Gestión y edición de documentos en Archivos

La aplicación Archivos es donde se almacenan tus propios documentos. Puedes subir archivos y carpetas existentes, crear nuevos y organizarlos en carpetas. También es posible gestionar versiones, bloquear archivos para coautores, renombrar documentos, moverlos o copiarlos a otra ubicación y eliminar los archivos innecesarios.

Los documentos almacenados en la aplicación Archivos se pueden compartir con otros usuarios del espacio de trabajo o a través de un enlace externo, o utilizar como base para una nueva sala.

Los usuarios pueden trabajar con documentos existentes, hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF y libros electrónicos, así como ver diagramas, archivos multimedia e imágenes utilizando los Editores en línea de ONLYOFFICE.

También es posible ajustar la configuración de gestión de archivos.

nota

Este artículo describe el trabajo con los documentos almacenados en la aplicación Archivos. Para saber cómo gestionar los documentos almacenados en salas, consulta el artículo Gestión y edición de documentos en Salas.

Subir archivos y carpetas

Para subir un archivo,

1. abre la aplicación Archivos y ve a la carpeta donde deseas subir tus archivos,
2. haz clic en el botón Nuevo encima de la lista de documentos,
3. selecciona la opción Cargar archivos del menú,
4. elige los archivos que deseas subir en la ventana del gestor de archivos y haz clic en el botón Abrir.

O simplemente arrastra y suelta un archivo o varios archivos seleccionados desde tu computadora al área de trabajo para subirlos a tu espacio de trabajo de manera aún más fácil. En el centro de la pantalla, aparece un botón flotante con información sobre dónde se colocará el elemento seleccionado. Cuando comienza el proceso de subida, el botón flotante se mueve a la esquina derecha.

Si el formato del archivo difiere de Office Open XML, el archivo se convertirá al formato .docx/.xlsx/.pptx para una edición más rápida. Aparecerá la ventana Carga de archivos, donde podrás seleccionar si deseas guardar ambos archivos (un archivo en su formato original y un archivo en el formato Office Open XML). Si no necesitas archivos en el formato original, puedes desmarcar la casilla Guardar la copia del archivo en el formato original. Esto se tendrá en cuenta durante las próximas operaciones de subida, y un archivo convertido se añadirá como una nueva versión del archivo original en lugar de como un archivo nuevo separado. Marca la casilla No volver a mostrar este mensaje si no deseas que esta ventana aparezca durante las próximas subidas. Haz clic en Continuar para iniciar la subida, o en Cerrar para cancelarla.

Si un archivo original está protegido con una contraseña, se requerirá la contraseña para convertir el archivo. Si haces clic en el icono Convertir y Abrir a la derecha del documento subido en la lista de archivos, se abrirá una nueva ventana donde deberás ingresar una contraseña.

nota

Si ya existe un archivo con el mismo nombre en la carpeta, se creará una copia del archivo por defecto.

El estado actual de las subidas y conversiones se puede encontrar haciendo clic en el icono . Se abrirá el panel Carga y conversión. Muestra los documentos que ya han sido subidos y convertidos, así como los que aún están en la cola.

Si ocurre un error durante el proceso de subida (por ejemplo, debido a una falla de red, tiempo de espera agotado o error interno del servidor), puedes hacer clic en Volver a intentar junto al archivo necesario para subir el archivo nuevamente.

Para cancelar la subida de un archivo, haz clic en el icono de cruz junto al archivo. Para detener la subida de todos los archivos a la vez, haz clic en el icono de cruz gris en la esquina superior derecha. Para borrar el panel Carga y conversión, haz clic en el icono . El historial de documentos subidos y convertidos se eliminará.

Para subir una carpeta que contiene subcarpetas y documentos anidados:

1. haz clic en el botón Nuevo encima de la lista de documentos,
2. selecciona la opción Cargar carpeta del menú,
3. elige la carpeta que deseas subir en la ventana del gestor de archivos y haz clic en el botón Abrir.

Esto también se puede hacer arrastrando la carpeta necesaria desde la ventana del gestor de archivos al área de trabajo.

Crear nuevos archivos y carpetas

Para crear nuevos archivos o carpetas,

1. abre la aplicación Archivos y ve a la carpeta donde deseas crear un nuevo archivo,

2. haz clic en el botón Nuevo encima de la lista de documentos, o haz clic derecho dentro del área de trabajo y selecciona una de las siguientes opciones:

   • Nuevo documento para crear un nuevo documento de texto,
   • Nueva hoja de cálculo para crear una nueva hoja de cálculo,
   • Nueva presentación para crear una nueva presentación,
   • Formulario PDF -> En blanco para crear un nuevo formulario PDF en blanco, o Formulario PDF -> Desde archivo de texto para crearlo a partir de un archivo de texto subido de antemano,
   • Nueva carpeta para crear una nueva carpeta,
   • Más -> Draw.io para crear un nuevo diagrama usando el plugin Draw.io,
   • Más -> Markdown para crear un nuevo archivo .md usando el plugin Markdown,
   • Más -> URL para crear un nuevo archivo URL usando el plugin URL. Los archivos URL contienen un enlace externo y se pueden abrir directamente desde la lista de archivos.
   • Galería de plantillas para crear un archivo a partir de una de las plantillas prediseñadas.

3. ingresa un nombre para tu archivo o carpeta en el campo correspondiente y haz clic en el botón Crear.

   nota

   si no deseas ingresar el nombre del archivo, puedes marcar la casilla No volver a preguntar por el nombre del archivo al crearlo o usar la opción correspondiente en la configuración de gestión de archivos.

Gestionar documentos

Para encontrar rápidamente un documento necesario, utiliza el panel Opciones de búsqueda en la parte superior de la lista de documentos.

Haz clic en el botón para abrir el panel Opciones de búsqueda y especifica los parámetros de búsqueda y filtro necesarios:

1. Para filtrar elementos por Autor, haz clic en Yo o usa la opción Otro y selecciona el usuario necesario de la lista.
2. Para filtrar elementos por Tipo, elige una de las siguientes opciones: Carpetas, Archivos, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Documentos PDF, Formularios PDF, Diagramas, Archivos, Imágenes, Multimedia.
3. Haz clic en el botón Aplicar para aplicar los filtros, o en Cancelar para cerrar el panel. Para borrar el filtro, utiliza el icono junto al título del panel.

Introduce un título de documento, total o parcialmente, en el campo de búsqueda y presiona la tecla Enter para mostrar el(los) elemento(s) encontrado(s). Si deseas ir a la carpeta donde se encuentra el archivo encontrado, haz clic derecho en el archivo y utiliza la opción Abrir ubicación. Para ir a la carpeta principal que está un nivel arriba de la carpeta actual, utiliza la flecha .

Ordena los documentos por parámetros (Nombre, Fecha de actualización, Tamaño) usando el botón . Haz clic en la flecha junto al parámetro seleccionado para cambiar el orden de clasificación.

Usa los botones o a la derecha para cambiar entre los modos de visualización disponibles: Vista de miniaturas y Vista compacta. No se generan miniaturas para servicios de terceros conectados.

El modo de visualización correspondiente Vista de miniaturas:

Usa el icono para mostrar u ocultar las columnas Autor, Creado, Modificado, Tamaño, Tipo en la lista de documentos (Vista compacta).

Usando el menú contextual, puedes realizar las siguientes operaciones con tus documentos:

• Seleccionar para seleccionar el archivo en la lista.

• Editar para abrir el documento para edición en una nueva pestaña.

• Editar diagrama (disponible para los archivos .drawio) para abrir el diagrama para edición usando el plugin Draw.io.

• Convertir a PDF (disponible para los archivos .docx, .xlsx, .pptx) para convertir documentos, hojas de cálculo y presentaciones a PDF usando el plugin PDF-Converter.

• Convertir a texto (disponible para archivos de audio y video) para convertir el habla de archivos de audio y video en texto usando el plugin Speech-to-text.

• Más opciones -> Editar/Previsualizar markdown (disponible para los archivos .md) para abrir el archivo para edición/visualización usando el plugin Markdown.

• Vista previa para abrir el documento en modo Vista previa en una nueva pestaña.

• Preguntar a la IA para adjuntar el documento a un mensaje en un chat de IA. Después de hacer clic en este elemento del menú, se abrirá el panel de selección de agentes de IA. Una vez seleccionado, el agente se abrirá en la pestaña de chat y el archivo se adjuntará a él. Esta opción está disponible para todos los formatos de archivo que se pueden adjuntar al chat de IA (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Compartir - esta entrada de menú contiene las siguientes subentradas:

  • Copiar enlace compartido para obtener un enlace al archivo para otros usuarios del espacio de trabajo o para cualquiera que conozca el enlace.
  • Configuración de uso compartido para abrir la configuración de uso compartido y proporcionar acceso al archivo a través de un enlace.
  • Crear sala para crear una nueva sala con base en los documentos/carpetas seleccionados. Después de crear la sala, los archivos/carpetas seleccionados se copiarán a la sala creada.

• Más opciones - esta entrada de menú contiene las siguientes subentradas:

  • Información del archivo para abrir el panel Información, que contiene las siguientes pestañas:

    • Compartir: los enlaces mediante los que se comparte el archivo y la lista de los usuarios que tienen acceso a él. Usa la opción Crear y copiar para generar un nuevo enlace compartido.
    • Historial: los cambios recientes realizados en el archivo, agrupados por día.
    • Detalles: la vista previa del archivo y sus propiedades: Propietario, Tipo, Extensión de archivo, Tamaño, Fecha de modificación, Ultima modificación por, Fecha de creación, Versiones, Comentarios. Usa el enlace Editar debajo del comentario para cambiarlo.

    Para abrir el mismo panel puedes hacer clic en el icono ubicado en la esquina superior derecha.

  • Mostrar historial de versiones para abrir la lista de historial de versiones, donde cada versión se describe en detalle: se indican el Número de versión, la Fecha y hora, el Autor y los Comentarios. El menú en la lista de historial de versiones también te permite Abrir la versión para visualizarla, Editar comentario de una versión determinada, Restaurar o Descargar la versión necesaria.

• Habilitar Filtro personalizado (disponible para los archivos .xlsx) para habilitar la opción de Filtro personalizado para que un usuario pueda ver archivos .xlsx según su propio filtro. Sin embargo, otros usuarios del espacio de trabajo no pueden agregar nuevos filtros ni eliminar los existentes aplicados previamente por el creador de la hoja de cálculo. Además, los filtros aplicados por un usuario con permisos de Filtro personalizado se mostrarán solo para él. Los resultados del filtro mostrados permanecerán sin cambios para los demás. Cuando el Filtro personalizado está habilitado, el icono se muestra junto al archivo en la lista.

• Deshabilitar Filtro personalizado (disponible para los archivos .xlsx) para deshabilitar la opción de Filtro personalizado previamente habilitada.

• Bloquear/Desbloquear el archivo para bloquearlo o desbloquearlo para una edición posterior por otros usuarios con los derechos de edición correspondientes.

• Marcar como favorito para agregar el archivo a la sección Archivos favoritos.

• Quitar de favoritos para quitar un archivo de la sección Archivos favoritos.

• Abrir ubicación (disponible en las secciones Archivos favoritos y Archivos recientes) para cambiar a la sección que contiene este archivo.

• Descargar - esta entrada de menú contiene las siguientes subentradas:

  • Formato original para descargar el archivo en el formato original en el disco duro de tu computadora.

  • Descargar como para descargar el archivo en el formato seleccionado en el disco duro de tu computadora.

    nota

    Si se eligen varios archivos para descargar, se empaquetarán en un archivo .zip y se guardarán en tu disco duro.

• Mover o Copiar - esta entrada de menú contiene las siguientes subentradas:

  • Mover a otra carpeta, sala o almacenamiento de terceros. También puedes crear una nueva carpeta dentro de la sala seleccionada haciendo clic en el botón Nueva carpeta.
  • Copiar el archivo y mover la copia creada a la carpeta o sala seleccionada. También puedes crear una nueva carpeta dentro de la ubicación seleccionada haciendo clic en el botón Nueva carpeta.
  • Duplicar el archivo en la carpeta actual. Los elementos duplicados tienen un índice al final del nombre.

• Renombrar el archivo.

• Eliminar el archivo moviéndolo a la Papelera de reciclaje.

• Quitar de la lista (disponible en la sección Archivos recientes) para quitar el archivo de esa lista.

Las operaciones en grupo con archivos se pueden realizar usando los botones en la parte superior o el menú contextual. Para crear una sala a partir de los archivos seleccionados, descargar, mover, copiar o eliminar varios archivos a la vez,

1. abre la aplicación Archivos haciendo clic en la opción correspondiente en el panel lateral izquierdo,
2. pasa el cursor sobre el icono del archivo y marca las casillas de los archivos que deseas gestionar,
3. haz clic en el botón necesario en la parte superior dependiendo de la operación que deseas realizar: Crear sala, Descargar, Descargar como, Mover a, Copiar o Eliminar. El conjunto de botones mostrados depende de las operaciones disponibles para los elementos seleccionados.

Usa la flecha junto a la casilla del panel superior para seleccionar los elementos por tipo a la vez: Todos, Imágenes, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Archivos.

Usar la sección Compartido conmigo

Puedes compartir archivos y carpetas individuales almacenados en la aplicación Archivos a través de un enlace, o individualmente con un usuario específico del espacio de trabajo. Para más detalles, lee este artículo.

Los archivos y carpetas compartidos contigo por otros usuarios del espacio de trabajo desde su aplicación Archivos estarán disponibles en la sección Compartido conmigo. Los archivos y carpetas compartidos a través de un enlace desde las salas no se incluyen en la sección Compartido conmigo.

La columna Nivel de acceso en la lista de archivos muestra tu nivel de permiso.

Puedes ocultar archivos y carpetas compartidos de la lista Compartido conmigo haciendo clic en la opción Quitar de la lista en el menú contextual. En este caso, tus permisos en el panel Compartir cambiarán a Denegar acceso.

nota

Si obtienes acceso al mismo archivo o carpeta de múltiples maneras, se aplica una prioridad basada en la fuente:

• Los derechos personales son los más fuertes.
• Los derechos de grupo son más fuertes que los derechos de enlace.
• Los derechos de enlace son los más débiles.

Por ejemplo, te invitan como Visor, pero también tienes un enlace con Acceso completo. Al seguir el enlace, solo tendrás acceso de Sólo lectura.

Si no hay derechos personales, cuando haces clic en un enlace a un archivo, se mostrará en la sección Compartido conmigo con los mismos derechos que tenía el enlace. Se recuerdan los permisos del último enlace abierto.

Añadir documentos a Archivos favoritos

Cada aplicación tiene sus propias secciones Archivos recientes, Archivos favoritos y Papelera de reciclaje en el panel lateral izquierdo. En la aplicación Archivos, la sección Archivos favoritos contiene los archivos y carpetas que marcaste allí como favoritos. Para añadir un archivo/carpeta a Archivos favoritos:

1. abre la aplicación Archivos,
2. encuentra el archivo/carpeta necesario y haz clic en el icono junto a él,
3. selecciona la opción Marcar como favorito.

O

1. abre el documento necesario,
2. haz clic en el botón Marcar como favorito en la esquina superior derecha.

El archivo estará disponible en la sección Archivos favoritos y marcado con el icono en la lista de archivos.

Dentro de la sección Archivos favoritos, puedes usar la opción Abrir ubicación en el menú contextual para cambiar a la sección que contiene este archivo.

Para quitar un archivo añadido de Archivos favoritos, usa la opción Quitar de favoritos en el menú contextual o haz clic en el icono junto al nombre del archivo.

Usar la sección Archivos recientes

La sección Archivos recientes muestra los documentos que abriste recientemente en el editor. Contiene los últimos 100 archivos, que se almacenan durante 90 días.

El menú contextual en la sección Archivos recientes tiene un número limitado de elementos. Puedes realizar las siguientes acciones: seleccionar el archivo, previsualizarlo, ver sus propiedades, como información e historial de versiones, abrir su ubicación (excepto archivos accesibles por enlace), descargar el archivo, moverlo o copiarlo, renombrarlo y quitar el archivo de la lista.

Visualización y edición de documentos

Puedes ver y editar tus documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y documentos PDF directamente en tu espacio de trabajo usando los editores en línea multifuncionales de ONLYOFFICE.

También puedes ver:

• archivos multimedia en los formatos más populares, incluyendo avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm, etc.
• imágenes bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• libros electrónicos fb2, epub
• diagramas vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Para editar un documento, haz clic en su título o haz clic en el icono junto a él, selecciona la opción Editar, y se abrirá en una nueva pestaña del navegador de Internet. Si el archivo está siendo editado actualmente, verás el icono de lápiz coloreado . Para saber más sobre las características de los editores, visita esta página.

nota

Si se ha alcanzado la cuota de almacenamiento de un usuario, al abrir un documento se iniciará en modo de solo visualización y se mostrará un banner para notificar que se ha superado la cuota. Además, si se alcanza la cuota mientras se edita y guarda un documento, aparecerá un banner en el editor para notificar el límite de la cuota.

Una vez que edites un documento, hoja de cálculo o presentación y guardes los cambios realizados, ambas versiones de tu archivo estarán disponibles, para que puedas restaurar la anterior si es necesario. Para obtener más información sobre las versiones, consulta este artículo.

Para ver un archivo, haz clic en el icono junto a él y selecciona la opción Vista previa. Esto abrirá el archivo con el visor correspondiente de ONLYOFFICE. Los archivos de imagen se abrirán en la misma ventana, mientras que los archivos de texto se mostrarán en una nueva pestaña de tu navegador de Internet. Los visores de ONLYOFFICE ofrecen herramientas estándar para acercar/alejar tus archivos, ajustar su tamaño, navegar entre sus páginas, descargarlos o imprimirlos.

Al ver archivos multimedia con el visor en línea, puedes usar los botones correspondientes para iniciar o pausar la reproducción, ajustar el nivel de volumen o cambiar al modo de pantalla completa, ir al archivo multimedia anterior o siguiente, descargar o eliminar el archivo.

Al ver archivos de imagen con el visor en línea, puedes usar los botones correspondientes para acercar o alejar la imagen, mostrar el tamaño real de la imagen (si la imagen ha sido ampliada o reducida), rotar la imagen en sentido horario o antihorario, ir a la imagen anterior o siguiente, descargar o eliminar el archivo.

Al ver diagramas con el Visor de Diagramas, puedes navegar entre páginas, usar los botones de zoom, imprimir o descargar el diagrama. Para obtener más información sobre las características del Visor de Diagramas, visita esta página.