Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten in Räumen

Ein Raum in der App Räume ist ein Bereich, in dem Sie gemeinsam mit den eingeladenen Mitgliedern an Dokumenten arbeiten. Sobald ein Raum erstellt ist, fügen Sie ihm Dokumente hinzu, um die Zusammenarbeit zu starten: Sie können vorhandene Dateien und Ordner hochladen, neue erstellen und den Zusammenarbeitsprozess steuern, indem Sie Versionen verwalten, Dateien für Co-Autoren sperren usw. Sie können Dokumente auch umbenennen, in einen anderen Raum verschieben oder kopieren und nicht benötigte Dateien löschen.

Welche Vorgänge Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihren Zugriffsrechten für den Raum und für die jeweilige Datei ab.

Benutzer können mit vorhandenen Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, PDF-Dateien und E-Books arbeiten sowie Diagramme, Multimedia- und Bilddateien mithilfe der ONLYOFFICE Online-Editoren anzeigen.

Es ist auch möglich, die Dateiverwaltungseinstellungen anzupassen.

hinweis

Dieser Artikel beschreibt die Arbeit mit den in Räumen gespeicherten Dokumenten. Wie Sie die in der App Dateien gespeicherten Dokumente verwalten, erfahren Sie im Artikel Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten in Dateien. Wie Sie Räume erstellen und Benutzer dazu einladen, erfahren Sie in den Artikeln Räume erstellen und Benutzer zu Räumen einladen.

Hochladen von Dateien und Ordnern

Um eine Datei hochzuladen:

1. Öffnen Sie den gewünschten Raum, in den Sie Ihre Dateien hochladen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu über der Dokumentliste.
3. Wählen Sie im Menü die Option Dateien hochladen.
4. Wählen Sie im Dateimanagerfenster die Dateien aus, die Sie in den Raum hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Oder ziehen Sie eine oder mehrere ausgewählte Dateien einfach per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in den Arbeitsbereich, um sie noch einfacher in Ihren Arbeitsbereich hochzuladen. In der Mitte des Bildschirms erscheint ein schwebender Button mit Informationen darüber, wo das ausgewählte Element platziert wird. Sobald der Upload-Vorgang startet, wandert der schwebende Button in die rechte Ecke.

Weicht das Dateiformat von Office Open XML ab, wird die Datei zur schnelleren Bearbeitung in das Format .docx/.xlsx/.pptx konvertiert. Es erscheint das Fenster Hochladen von Dateien, in dem Sie auswählen können, ob Sie beide Dateien speichern möchten (eine Datei im Originalformat und eine Datei im Office Open XML-Format). Wenn Sie die Dateien im Originalformat nicht im Raum benötigen, können Sie das Kontrollkästchen Kopie dieser Datei im Originalformat speichern deaktivieren. Dies wird beim nächsten Hochladen berücksichtigt, und die konvertierte Datei wird als neue Version der Originaldatei und nicht als neue separate Datei hinzugefügt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Nachricht nicht mehr anzeigen, wenn dieses Fenster bei den nächsten Uploads nicht erscheinen soll. Klicken Sie auf Weiter, um das Hochladen zu starten, oder auf Schließen, um es abzubrechen.

Wenn eine Originaldatei mit einem Kennwort geschützt ist, wird das Kennwort zum Konvertieren der Datei benötigt. Klicken Sie in der Dateiliste rechts neben dem hochgeladenen Dokument auf das Symbol Konvertieren & Öffnen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie ein Passwort eingeben müssen.

hinweis

Wenn die Datei mit demselben Namen bereits im Raum vorhanden ist, wird standardmäßig eine Kopie der Datei erstellt.

Den aktuellen Status der Uploads und Konvertierungen können Sie durch Klicken auf das Symbol abrufen. Das Fenster Hochladen & Konvertieren wird geöffnet. Es zeigt sowohl bereits hochgeladene und konvertierte Dokumente als auch solche, die sich noch in der Warteschlange befinden.

Wenn während des Upload-Vorgangs ein Fehler auftritt (z. B. aufgrund eines Netzwerkfehlers, einer Zeitüberschreitung oder eines internen Serverfehlers), können Sie neben der erforderlichen Datei auf Wiederholen klicken, um die Datei erneut hochzuladen.

Um das Hochladen einer Datei abzubrechen, klicken Sie auf das Kreuzsymbol neben der Datei. Um den Upload aller Dateien auf einmal zu stoppen, klicken Sie auf das graue Kreuzsymbol in der oberen rechten Ecke. Um das Fenster Hochladen & Konvertieren zu leeren, klicken Sie auf das Symbol . Der Verlauf der hochgeladenen und konvertierten Dokumente wird gelöscht.

So laden Sie einen Ordner hoch, der verschachtelte Unterordner und Dokumente enthält:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu über der Dokumentliste.
2. Wählen Sie im Menü die Option Ordner hochladen.
3. Wählen Sie im Dateimanagerfenster den Ordner aus, den Sie in den Raum hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Dies kann auch durch Ziehen des erforderlichen Ordners aus dem Dateimanagerfenster in den Arbeitsbereich erfolgen.

Erstellen neuer Dateien und Ordner

Um neue Dateien oder Ordner zu erstellen,

1. Öffnen Sie den gewünschten Raum, in dem Sie eine neue Datei erstellen möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu über der Dokumentliste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Raum und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Neues Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen,
   • Neue Tabelle, um eine neue Tabelle zu erstellen,
   • Neue Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen,
   • PDF-Formular -> Leer, um ein neues leeres PDF-Formular zu erstellen, oder PDF-Formular -> Aus Textdatei, um es auf Basis einer zuvor hochgeladenen Textdatei zu erstellen,
   • Neuer Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen,
   • Mehr -> Draw.io, um mit dem Draw.io-Plugin ein neues Diagramm zu erstellen,
   • Mehr -> Markdown, um mit dem Markdown-Plugin eine neue MD-Datei zu erstellen,
   • Mehr -> URL, um mit dem URL-Plugin eine neue URL-Datei zu erstellen. URL-Dateien enthalten einen externen Link und können direkt aus der Dateiliste geöffnet werden.
   • Vorlagegalerie, um eine Datei auf Basis einer der fertigen Vorlagen zu erstellen.

3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

   hinweis

   Wenn Sie den Dateinamen nicht eingeben möchten, können Sie das Kontrollkästchen Bei der Erstellung nicht mehr nach dem Dateinamen fragen aktivieren oder die entsprechende Option in den Dateiverwaltungseinstellungen verwenden.

Dokumente verwalten

Um schnell ein benötigtes Dokument zu finden, nutzen Sie das Fenster Suchoptionen oben in der Dokumentliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Fenster Suchoptionen zu öffnen, und geben Sie die erforderlichen Such- und Filterparameter an:

1. Um Elemente nach Verfasser zu filtern, klicken Sie auf Ich oder verwenden Sie die Option Sonstiges und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste aus.
2. Um Elemente nach Typ zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dateien, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, PDF-Dokumente, PDF-Formulare, Diagramme, Archive, Bilder, Medien.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um Filter anzuwenden, oder auf Abbrechen, um das Fenster zu schließen. Um den Filter zu löschen, verwenden Sie das Symbol neben dem Titel des Fensters.

Geben Sie den Titel eines Dokuments ganz oder teilweise in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen. Um zum Ordner mit der gefundenen Datei zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie die Option Ordner öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der sich eine Ebene über dem aktuellen Ordner befindet, verwenden Sie den Pfeil .

Sortieren Sie Dokumente nach Parametern (Name, Zuletzt geändertes Datum, Größe) mithilfe der Schaltfläche . Klicken Sie auf den Pfeil neben dem ausgewählten Parameter, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

Verwenden Sie die Schaltflächen oder rechts, um zwischen den verfügbaren Anzeigemodi zu wechseln: Miniaturansicht und Kompaktansicht. Für verbundene Drittanbieterdienste werden keine Miniaturansichten generiert.

Der entsprechende Anzeigemodus der Miniaturansicht:

hinweis

Die Miniaturansicht ist für virtuelle Datenräume nicht verfügbar (nur wenn die Indizierung aktiviert ist).

Verwenden Sie das Symbol , um die Spalten Verfasser, Erstellt, Verändert, Größe und Typ in der Dokumentliste anzuzeigen oder auszublenden (Kompaktansicht).

Über das Kontextmenü können Sie mit Ihren Dokumenten folgende Vorgänge durchführen:

• Auswählen, um die Datei in der Liste auszuwählen.

• Bearbeiten, um das Dokument zur Bearbeitung in einem neuen Tab zu öffnen.

• Diagramm bearbeiten (verfügbar für die .drawio-Dateien), um das Diagramm zur Bearbeitung mit dem Plugin Draw.io zu öffnen.

• In PDF konvertieren (verfügbar für die Dateien .docx, .xlsx, .pptx), um Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit dem Plugin PDF-Konverter in PDF zu konvertieren.

• In Text konvertieren (verfügbar für Audio- und Videodateien), um Sprache aus Audio- und Videodateien mithilfe des Plugins Sprache-zu-Text in Text umzuwandeln.

• Weitere Optionen -> Markdown bearbeiten/vorschauen (verfügbar für die .md-Dateien), um die Datei zum Bearbeiten/Anzeigen mit dem Markdown-Plugin zu öffnen.

• Vorschau, um das Dokument im Vorschau-Modus in einem neuen Tab zu öffnen.

• KI fragen, um das Dokument an einen Prompt in einem KI-Chat anzuhängen. Nach dem Klicken auf diesen Menüeintrag wird das Auswahlfenster für KI-Agenten geöffnet. Sobald ein Agent ausgewählt ist, wird er im Chat-Tab geöffnet und die Datei wird ihm angehängt. Diese Option ist für alle Dateiformate verfügbar, die an den KI-Chat angehängt werden können (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Freigeben – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:

  • Den freigegebenen Link kopieren, um einen Link zur Datei für andere Benutzer des Arbeitsbereichs oder für jeden zu erhalten, der den Link kennt.
  • Teilen-Einstellungen, um die Freigabeeinstellungen zu öffnen und den Zugriff auf die Datei über einen Link zu ermöglichen.

• Weitere Optionen – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:

  • Dateiinformationen, um das Fenster Informationen mit den folgenden Registerkarten zu öffnen:

    • Freigeben – die Links, über die die Datei freigegeben ist, und die Liste der Benutzer, die Zugriff darauf haben. Verwenden Sie die Option Erstellen und kopieren, um einen neuen Freigabelink zu generieren.
    • Geschichte – die letzten Änderungen an der Datei, nach Tagen gruppiert.
    • Details – die Dateivorschau und ihre Eigenschaften: Besitzer, Typ, Dateierweiterung, Größe, Änderungsdatum, Zuletzt geändert von, Erstellungsdatum, Versionen, Kommentare. Verwenden Sie den Link Bearbeiten unter dem Kommentar, um ihn zu ändern.

    Um dasselbe Fenster zu öffnen, können Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke klicken.

  • Einbetten, um den Code zum Einbetten der Datei in Ihre Website zu generieren.

  • Versionshistorie anzeigen, um die Versionsverlaufsliste zu öffnen, in der jede Version detailliert beschrieben wird: Versionsnummer, Datum und Uhrzeit, Verfasser und Kommentare werden aufgelistet. Über das Menü in der Versionsverlaufsliste können Sie die Version auch zum Anzeigen Öffnen, den Kommentar zu einer bestimmten Version bearbeiten und die gewünschte Version Wiederherstellen oder Herunterladen.

• Benutzerdefinierter Filter aktivieren (verfügbar für .xlsx-Dateien), um die Option „Benutzerdefinierter Filter“ zu aktivieren, damit ein Benutzer .xlsx-Dateien gemäß seinem eigenen Filter anzeigen kann. Andere Benutzer des Arbeitsbereichs können jedoch keine neuen Filter hinzufügen oder vorhandene entfernen, die zuvor vom Ersteller der Tabelle angewendet wurden. Außerdem werden die von einem Benutzer mit benutzerdefinierten Filterberechtigungen angewendeten Filter nur ihm angezeigt. Die angezeigten Filterergebnisse bleiben für die anderen unverändert. Wenn der benutzerdefinierte Filter aktiviert ist, wird das Symbol neben der Datei im Raum angezeigt.

• Benutzerdefinierten Filter deaktivieren (verfügbar für die .xlsx-Dateien), um die zuvor aktivierte benutzerdefinierte Filteroption zu deaktivieren.

• Sperren/Entsperren Sie die Datei, um sie für die weitere Bearbeitung durch andere Benutzer mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten zu sperren oder zu entsperren.

• Als Favorit kennzeichnen, um die Datei zum Abschnitt Favorisierte Dateien hinzuzufügen.

• Aus Favoriten entfernen, um eine Datei aus dem Abschnitt Favorisierte Dateien zu entfernen.

• Ordner öffnen (verfügbar in den Abschnitten Favorisierte Dateien und Zuletzt verwendete Dateien), um zu dem Abschnitt zu wechseln, der diese Datei enthält.

• Als gelesen kennzeichnen, um eine dem Raum hinzugefügte oder von einem anderen Benutzer bearbeitete Datei als gelesen zu markieren.

• Herunterladen – dieser Menüeintrag enthält folgende Untereinträge:

  • Originalformat, um die Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Computers herunterzuladen.

  • Herunterladen als, um die Datei im ausgewählten Format auf die Festplatte Ihres Computers herunterzuladen.

    hinweis

    Werden mehrere Dateien zum Download ausgewählt, werden diese in ein .zip-Archiv gepackt und auf Ihrer Festplatte gespeichert.

• Verschieben oder kopieren – dieser Menüeintrag enthält folgende Untereinträge:

  • In einen anderen Raum oder Speicher eines Drittanbieters verschieben. Sie können auch einen neuen Ordner im ausgewählten Raum erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken.
  • Kopieren Sie die Datei und verschieben Sie die erstellte Kopie in den ausgewählten Raum. Sie können auch einen neuen Ordner innerhalb des ausgewählten Raums erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken.
  • Duplizieren Sie die Datei im aktuellen Raum. Duplizierte Elemente haben am Ende des Namens einen Index.

• Index bearbeiten, um Dateien neu anzuordnen und Leerzeichen im Index des virtuellen Datenraums zu entfernen. Sie können die Dateireihenfolge mithilfe der Pfeile manuell einzeln ändern oder die Option Neu anordnen oben verwenden.

• Umbenennen der Datei.

• Löschen Sie die Datei, indem Sie sie in den Papierkorb verschieben.

• Aus Liste entfernen (verfügbar im Abschnitt Zuletzt verwendete Dateien), um die Datei aus dieser Liste zu entfernen.

Gruppenoperationen mit Dateien können über Schaltflächen oben oder über das Kontextmenü durchgeführt werden. Um mehrere Dateien gleichzeitig herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen,

1. öffnen Sie den gewünschten Raum, indem Sie im linken Bereich auf die Option Räume klicken,
2. bewegen Sie den Mauszeiger über das Dateisymbol und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Dateien, die Sie verwalten möchten,
3. klicken Sie je nach gewünschtem Vorgang oben auf die entsprechende Schaltfläche: Herunterladen, Herunterladen als, Verschieben, Kopieren oder Löschen. Welche Schaltflächen angezeigt werden, hängt von den für die ausgewählten Elemente verfügbaren Vorgängen ab.

Verwenden Sie den Pfeil neben dem Kontrollkästchen im oberen Bereich, um die Elemente auf einmal nach Typ auszuwählen. Die Liste enthält nur die Typen der im Raum gespeicherten Elemente, zum Beispiel Alle, Dokumente, Dateien.

Dokumente zu den favorisierten Dateien hinzufügen

Jede App hat im linken Bereich ihre eigenen Abschnitte Zuletzt verwendete Dateien, Favorisierte Dateien und Papierkorb. In der App Räume enthält der Abschnitt Favorisierte Dateien die Dateien und Ordner, die Sie in Ihren Räumen als Favoriten gekennzeichnet haben. Um eine Datei/einen Ordner zu den Favorisierten Dateien hinzuzufügen:

1. Öffnen Sie den gewünschten Raum.
2. Suchen Sie die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Symbol daneben.
3. Wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen.

ODER

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Favorit kennzeichnen in der oberen rechten Ecke.

Die Datei ist dann im Abschnitt Favorisierte Dateien verfügbar und in der Dateiliste mit dem Symbol gekennzeichnet.

Im Abschnitt Favorisierte Dateien können Sie die Option Ordner öffnen im Kontextmenü verwenden, um zu dem Abschnitt zu wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus den Favorisierten Dateien zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol neben dem Dateinamen.

Verwenden des Abschnitts „Zuletzt verwendete Dateien“

Der Abschnitt Zuletzt verwendete Dateien listet die Dokumente auf, die Sie kürzlich im Editor geöffnet haben. Er enthält die letzten 100 Dateien, die 90 Tage lang gespeichert werden.

Das Kontextmenü im Abschnitt Zuletzt verwendete Dateien enthält nur eine begrenzte Anzahl von Einträgen. Sie können folgende Aktionen ausführen: die Datei auswählen, in der Vorschau anzeigen, ihre Eigenschaften wie Informationen und Versionsverlauf anzeigen, ihren Speicherort öffnen (außer bei Dateien, auf die über einen Link zugegriffen wird), die Datei herunterladen, verschieben oder kopieren, umbenennen und aus der Liste entfernen.

Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten

Sie können Ihre Textdokumente, Tabellen, Präsentationen und PDF-Dokumente direkt in den Räumen des Arbeitsbereichs mit den multifunktionalen ONLYOFFICE Online-Editoren anzeigen und bearbeiten.

Sie können auch Folgendes anzeigen:

• Mediendateien in den gängigsten Formaten, darunter avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm usw.
• Bilder im Format bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• E-Books im Format fb2, epub
• Diagramme im Format vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf seinen Titel oder auf das Symbol daneben und wählen Sie die Option Bearbeiten. Das Dokument wird dann in einem neuen Tab des Internetbrowsers geöffnet. Wenn die Datei gerade bearbeitet wird, sehen Sie das farbige Stiftsymbol . Weitere Informationen zu den Funktionen der Editoren finden Sie auf dieser Seite.

hinweis

Wenn das Speicherkontingent für einen Raum oder Benutzer erreicht ist, wird ein Dokument beim Öffnen im schreibgeschützten Modus gestartet und ein Banner weist darauf hin, dass das Kontingent überschritten wurde. Wird das Kontingent erreicht, während ein Dokument bearbeitet und gespeichert wird, erscheint außerdem im Editor ein Banner, das Sie über das Kontingentlimit informiert.

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation bearbeiten und die vorgenommenen Änderungen speichern, sind beide Versionen Ihrer Datei verfügbar, sodass Sie bei Bedarf die vorherige wiederherstellen können. Weitere Informationen zu Versionen finden Sie in diesem Artikel.

Um eine Datei anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol daneben und wählen Sie die Option Vorschau. Dadurch wird die Datei im entsprechenden ONLYOFFICE-Viewer geöffnet. Bilddateien werden im selben Fenster geöffnet, Textdateien hingegen in einem neuen Tab Ihres Internetbrowsers angezeigt. Die ONLYOFFICE-Viewer bieten Standardwerkzeuge zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, zum Anpassen ihrer Größe, zum Navigieren zwischen ihren Seiten sowie zum Herunterladen oder Drucken.

Beim Anzeigen von Mediendateien mit dem Online-Viewer können Sie mit den entsprechenden Schaltflächen die Wiedergabe starten oder anhalten, die Lautstärke einstellen oder in den Vollbildmodus wechseln, zur vorherigen oder nächsten Mediendatei wechseln, die Datei herunterladen oder löschen.

Beim Anzeigen von Bilddateien mit dem Online-Viewer können Sie mit den entsprechenden Schaltflächen das Bild vergrößern oder verkleinern, das Bild in Originalgröße anzeigen (wenn es vergrößert oder verkleinert wurde), das Bild im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen, zum vorherigen oder nächsten Bild wechseln, die Datei herunterladen oder löschen.

Beim Anzeigen von Diagrammen mit dem Diagramm-Viewer können Sie zwischen Seiten navigieren, die Zoom-Schaltflächen verwenden sowie das Diagramm drucken oder herunterladen. Weitere Informationen zu den Funktionen des Diagramm-Viewers finden Sie auf dieser Seite.