Benutzer zu Räumen einladen

Sobald ein Raum in ONLYOFFICE Apps erstellt ist, müssen Nutzende in diesen Raum eingeladen werden, um mit der Zusammenarbeit zu beginnen.

Alle neuen Nutzenden, die per Link oder manuell aus dem Raum eingeladen werden, werden als Gäste hinzugefügt. Um neue interne Nutzende (Mitglieder) hinzuzufügen, sollten Admins diese über den Bereich Kontakte einladen.

Beim Einladen von Nutzenden in einen Raum weisen die einladenden Nutzenden der eingeladenen Person eine Berechtigungsstufe zu. Eine Berechtigungsstufe definiert, welche Aktionen mit Dateien die nutzende Person in diesem Raum ausführen kann:

	Anzeigen	Kommentieren	Überprüfen	Ausfüllen von Formularen	Bearbeiten	Anzeigen des Versionsverlaufs	Dateien verwalten	Nutzende und Einstellungen verwalten
Betrachter	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Kommentator	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Überprüfer	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Editor	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖	✖
Inhaltsersteller	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Raum-Manager	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

Abhängig von der Berechtigungsstufe stehen den Nutzenden innerhalb eines Raumes folgende Aktionen mit Dateien zur Verfügung:

• Betrachter — Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen.
• Kommentator — Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren.
• Überprüfer — Vorgänge mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Review.
• Editor — Vorgänge mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Review, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs.
• Inhaltsersteller — Vorgänge mit vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Review, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs. Erstellen und Hochladen neuer Dateien/Ordner. Verwalten des Versionsverlaufs, Sperren von Dateien für Mitautoren. Kopieren, Verschieben und Entfernen eigener Dateien/Ordner.
• Raum-Manager — Vorgänge mit vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Review, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs. Erstellen und Hochladen neuer Dateien/Ordner. Verwalten des Versionsverlaufs, Sperren von Dateien für Mitautoren. Kopieren, Umbenennen, Verschieben und Entfernen eigener und fremder Dateien/Ordner.

hinweis

Die Berechtigungsstufe Formularausfüller ist nur in virtuellen Datenräumen verfügbar und wird dort für das rollenbasierte Ausfüllen von Formularen verwendet. Formularausfüllende können die vorhandenen Dateien anzeigen, ausfüllen, überprüfen und kommentieren.

Um ausgefüllte Formulare von vielen Teilnehmenden einzusammeln, laden Sie Nutzende stattdessen in einen Formularausfüllbereich in der App Formulare ein. Die dort verfügbaren Berechtigungsstufen sind im Artikel Nutzende in Formularausfüllbereiche einladen beschrieben.

Um Nutzende in einen Raum einzuladen,

1. Öffnen Sie den gewünschten Raum, in den Sie Nutzende einladen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Raumnamen.

3. Wählen Sie im Menü die Option Freigeben → Kontakte einladen aus.

4. Laden Sie externe Nutzende (Gäste) über den Link ein:

   1. Aktivieren Sie den Umschalter Über Link einladen, um einen universellen Link für die Selbstautorisierung im Raum als Gast zu erstellen. Verwenden Sie das Symbol , um den Link in die Zwischenablage zu kopieren. Sie können den kopierten Link auf beliebige Weise versenden.

   2. Um den Link zu konfigurieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben Über Link einladen und passen Sie die Linkeinstellungen an:

      • Wählen Sie im Abschnitt Rolle für den Link die Berechtigungsstufe aus, die alle erhalten, die über diesen Link beitreten. Die verfügbaren Optionen hängen vom Raumtyp ab.
      • Aktivieren Sie den Umschalter Benutzerlimit und geben Sie die Maximale Anzahl der Nutzenden an, die über diesen Link beitreten können (bis zu 1000). Sobald das Limit erreicht ist, ist die Registrierung über den Link nicht mehr möglich. Der Zähler darunter zeigt, wie viele Nutzende bereits beigetreten sind.
      • Legen Sie im Abschnitt Zeitlich begrenzen das Datum und die Uhrzeit fest, bis zu denen der Link gültig bleibt.

      Klicken Sie auf Speichern & kopieren, um die Einstellungen zu übernehmen und den Link zu kopieren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zurückzukehren.

      

5. Alternativ können Sie den Abschnitt Manuell hinzufügen verwenden, um vorhandene Kontakte des Arbeitsbereichs hinzuzufügen oder neue Nutzende persönlich per E-Mail einzuladen. Neue Nutzende, die auf diese Weise eingeladen werden, werden Ihrer Liste Gäste hinzugefügt.

   1. Klicken Sie auf die Option Aus der Liste wählen, um die vorhandenen Kontakte des Arbeitsbereichs auszuwählen. Markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen.

      • Verwenden Sie die Registerkarte Mitglieder, um interne Nutzende auszuwählen.
      • Verwenden Sie die Registerkarte Gruppen, um alle Nutzenden auszuwählen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören. Sie können auch die Gruppe Alle auswählen, um alle Nutzenden des Arbeitsbereichs auszuwählen.

      Sie können auch mit der Eingabe des vorhandenen Namens der nutzenden Person bzw. der Gruppe oder der E-Mail-Adresse in das Eingabefeld beginnen und die gefundenen Nutzenden oder Gruppen auswählen. Während der Eingabe werden dort die vorhandenen Kontakte oder Gruppen angezeigt, die den eingegebenen Zeichen entsprechen.

   2. Ändern Sie bei Bedarf die Sprache der Einladung.

   3. Um neue externe Nutzende (Gäste) per E-Mail einzuladen, geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse in das Feld Suchen und einladen nach Name oder E-Mail ein und drücken Sie die Eingabetaste. Fügen Sie auf die gleiche Weise bei Bedarf mehrere E-Mail-Adressen hinzu.

   4. Ändern Sie bei Bedarf die Berechtigungsstufe. Die verfügbaren Berechtigungsstufen hängen vom Raumtyp ab: Raum-Manager, Inhaltsersteller, Editor, Überprüfer, Kommentator, Betrachter. Die Zugriffsrechte auf alle im Raum gespeicherten Dokumente werden durch die Berechtigungsstufe definiert. Nutzende können je nach den Räumen, zu denen sie eingeladen werden, unterschiedliche Berechtigungsstufen haben (ein und dieselbe Person kann im ersten Raum Betrachter und im zweiten Editor sein).

      hinweis

      Gäste und Nutzende können nicht als Raum-Manager zugewiesen werden. Nur Full-Admins und Raum-Admins sind für diese Berechtigungsstufe geeignet, daher werden bei ihrer Auswahl nur diese Kontakte in der Liste angezeigt.

   5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung versenden. Einladungen werden an die angegebenen E-Mail-Adressen gesendet. Klicken Sie auf Abbrechen, um das Fenster ohne Senden zu schließen.

      

Sie können Mitglieder auch über den Bildschirm Info → Kontakte in den Raum einladen. Klicken Sie auf das Symbol , um neue Mitglieder hinzuzufügen.

Wenn Nutzende die Einladung zum Raum annehmen, können sie den Raum in der App Räume anzeigen und mit Zugriffsrechten entsprechend der Berechtigungsstufe an der Zusammenarbeit teilnehmen. Admins können Nutzende innerhalb des Raums wie unten beschrieben verwalten.

Einladungen zu Räumen erneut senden

1. Öffnen Sie im Raum den Bildschirm Info → Kontakte.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben der Überschrift Benutzer erwarten.

Ändern der Berechtigungsstufen in Räumen

1. Öffnen Sie im Raum den Bildschirm Info → Kontakte.

2. Klicken Sie neben den gewünschten Nutzenden auf die aktuelle Berechtigungsstufe.

3. Wählen Sie eine andere Berechtigungsstufe aus der Liste aus.

   

Entfernen von Nutzenden aus Räumen

1. Öffnen Sie im Raum den Bildschirm Info → Kontakte.
2. Klicken Sie auf die aktuelle Berechtigungsstufe.
3. Wählen Sie die Option Entfernen.