Benutzer in Formularausfüllbereiche einladen

Sobald ein Formularausfüllbereich in der App Formulare erstellt ist, laden Sie Nutzende dorthin ein, damit sie die darin enthaltenen Formulare ausfüllen können.

Alle neuen Nutzenden, die per Link oder manuell aus dem Bereich eingeladen werden, werden als Gäste hinzugefügt. Um neue interne Nutzende (Mitglieder) hinzuzufügen, sollten Admins diese über den Bereich Kontakte einladen.

hinweis

Die unten beschriebenen Berechtigungsstufen legen die Mitgliedschaft im Bereich fest. Wer den Bereich über seinen öffentlichen Link öffnet, füllt die Formulare ohne Registrierung aus. Mehr zum öffentlichen Link finden Sie im Artikel Formulare freigeben.

Berechtigungsstufen

Beim Einladen von Nutzenden in einen Formularausfüllbereich weisen die einladenden Nutzenden der eingeladenen Person eine Berechtigungsstufe zu. Eine Berechtigungsstufe definiert, welche Aktionen die nutzende Person in diesem Bereich ausführen kann:

	Anzeigen	Kommentieren	Überprüfen	Ausfüllen von Formularen	Bearbeiten	Anzeigen des Versionsverlaufs	Dateien verwalten	Nutzende und Einstellungen verwalten
Formularausfüller	✔	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Inhaltsersteller	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Raum-Manager	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

Die Berechtigungsstufe Raum-Manager ist in den kostenpflichtigen Versionen verfügbar. Abhängig von der Berechtigungsstufe stehen den Nutzenden innerhalb eines Bereichs folgende Aktionen mit Formularen zur Verfügung:

• Formularausfüller — Vorgänge mit den vorhandenen Formularen: Anzeigen, Kommentieren, Review, Ausfüllen von Formularen. Formularausfüllende sehen nur ihre eigenen ausgefüllten oder begonnenen Formulare in den Ordnern Komplett und In Bearbeitung und können die Formulare, die noch nicht zum Ausfüllen eingereicht wurden, nicht sehen.
• Inhaltsersteller — Vorgänge mit den vorhandenen Formularen: Anzeigen, Kommentieren, Review, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs. Erstellen und Hochladen neuer Formulare und Ordner. Vollzugriff auf die Ordner Komplett und In Bearbeitung. Kopieren, Verschieben und Entfernen eigener Formulare und Ordner.
• Raum-Manager — Alle Vorgänge, die Inhaltserstellern zur Verfügung stehen, sowie das Einladen neuer Nutzender und das Zuweisen von Rollen unterhalb der eigenen Stufe und das Verwalten der Bereichseinstellungen. Kopieren, Umbenennen, Verschieben und Entfernen eigener und fremder Formulare und Ordner.

hinweis

Gäste und Nutzende können nicht als Raum-Manager zugewiesen werden. Nur Full-Admins und Raum-Admins sind für diese Berechtigungsstufe geeignet, daher werden bei ihrer Auswahl nur diese Kontakte in der Liste angezeigt.

Nutzende einladen

Um Nutzende in einen Formularausfüllbereich einzuladen,

1. Öffnen Sie den gewünschten Bereich, in den Sie Nutzende einladen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Bereichsnamen und wählen Sie die Option Personen einladen aus, oder verwenden Sie das Symbol auf dem Bildschirm Info → Kontakte.

   

3. Laden Sie externe Nutzende (Gäste) über den Link ein:

   1. Aktivieren Sie den Umschalter Über Link einladen, um einen universellen Link für die Selbstautorisierung im Bereich als Gast zu erstellen. Verwenden Sie das Symbol , um den Link in die Zwischenablage zu kopieren. Sie können den kopierten Link auf beliebige Weise versenden.
   2. Ändern Sie bei Bedarf die Berechtigungsstufe, die allen zugewiesen wird, die über diesen Link beitreten.
   3. Das Ablaufdatum des Links wird darunter als Wert Gültig bis angezeigt. Um den Link zu konfigurieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben Über Link einladen und passen Sie die Linkeinstellungen an.

4. Alternativ können Sie den Abschnitt Manuell hinzufügen verwenden, um vorhandene Kontakte des Arbeitsbereichs hinzuzufügen oder neue Nutzende persönlich per E-Mail einzuladen. Neue Nutzende, die auf diese Weise eingeladen werden, werden Ihrer Liste Gäste hinzugefügt.

   1. Klicken Sie auf die Option Aus der Liste wählen, um die vorhandenen Kontakte des Arbeitsbereichs auszuwählen. Markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen.

      • Verwenden Sie die Registerkarte Mitglieder, um interne Nutzende auszuwählen.
      • Verwenden Sie die Registerkarte Gruppen, um alle Nutzenden auszuwählen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören.

      Sie können auch mit der Eingabe des vorhandenen Namens der nutzenden Person bzw. der Gruppe oder der E-Mail-Adresse in das Feld Suchen und einladen nach Name oder E-Mail beginnen und die gefundenen Nutzenden oder Gruppen auswählen.

   2. Ändern Sie bei Bedarf die Sprache der Einladung.

   3. Um neue externe Nutzende (Gäste) per E-Mail einzuladen, geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste. Fügen Sie auf die gleiche Weise bei Bedarf mehrere E-Mail-Adressen hinzu.

   4. Ändern Sie bei Bedarf die Berechtigungsstufe: Raum-Manager, Inhaltsersteller oder Formularausfüller.

   5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung versenden. Einladungen werden an die angegebenen E-Mail-Adressen gesendet. Klicken Sie auf Abbrechen, um das Fenster ohne Senden zu schließen.

Standardmäßig werden Gäste und Nutzende als Formularausfüllende zum Bereich hinzugefügt, die die Formulare nur ausfüllen, aber nicht bearbeiten können.

Sobald eine nutzende Person die Einladung annimmt, kann sie den Bereich in der App Formulare sehen und die Formulare entsprechend ihrer Berechtigungsstufe mit den jeweiligen Zugriffsrechten ausfüllen.

Bereichsmitglieder verwalten

Einladungen erneut senden

1. Öffnen Sie im Bereich den Bildschirm Info → Kontakte.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben der Überschrift Benutzer erwarten.

Berechtigungsstufen ändern

1. Öffnen Sie im Bereich den Bildschirm Info → Kontakte.
2. Klicken Sie neben den gewünschten Nutzenden auf die aktuelle Berechtigungsstufe.
3. Wählen Sie eine andere Berechtigungsstufe aus der Liste aus.

Nutzende entfernen

1. Öffnen Sie im Bereich den Bildschirm Info → Kontakte.
2. Klicken Sie auf die aktuelle Berechtigungsstufe.
3. Wählen Sie die Option Entfernen.