Dateien und Ordner freigeben

Verfügbare Zugriffstypen

Mit der Dokumente-App können Sie eine Datei/einen Ordner mit Ihren Portalbenutzern/-gruppen teilen oder den Zugriff auf eine Datei für andere Personen ermöglichen, indem Sie einen Link zu einem Dokument freigeben. Die folgenden Zugriffstypen können ausgewählt werden:

• Vollzugriff - der Benutzer oder die Gruppe kann die Inhalte des Dokuments/Ordners anzeigen und bearbeiten,
• Formulare ausfüllen - der Benutzer oder die Gruppe kann nur das Formular anzeigen und die darin eingefügten Formularfelder ausfüllen,
• Kommentieren - der Benutzer oder die Gruppe kann nur das Dokument anzeigen und Kommentare hinzufügen sowie verwalten,
• Überprüfen - der Benutzer oder die Gruppe kann Korrekturen vorschlagen, ohne das Dokument tatsächlich zu bearbeiten (diese Option ist nur für .docx-Dateien verfügbar),
• Nur Lesen - der Benutzer oder die Gruppe kann nur die Inhalte des Dokuments/Ordners anzeigen,
• Zugriff verweigern - zuvor gewährte Berechtigungen für den Benutzer oder die Gruppe werden widerrufen.

Dateien und Ordner mit Portalbenutzern teilen

Um Ihre Datei/Ihren Ordner mit anderen Benutzern auf Ihrem Portal zu teilen:

1. Öffnen Sie das Freigabeeinstellungen-Panel:
   • Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem gewünschten Dokument/Ordner in der Dateiliste, um das Datei-/Ordner-Menü zu öffnen,
   • Wählen Sie die Freigabeeinstellungen-Option aus dem Menü.
2. Tippen Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um das Panel Mitglieder auswählen zu öffnen.
3. Wählen Sie die Benutzer/Gruppen/Gäste aus, mit denen Sie die Datei/den Ordner teilen möchten:

   • Das Panel Mitglieder auswählen hat drei Registerkarten: Mitglieder, Gruppen und Gäste.

   • Tippen Sie die erforderlichen Benutzer-/Gruppennamen in der Liste nacheinander an. Um die erforderlichen Personen schnell zu finden, können Sie auch das Suche-Feld über der Benutzerliste verwenden. Wenn Sie die Datei mit Gruppen teilen, können Sie auch die Option Admin oder Jeder wählen.

     

     Die Anzahl der ausgewählten Benutzer/Gruppen wird unten auf dem Bildschirm angezeigt. Um die Auswahl zu löschen, verwenden Sie das Symbol in der unteren linken Ecke.

4. Legen Sie einen Standardzugriffstyp für alle Personen/Gruppen fest, mit denen Sie das Dokument teilen möchten. Der Nur Lesen-Zugriffstyp wird standardmäßig gewährt. Wenn nötig, ändern Sie ihn, indem Sie rechts neben dem Menüpunkt Zugriffsrechte tippen und den erforderlichen Zugriffstyp auswählen.
5. Tippen Sie auf die Schaltfläche Weiter in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Die ausgewählten Benutzer/Gruppen werden in der Liste im Freigabeeinstellungen-Panel angezeigt.
6. Ändern Sie bei Bedarf den Zugriffstyp für jeden Benutzer/jede Gruppe separat. Tippen Sie dazu auf das Symbol rechts neben dem Benutzernamen und wählen Sie den erforderlichen Zugriffstyp.
7. Um eine Person/Gruppe aus der Liste zu entfernen, tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem Benutzernamen und wählen Sie die Option Zugriff verweigern.
8. Tippen Sie auf das Symbol im Abschnitt Freigegebene Links im Freigabeeinstellungen-Panel. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und Sie können ihn über einen Messenger oder auf andere Weise senden.
9. Um das Freigabeeinstellungen-Panel zu schließen, tippen Sie auf das Symbol in der oberen linken Ecke des Freigabeeinstellungen-Panels.

Dateien über den externen Link teilen

Um eine Datei über einen externen Link mit erweiterten Einstellungen zu teilen:

1. Öffnen Sie das Freigabeeinstellungen-Panel:

   • Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem gewünschten Dokument in der Dateiliste, um das Dateimenü zu öffnen,
   • Wählen Sie die Option Freigabeeinstellungen aus dem Menü.

2. Tippen Sie im Abschnitt Freigegebene Links auf das Symbol, um einen neuen freigegebenen Link zu erstellen. Um einen vorhandenen Link zu bearbeiten, tippen Sie auf das Symbol und ändern Sie die Einstellungen für Zugriffsrechte.

   

3. Das Panel Link bearbeiten wird mit den folgenden Einstellungen geöffnet:

   

   Linkname: Geben Sie einen benutzerdefinierten Namen für Ihren freigegebenen Link ein (Standard ist „Freigegebener Link“).

   Zugriffsrechte: Tippen Sie auf das Symbol neben dem Menüpunkt Zugriffsrechte, um den Zugriffstyp für Benutzer auszuwählen, die über diesen Link auf die Datei zugreifen:

   • Bearbeiten
   • Überprüfen
   • Kommentieren
   • Nur Lesen

   Link-Lebensdauer: Legen Sie fest, wie lange der Link aktiv bleibt. Tippen Sie, um eine Option auszuwählen:

   • 12 Stunden
   • 1 Tag
   • 7 Tage
   • Unbegrenzt
   • Benutzerdefiniert (ein bestimmtes Ablaufdatum und eine Ablaufzeit festlegen)

   Typ: Wählen Sie, wer auf die Datei zugreifen kann:

   • Jeder mit dem Link — jeder, der den Link hat, kann auf die Datei zugreifen.
   • Nur Apps-Benutzer — nur authentifizierte Apps-Benutzer können auf die Datei zugreifen.

   Abschnitt Schutz:

   • Passwortzugriff: Aktivieren Sie diesen Schalter, um für den Zugriff auf die Datei ein Passwort zu verlangen. Tippen Sie, um ein eigenes Passwort festzulegen.
   • Kopieren des Dateiinhalts, Herunterladen und Drucken einschränken: Aktivieren Sie diesen Schalter, um das Herunterladen, Kopieren und Drucken der über einen Link freigegebenen Datei zu deaktivieren.

4. Tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf Fertig, um Ihre Einstellungen zu speichern.

5. Teilen Sie den Link auf eine der folgenden Arten:

   • Tippen Sie auf das Symbol Teilen, um den Link direkt über Ihre installierten Messaging-Apps zu senden.
   • Tippen Sie auf das Symbol Link kopieren, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren und an beliebiger Stelle einzufügen.

6. Um vorhandene freigegebene Links zu verwalten, kehren Sie zum Freigabeeinstellungen-Panel zurück. Dort sehen Sie eine Liste aller aktiven freigegebenen Links. Der Zähler neben dem Abschnittstitel zeigt an, wie viele Links von der insgesamt zulässigen Anzahl derzeit aktiv sind.

7. Für jeden freigegebenen Link können Sie:

   • Auf das Symbol tippen, um den Link erneut zu teilen.
   • Auf das Symbol tippen, um die Einstellungen zum Bearbeiten des Links zu öffnen.

8. Um einen freigegebenen Link zu löschen, tippen Sie unten im Panel Link bearbeiten auf die Schaltfläche Link löschen.