Compartir archivos y carpetas en Archivos

En la aplicación Archivos, puede compartir archivos y carpetas individuales a través de un enlace, o compartirlos individualmente con ciertos usuarios y grupos del espacio de trabajo.

Compartir a través de un enlace

Para crear rápidamente un enlace para un archivo, haga clic en el icono Copiar enlace compartido junto al archivo en la Vista compacta. Se creará un enlace externo para que cualquiera lo vea y se copiará al portapapeles.

Para crear un enlace y ajustar sus parámetros:

• Haga clic derecho en el archivo y seleccione la opción Compartir -> Gestionar enlaces o abra el panel Información y cambie a la pestaña Compartir. El panel Información también contiene las pestañas Historial y Detalles.

• En la sección Enlaces compartidos, haga clic en Crear y copiar. Aparecerá el Enlace compartido donde puede establecer parámetros básicos del enlace.

  

• Haga clic en el icono y seleccione quién tendrá acceso público a su archivo: Cualquier persona con el enlace o Solo usuarios del espacio de trabajo.

• Haga clic en el icono y proporcione diferentes permisos de acceso. Las siguientes opciones están disponibles para archivos:

  • Edición: un usuario puede editar el archivo compartido, pero no puede gestionar ni crear enlaces compartidos.

    nota

    Cuando un archivo se comparte con permiso de Edición mediante un enlace, o se comparte con permisos personalizados en los que la edición está habilitada pero el uso compartido está deshabilitado, el acceso del destinatario al panel de compartir está restringido: no puede crear ni gestionar más enlaces para este archivo.

  • Revisión: un usuario puede editar el archivo, pero los cambios deben ser aceptados o rechazados por el propietario del archivo.

  • Relleno: un usuario solo puede completar formularios PDF.

  • Comentario: un usuario puede comentar el contenido del archivo sin editarlo.

  • Solo lectura: un usuario solo puede ver el archivo.

  

  nota

  El conjunto de roles disponibles depende del tipo de archivo. Para documentos de texto, son Edición, Revisión, Comentario y Solo lectura. Para hojas de cálculo, el rol Revisión no está disponible: solo se pueden seleccionar Edición, Comentario y Solo lectura. Para formularios PDF, los roles disponibles son Edición y Relleno.

  Las siguientes opciones están disponibles para carpetas:

  • Editor: un usuario puede realizar las siguientes operaciones con archivos en la carpeta: visualización, edición, relleno de formularios, revisión, comentarios.
  • Revisor: un usuario puede realizar las siguientes operaciones con archivos en la carpeta: visualización, revisión, comentarios.
  • Comentarista: un usuario puede realizar las siguientes operaciones con archivos en la carpeta: visualización, comentarios.
  • Visualizador: un usuario solo puede ver archivos en la carpeta.

• Por defecto, el enlace es válido por tiempo ilimitado. Para que el enlace expire, abra la configuración del enlace y use la opción Limitar por período de tiempo que se describe a continuación.

• Haga clic en el icono Mostrar acciones del enlace para abrir la configuración del enlace, copiar o eliminar el enlace.

  El panel Editar enlace compartido le permite cambiar los parámetros básicos del enlace si es necesario o establecer otros adicionales. Las siguientes configuraciones están disponibles:

  

  • Use la opción Rol para el enlace para cambiar los permisos para un archivo (Edición, Revisión, Relleno, Comentario, Solo lectura) o carpeta (Visualizador, Editor, Revisor o Comentarista). Tenga en cuenta que los destinatarios que acceden al archivo mediante un enlace con permiso de Edición no pueden gestionar ni crear más enlaces compartidos.
  • Use el Nombre del enlace para distinguir varios enlaces.
  • Quién tiene acceso – seleccione quién tendrá acceso público a su archivo: Cualquier persona con el enlace o Solo usuarios del espacio de trabajo.
  • Establezca una contraseña para proteger el enlace.

    1. Active el interruptor Acceso con contraseña.

    2. Haga clic en el icono para generar una contraseña o ingrésela manualmente en el campo correspondiente.

       nota

       La contraseña debe tener al menos 8 caracteres. Se permiten los siguientes caracteres: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

    3. Para limpiar el campo de contraseña, haga clic en el botón Limpiar.

    4. Para copiar la contraseña al portapapeles para compartirla en el futuro, haga clic en el botón Copiar contraseña.

  • Habilite el interruptor Restringir copia de contenido del archivo, descarga y impresión para deshabilitar las descargas de archivos y carpetas compartidos a través de un enlace.
  • Use la opción Limitar por período de tiempo para limitar el período de disponibilidad del enlace: haga clic en Seleccionar fecha y establezca una fecha de caducidad.
  • Para guardar los cambios realizados en los parámetros del enlace compartido, haga clic en el botón Guardar.

Si necesita más de un enlace, use el icono en la sección Enlaces compartidos.

Compartir con ciertos usuarios del espacio de trabajo

En la aplicación Archivos, también puede compartir el archivo o la carpeta seleccionados con ciertos usuarios o grupos del espacio de trabajo:

1. Abra la pantalla Información -> Compartir haciendo clic en el icono junto al archivo en la Vista compacta. Alternativamente, haga clic derecho en el archivo y seleccione la opción Compartir -> Gestionar enlaces.

   También puede hacer clic en el botón Compartir dentro del documento abierto.

2. Haga clic en el icono .

3. En la pantalla Contactos, cambie entre las pestañas Miembros, Grupos e Invitados y marque las personas o grupos necesarios.

4. Puede establecer un nivel de permiso común para todos los miembros, invitados y grupos seleccionados utilizando el menú en la parte inferior de la pantalla:

   • Acceso completo – compartir, edición, revisión, comentarios y cambio de nombre.
   • Edición – visualización, edición, revisión, comentarios.
   • Revisión – visualización, revisión, comentarios.
   • Comentario – visualización, comentarios.
   • Solo lectura – visualización del archivo.
   • Denegar acceso – sin acceso para ver, editar ni gestionar este archivo.

   La lista anterior se muestra para documentos de texto. Para hojas de cálculo, el nivel Revisión no se ofrece y la revisión se excluye de las descripciones de Acceso completo y Edición.

   Cuando esté listo, haga clic en el botón Seleccionar: muestra el número de contactos seleccionados, por ejemplo, Seleccionar (1).

   

5. En la pantalla Información -> Compartir, puede cambiar el nivel de permiso seleccionado para cada miembro, invitado o grupo utilizando el menú cerca de sus nombres. El mismo menú contiene la opción Eliminar, que revoca el acceso concedido a esta persona o grupo.

6. El archivo o la carpeta compartidos se marcarán con el icono en la lista de archivos y estarán disponibles para los usuarios seleccionados del espacio de trabajo en la sección Compartido conmigo de la aplicación Archivos.

nota

Compartir con ciertos contactos solo está disponible en la aplicación Archivos. En las aplicaciones Salas y Formularios, el acceso se gestiona mediante la pertenencia a la sala.

Dependiendo del nivel de permiso, las siguientes acciones con archivos están disponibles:

Acciones	Acceso completo	Edición	Revisión	Comentario	Solo lectura	Denegar acceso
Edición del archivo
Edición de texto	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Edición de propiedades de campo (controles de contenido)	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Edición de filtros en una hoja de cálculo	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Relleno de campos de formulario	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Revisar	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Comentar	✔	✔	✔	✔	✖	✖
Visualización (lectura)
Visualización de contenido	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Visualización de comentarios	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Copiar contenido al portapapeles	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Imprimir	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Descargar	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Guardar como	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Visualización del historial de versiones	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gestión
Acceso al panel de compartir	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Visualización del historial	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gestión del historial de versiones	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Resaltar cambios realizados por otros usuarios	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Mostrar usuarios que están editando el archivo ("Ver usuarios")	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Renombrar un archivo	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Crear archivos/carpetas	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Subir archivos	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Eliminar archivos/carpetas	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Mover archivos/carpetas	✔	✖	✖	✖	✖	✖

Compartir formularios PDF

Al compartir formularios PDF almacenados en la aplicación Archivos, el enlace se crea para edición. Los roles disponibles para el enlace son Edición y Relleno.

Si eliges la opción Relleno, se abre el panel Compartir para rellenar con las opciones de uso compartido disponibles:

• La opción Compartir rápidamente permite crear un enlace externo con derechos para rellenar y compartir directamente sin crear una sala.
• La opción Recopilación de datos del formulario permite compartir el formulario a través de una sala de llenado de formularios y exportar los datos recopilados a XLSX para su análisis posterior. Puedes elegir una de las salas existentes o crear una nueva. Aprende más sobre salas de llenado de formularios.
• La opción Relleno basado en roles de los destinatarios permite rellenar el formulario original junto con otros destinatarios en una Sala de Datos Virtual. Puedes elegir una de las salas existentes o crear una nueva. Cuando copias el formulario PDF a una Sala de Datos Virtual, aparece una nueva ventana con una propuesta para asignar roles. Aprende más sobre Salas de Datos Virtuales.

nota

El derecho de acceso Relleno, incluido Compartir rápidamente, solo está disponible para los formularios PDF almacenados en la aplicación Archivos. Para los formularios PDF ubicados en salas Públicas, Personalizadas o de Colaboración, la opción Relleno no está disponible al crear un enlace. El único permiso de enlace disponible para dichos formularios es Edición.

Para los formularios que ya están almacenados en una sala de llenado de formularios, consulta Compartir formularios en Formularios.

Crear salas basadas en el contenido de la aplicación Archivos

Si deseas crear una nueva sala a partir de los archivos o carpetas seleccionados de la aplicación Archivos, selecciona varios archivos/carpetas y utiliza la opción Crear sala que aparece en la barra de herramientas superior. Para archivos/carpetas individuales, puedes hacer clic derecho en el archivo/carpeta y seleccionar la opción Compartir -> Crear sala del menú contextual. Luego sigue las instrucciones para crear salas.

Todos los archivos seleccionados o el contenido de la carpeta seleccionada se copiarán allí.

Después, puedes invitar a otros usuarios a colaborar en los archivos dentro de una sala.