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Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam?

Einleitung

Ob Sie einen Vertrag verfassen oder einen Artikel schreiben oder einen Text übersetzen, brauchen Sie mit den Personen besonders in der Abschlussphase zu kommunizieren, um die Details zu klären oder das Korrekturlesen des Dokuments durchzuführen. In diesem Fall ist die Handlungsreihenfolge mehr oder weniger gleich: Absenden des Dokuments - Warten auf das Ergebnis - Korrektur und Bearbeitung - Absenden des Dokuments - Warten auf das Ergebnis - Korrektur und Bearbeitung usw., bis das Ergebnis den Anforderungen der beiden Seiten entspricht.

Um diese Prozedur zu vermeiden und das beste Ergebnis ohne Zeitverschwendung mit Absenden und Warten zu erzielen, nutzen Sie die Funktion Gemeinsame Bearbeitung im Document Editor. Alles, was Sie machen müssen, ist den Link zu Ihrem Dokument an die gewünschte Person zu senden und die gemeinsame Bearbeitung des Dokuments durch Kommentare und Diskussionen in Echtzeit zu beginnen, ohne zusätzliche Anwendungen installieren zu müssen.

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie diese Operation in nur wenigen Schritten ausführen können.

Schritt 1. Öffnen Sie das Modul "Dokumente"

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link Dokumente.

Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 1 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 1

Wenn Sie sich in Ihrem Portal bereits angemeldet sind und es einige Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul Dokumente zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke jeder Portalseite und wählen Sie die entsprechende Option.

Schritt 2. Wählen Sie ein Dokument für die Bearbeitung

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet. Um das gewünschte Dokument zu finden, nutzen Sie den Filter über der Liste mit den Dokumenten.

Klicken Sie auf den Button Plus-Symbol und wählen Sie eine der Optionen: Dateien, Ordner, Dokumente, Tabellen, Präsentationen oder Bilder, oder geben Sie den Titel des Dokuments vollständig oder teilweise ins Feld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um das gewünschte Dokument zu finden.

Standardmäßig werden alle Dateien nach Datum in absteigender Reihenfolge (frühere Daten zuerst) sortiert. Nach Bedarf können Sie diese nach Titel, Typ oder Größe sortieren, indem Sie das Listenmenü Sortieren nach rechts vom Filter-Feld öffnen und die gewünschte Option wählen. Um die Reihenfolge von absteigend auf aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Symbol Sortierungsreihenfolge.

Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 2 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 2

Um ein Dokument zu bearbeiten, das auf Ihrer Festplatte aufbewahrt wird, laden Sie es zuerst in die Dokumente hoch, indem Sie auf den Button Hochladen Button Hochladen in der oberen linken Ecke der Seite klicken.

Sie können auch ein neues Dokument direkt auf dem Portal mit einem Klick auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke erstellen und den gewünschten Dateityp aus dem Listenmenü wählen.

Schritt 3. Konfigurieren Sie die Freigabeeinstellungen

Sobald das Dokument gefunden ist, klicken Sie auf den Button Freigeben rechts.

Im geöffneten Fenster Freigabeeinstellungen klicken Sie auf den Link Personen außerhalb des Portals links und wählen Sie die Ebene Voller Zugriff mit einem Klick auf den entsprechenden Radiobutton.

Dann wählen Sie, wie Sie den Link zu Ihrem Dokument verteilen möchten:

  • Senden Sie ihn per E-Mail
    Klicken Sie auf den Link per E-Mail in der Sektion Link freigeben und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person, an die Sie den Link versenden möchten, ins Feld ein, das unten erscheint. Mithilfe des Links Neuen Kontakt hinzufügen können Sie mehrere Empfänger angeben. Verfassen Sie eine Nachricht und klicken Sie auf den Button Senden.
Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 3 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 3
  • Veröffentlichen Sie ihn in sozialen Netzwerken
    Klicken Sie eines der Logos der verfügbaren sozialen Netzwerke: Google+, Facebook, Twitter und loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
  • Teilen Sie ihn auf eine andere Weise
    Klicken Sie auf den Link Link kopieren über dem Feld oder kopieren Sie den ganzen Link mit der Maus oder mithilfe der Tastenkombination STRG+A und STRG+C und senden Sie ihn per Instant-Messenger oder sonstiges Kommunikationsmittel.

Schritt 4. Beginnen Sie die gemeinsame Bearbeitung

Um die gemeinsame Bearbeitung des Dokuments zu beginnen, brauchen Sie nur dem versandten Link zu folgen.

Um das Dokument zu bearbeiten, muss die Person mit dem Link nicht unbedingt ein registrierter Benutzer des Portals sein oder ein eigenes Portal haben. Sie braucht das Dokument nicht herunterzuladen oder ein zusätzliches Textbearbeitungsprogramm zu installieren.

Nachdem die eingeladenen Personen dem Link gefolgt sind, können Sie das Dokument im ONLYOFFICE-Editor ohne Einschränkungen bearbeiten. Die Textabschnitte, die momentan bearbeitet werden, werden mit den gestrichelten Linien von unterschiedlichen Farben markiert.

Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 4 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 4

Sobald einer der Dokumentenbearbeiter seine Änderungen speichert, werden Sie einen Hinweis über die Aktualisierungen in der linken oberen Ecke auf der oberen Symbolleiste sehen. Um die Änderungen zu speichern und die Aktualisierungen zu erhalten, klicken Sie auf das Symbol Symbol Aktualisierungen erhalten. Die Aktualisierungen werden markiert.

Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 4 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 4

Schritt 5. Kommentieren Sie die Textabschnitte

Wenn Sie oder einer der Dokumentenbearbeiter die Änderungen kommentieren oder die zu bearbeitenden Textabschnitte markieren muss, nutzen Sie die Funktion Echt-Zeit-Kommentare.

Wählen Sie einen Textabschnitt, zu dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option Kommentar hinzufügen aus dem Kontextmenü. Ein Fenster wird geöffnet.

Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 5 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 5

Geben Sie den Text des Kommentars ein und klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Der kommentierte Textabschnitt wird markiert. Um den Kommentar zu bearbeiten oder zu entfernen, klicken Sie innerhalb des kommentierten Abschnitts und nutzen Sie das Symbol Symbol Bearbeiten oder Symbol Entfernen. Um ihn für andere Dokumentenbearbeiter verfügbar zu machen, speichern Sie das Dokument mithilfe des Symbols Symbol Speichern.

Um auf den von einem Bearbeiter hinzugefügten Kommentar zu antworten, klicken Sie innerhalb des kommentierten Abschnitts. Klicken Sie auf den Link Antwort hinzufügen im unteren Bereich des Fensters, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf den Button Antworten.

Wenn das Problem gelöst ist, klicken Sie auf den Link Lösen in der oberen rechten Ecke des Fensters.

Um den ganzen Verlauf der zu diesem Dokument hinzugefügten Kommentare nachzuvollziehen, öffnen Sie die Leiste Kommentare mit einem Klick auf das Symbol Symbol Kommentare im linken Seitenbereich.

Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 5 Wie bearbeiten Sie ein Online-Dokument gemeinsam? Schritt 5

Schritt 6. Besprechen Sie das Dokument

Um mit den Dokumentenbearbeitern bei der Bearbeitung zu kommunizieren, öffnen Sie die Leiste Chat mit einem Klick auf das Symbol Symbol Chat im linken Seitenbereich. Alle Benutzer, die momentan das Dokument bearbeiten, werden oben aufgelistet.

Um eine Diskussion zu eröffnen, geben Sie Ihre Nachricht ins Feld unten ein und klicken Sie auf den Button Senden.

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