acceso en la sección Acceso a la plantilla.

   Activa el interruptor Plantilla disponible para todos. En este caso, todos los administradores completos y administradores de sala podrán crear salas usando esta plantilla.

   En la sección Agregar Usuarios o Grupos, puedes elegir ciertos administradores de la lista manualmente. Si seleccionas un grupo, el acceso se otorgará solo a los administradores que sean miembros de este grupo.

5. La opción Abrir plantilla creada está seleccionada por defecto.

6. Haz clic en el botón Crear plantilla.

En la plantilla creada, puedes cambiar la configuración de la plantilla, agregar nuevos archivos y editar documentos existentes.

Las plantillas creadas están disponibles en la sección Salas -> Plantillas. Usando el menú de clic derecho o el icono junto al nombre de la plantilla, puedes realizar las siguientes acciones:

• Seleccionar – para seleccionar la plantilla en la lista.
• Abrir – para abrir la plantilla.
• Copiar enlace – para copiar un enlace a la plantilla.
• Crear sala – para crear una nueva sala basada en esta plantilla.
• Editar plantilla – para cambiar la configuración de la plantilla.
• Configuración de acceso – para compartir la plantilla con otros administradores.
• Descargar – para descargar la plantilla.
• Información de la sala – para ver la información de la plantilla.
• Eliminar plantilla – para eliminar la plantilla.

Creación de enlaces externos para salas

En una sala pública o personalizada, puedes crear varios enlaces con diferentes parámetros. El contenido de la sala al que se accede a través de estos enlaces estará disponible para ver sin autorización. Para salas públicas, el enlace compartido está habilitado por defecto. Si deseas obtener un enlace para una sala personalizada, primero debes crear un enlace compartido.

Para crear o editar enlaces externos:

1. En el menú de la sala, usa el elemento Información.

2. Cambia a la pantalla de Contactos.

   

3. Para una sala pública, procede al siguiente paso. Para una sala personalizada, usa la opción Crear nuevo enlace en la sección Enlaces compartidos.

4. Haz clic en el icono junto al Enlace compartido.

5. Elige la opción Configuración del enlace.

6. Si es necesario, cambia el Rol para el enlace en una sala pública o personalizada (Visor, Editor, Revisor o Comentarista).

7. Cambia el nombre del enlace para distinguir varios enlaces.

8. En la lista Quién tiene acceso, selecciona Cualquiera con el enlace o Solo usuarios del espacio de trabajo para definir quién puede abrir la sala mediante este enlace.

9. Establece una contraseña para proteger el enlace.

   1. Activa el interruptor Acceso con contraseña.

   2. Haz clic en el icono para generar una contraseña o ingrésala manualmente en el campo correspondiente.

      nota

      La contraseña debe tener al menos 8 caracteres. Se permiten los siguientes caracteres: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

   3. Para limpiar el campo de la contraseña, haz clic en el botón Limpiar.

   4. Para copiar la contraseña a tu portapapeles para compartirla en el futuro, haz clic en el botón Copiar contraseña.

      

10. Habilita el interruptor Restringir copia de contenido de archivo, descarga de archivo e impresión para desactivar las descargas de archivos y carpetas desde la sala pública o personalizada compartida a través de un enlace.

11. Para guardar los cambios realizados en los parámetros del enlace compartido, haz clic en el botón Guardar.

Si necesitas más de un enlace para una sala pública o personalizada, utiliza el icono Añadir nuevo enlace en la sección de Enlaces compartidos. Al crear un enlace adicional, puedes:

1. Establecer el nombre del enlace.

2. Configurar una protección con contraseña como se describe anteriormente.

3. Restringir la copia del contenido del archivo, la descarga y la impresión.

4. Limitar el período de disponibilidad de este enlace estableciendo una fecha de caducidad. Elige una de las opciones predefinidas (en 12 horas, en 1 día, en 7 días, Ilimitado) o selecciona Personalizado y establece la fecha y hora usando el selector de fecha.

5. Guardar el enlace haciendo clic en Crear.

   

La sala estará disponible para cualquiera que tenga el enlace. Los usuarios externos tendrán permiso de Solo Visualización para todos los archivos en una sala pública o personalizada.

En una sala pública o personalizada, puedes cambiar el enlace de Visualizador predeterminado seleccionando un nivel de permiso diferente: Editor, Revisor o Comentarista. Para hacerlo:

1. En el menú de la sala, utiliza el elemento Información.

2. Cambia a la pantalla de Contactos.

3. Haz clic en el icono junto al Enlace compartido.

4. Elige la opción necesaria: Editor, Revisor, Comentarista, Visualizador.

   

   El enlace para el nivel de permiso seleccionado se copiará al portapapeles.

Incrustar salas

Puedes incrustar una sala pública o personalizada disponible a través de un enlace compartido en tu sitio web para que la sala sea accesible para cualquiera sin autorización.

Lee las instrucciones.

Si deseas incrustar todo el espacio de trabajo en tu aplicación o encontrar más opciones de incrustación para personalizarlas manualmente (por ejemplo, seleccionar elementos de la interfaz para mostrar o incrustar una sala de un tipo diferente), utiliza la sección Herramientas para desarrolladores -> Embed SDK.

Lee las instrucciones.