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Versionen und Revisionen in den Dokumenten


Bei der Arbeit in dem Modul 'Dokumente' und der Sektion 'Dokumente' des Moduls 'Projekte' haben Sie vielleicht bereits bemerkt, dass es eine Zahl neben dem Dateinamen gibt, die die Anzahl der Dateiversionen zeigt. Möchten Sie mehr über die Dateiversionen und -revisionen erfahren? Lesen Sie diesen Tipp für weitere Anweisungen.

Handlungsanweisung

Nach dem Erstellen und Hochladen Ihrer Datei in die Dokumente wird sie im notwendigen Ordner angezeigt, den Sie geöffnet haben, bevor Sie die Datei erstellt oder hochgeladen haben. Nach der ersten Bearbeitung und Speicherung der Datei bekommt sie eine Versionsnummer Vers.1. Die Dateiversionen enthalten jetzt die Revisionen, d.h. kleinere Änderungen in der Datei. Falls Sie auf die Versionsnummer klicken, wird die Liste mit den Dateirevisionen angezeigt. Jedes Mal, wenn Sie die Datei ändern und speichern, wird die neue Revision zur Liste hinzugefügt. Die Version ist eine größere Änderung und sie enthält alle Dateirevisionen für einen bestimmten Zeitraum.

Falls die Datei mit demselben Namen im Ordner bereits existiert, wird eine Kopie der Datei standardmäßig erstellt. Falls Sie die Version der vorhandenen Datei aktualisieren möchten, klicken Sie auf den Link Allgemeine Einstellungen aus der Liste Einstellungen auf dem linken Seitenbereich und aktivieren Sie die Option Die Version der vorhandenen Datei mit demselben Namen aktualisieren. Dieser Parameter wird auf alle danach hochgeladenen Dateien angewendet.

Sie können einige Revisionen in einer Version zusammenfassen. Dafür bewegen Sie Ihren Mauszeiger über die gewünschte Revision und klicken Sie aufs Symbol Symbol Als Version markieren. Alle früheren Dateirevisionen und die gewählte Revision werden in einer Version zusammengefasst. Die Anzahl der Revisionen in einer Version wird so Number of revisions gekennzeichnet. Wenn Sie die Revisionen in einer Version vereinigen, wird die Anzahl der Versionen, die neben dem Dateinamen angezeigt wird, aktualisiert.

Sie können nicht nur jede Version oder Revision herunterladen, sondern auch sie in der Vorschau ansehen oder Kommentar eingeben, nutzen Sie dafür das entsprechende Symbol, das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Version/Revision richten.

Es kann vorkommen, dass das von Ihnen erstellte und für mehrere Kollegen freigegebene Dokument von einem Mitarbeiter bearbeitet wurde und Sie eine der vorherigen Versionen/Revisionen wiederherstellen möchten. Dafür führen Sie diese einfachen Schritte aus:

  1. Öffnen Sie Ihr Portal mithilfe Ihrer Zugangsdaten.
  2. Klicken Sie auf den Link Dokumente auf der Startseite.
  3. Öffnen Sie den notwendigen Ordner, der die Datei enthält, deren Version/Revision Sie wiederherstellen möchten.
  4. Klicken Sie aufs Versionssymbol neben der entsprechenden Datei. Die Liste Versionshistorie wird angezeigt.
  5. Finden Sie die Dateiversion/-revision, die Sie wiederherstellen möchten, anhand ihres Erstellungsdatums, der Uhrzeit oder des Verfassers. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie auch eine bestimmte Version/Revision durchsehen, indem Sie den Mauszeiger darauf richten und das Symbol Symbol Vorschau anklicken.
  6. Klicken Sie auf den Link Wiederherstellen.

Danach wird die gewählte Dateiversion/-revision wiederhergestellt.

Hilfreiche Hinweise

Wie sieht man die aktuelle Version eines Dokuments, einer Tabelle, Präsentation, Zeichnung durch?

Für die Vorschau einer Datei klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen und wählen Sie die Option Vorschau.

Ist es möglich, die Aktion 'Als Version markieren' rückgängig machen?

Ja. Falls Sie diese Aktion rückgängig machen möchten, richten Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Version und klicken Sie aufs Symbol Symbol Als Revision markieren.

Wie bearbeitet man die aktuelle Version eines Dokuments, einer Tabelle, Präsentation, Zeichnung?

Mit einem Klick auf das Symbol Symbol Bearbeiten neben einer bestimmten Datei innerhalb des Moduls 'Dokumente' und der Sektion 'Dokumente' des Moduls 'Projekte' können Sie diese mit dem Dokumenteneditor bearbeiten und die Änderungen direkt auf Ihrem Portal speichern. In diesem Fall können Sie die Datei nur im Vorschaumodus öffnen. Das Symbol Farbiger Bleistift mit Plus neben dem Titel des Dokuments bedeutet, dass Sie dieses Dokument gemeinsam mit den anderen Portalbenutzern bearbeiten können.

Wie erfahre ich, dass die für mich freigegebene Datei aktualisiert wurde?

Erstens werden Sie darüber im Feed-Tool benachrichtigt. Zweitens werden Sie das Symbol neu neben der aktualisierten Datei sehen.

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