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¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa?

Para administrador

Introducción

Creación de espacio de almacenamiento buen organizado para la documentación de su empresa puede ayudarle a ahorrar tiempo y considerablemente aumentar productividad y eficacia del trabajo.

El portal le ofrece un espacio común para almacenar la documentación de su empresa - Documentos comunes y le permite formarlo como usted quiere: creando carpetas y estableciendo permisos para ellas.

Esta guía le enseñará como hacerlo.

Paso 1. Acceda a Documentos

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace Documentos.

¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 1 ¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 1

Si ya ha accedido al portal y lo está usando por algún tiempo, pase al módulo Documentos, abriendo la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y eligiendo la opción correspondiente.

Paso 2. Cree una estructura

La carpeta Mis Documentos se abrirá.

El modo más sencillo para organizar la documentación de una empresa es agruparla creando una carpeta para cada departamento de la empresa.

Vaya a la sección Documentos comunes pulsando el enlace correspondiente en la izquierda panel lateral. Pulse el botón Crear en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Crear carpeta en el menú desplegable. Introduzca un nombre para su carpeta, por ejemplo, el nombre de un departamento, y pulse el botón Crear Crear icono.

¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 2 ¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 2

La carpeta con el nombre especificado se creará en la sección Documentos comunes. De esa manera usted puede crear tan muchas carpetas como quiere usted.

Paso 3. Establezca los permisos

De manera predeterminada, todos los archivos y carpetas que contiene la sección Documentos comunes están disponibles para todos los usuarios del portal. Para limitar el acceso usted tiene que establecer permisos para todas las carpetas creadas.

Pulse el botón Acceso al lado derecho de la carpeta necesaria o use la opción Ajustes de uso compartido en el menú contextual para abrir la ventana Ajustes de acceso.

Primeramente, usted tiene que bloquear el acceso Sólo lectura concedido a todos los usuarios del portal de manera predeterminada. En la línea Todos, pulse el enlace Sólo lectura y seleccione la opción Prohibir acceso en la lista.

¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 3 ¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 3

Ahora para conceder acceso a esta carpeta a un departamento de la empresa pulse el enlace Añadir grupos en la parte superior de la ventana y seleccione un grupo necesario.

Para conceder el acceso completo para que todos los usuarios de un grupo seleccionado puedan no sólo ver los documentos, sino también crear y editarlos, subir y desplazar los archivos directamente a esta carpeta, pulse el enlace Sólo lectura y elija la opción Acceso completo.

¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 3 ¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 3

Para aplicar todos los cambios realizados pulse el botón Guardar.

Usted puede fijar los permisos de acceso para varios archivos/carpetas a la vez.

Marque los archivos/carpetas que usted quiere compartir con otros usuarios de portal y pulse el botón Ajustes de uso compartido. En la ventana abierta Ajustes de uso compartido usted verá todos los usuarios y grupos que tienen el acceso a los artículos seleccionados. Si usted verá el enlace Varios al lado del nombre de usuario, esto significa que el/ella tiene los niveles de acceso diferentes a los artículos seleccionados.

Si usted quiere fijar los mismos permisos de acceso a los artículos seleccionados para un usuario/ grupo de usuarios, pulse el botón Varios y seleccione una de las opciones de acceso disponibles.

¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 3 ¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 3

Para aplicar todos los cambios realizados pulse el botón Guardar.

Paso 4. Organice documentos

Para mover unos documentos a las carpetas apropiadas, marque la casilla al lado de documentos necesarios, pulse el botón Mover a y seleccione la carpeta a la que usted quiere mover los documentos.

¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 4 ¿Cómo organizar y gestionar la documentación de su empresa? Paso 4

Los documentos se moverán a la carpeta seleccionada.

También es posible subir unos archivos nuevos directamente a la carpeta creada entrándola y usando el botón Subir en la esquina izquierda superior de la página. Los derechos de acceso establecidos para la carpeta serán aplicados a todos los documentos subidos allí.

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