Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten in Dateien

In der App Dateien werden Ihre eigenen Dokumente gespeichert. Sie können vorhandene Dateien und Ordner hochladen, neue erstellen und sie in Ordnern organisieren. Außerdem ist es möglich, Versionen zu verwalten, Dateien für Co-Autoren zu sperren, Dokumente umzubenennen, sie an einen anderen Ort zu verschieben oder zu kopieren und nicht benötigte Dateien zu löschen.

Die in der App Dateien gespeicherten Dokumente können für andere Benutzer des Arbeitsbereichs oder über einen externen Link freigegeben oder als Grundlage für einen neuen Raum verwendet werden.

Benutzer können mit vorhandenen Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, PDF-Dateien und E-Books arbeiten sowie Diagramme, Multimedia- und Bilddateien mithilfe der ONLYOFFICE Online-Editoren anzeigen.

Es ist auch möglich, die Dateiverwaltungseinstellungen anzupassen.

hinweis

Dieser Artikel beschreibt die Arbeit mit den Dokumenten, die in der App Dateien gespeichert sind. Wie Sie die in Räumen gespeicherten Dokumente verwalten, erfahren Sie im Artikel Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten in Räumen.

Hochladen von Dateien und Ordnern

Um eine Datei hochzuladen:

1. Öffnen Sie die App Dateien und gehen Sie zu dem Ordner, in den Sie Ihre Dateien hochladen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu über der Dokumentliste.
3. Wählen Sie im Menü die Option Dateien hochladen.
4. Wählen Sie im Dateimanagerfenster die Dateien aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Oder ziehen Sie eine oder mehrere ausgewählte Dateien einfach per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in den Arbeitsbereich, um sie noch einfacher in Ihren Arbeitsbereich hochzuladen. In der Mitte des Bildschirms erscheint ein schwebender Button mit Informationen darüber, wo das ausgewählte Element platziert wird. Sobald der Upload-Vorgang startet, wandert der schwebende Button in die rechte Ecke.

Weicht das Dateiformat von Office Open XML ab, wird die Datei zur schnelleren Bearbeitung in das Format .docx/.xlsx/.pptx konvertiert. Es erscheint das Fenster Hochladen von Dateien, in dem Sie auswählen können, ob Sie beide Dateien speichern möchten (eine Datei im Originalformat und eine Datei im Office Open XML-Format). Wenn Sie die Dateien im Originalformat nicht benötigen, können Sie das Kontrollkästchen Kopie dieser Datei im Originalformat speichern deaktivieren. Dies wird beim nächsten Hochladen berücksichtigt, und die konvertierte Datei wird als neue Version der Originaldatei und nicht als neue separate Datei hinzugefügt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Nachricht nicht mehr anzeigen, wenn dieses Fenster bei den nächsten Uploads nicht mehr erscheinen soll. Klicken Sie auf Weiter, um das Hochladen zu starten, oder auf Schließen, um es abzubrechen.

Wenn eine Originaldatei mit einem Kennwort geschützt ist, wird das Kennwort zum Konvertieren der Datei benötigt. Klicken Sie in der Dateiliste rechts neben dem hochgeladenen Dokument auf das Symbol Konvertieren & Öffnen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie ein Passwort eingeben müssen.

hinweis

Wenn die Datei mit demselben Namen bereits im Ordner vorhanden ist, wird standardmäßig eine Kopie der Datei erstellt.

Den aktuellen Status der Uploads und Konvertierungen können Sie durch Klicken auf das Symbol abrufen. Das Panel Hochladen & Konvertieren wird geöffnet. Es zeigt sowohl bereits hochgeladene und konvertierte Dokumente als auch solche, die sich noch in der Warteschlange befinden.

Wenn während des Upload-Vorgangs ein Fehler auftritt (z. B. aufgrund eines Netzwerkfehlers, einer Zeitüberschreitung oder eines internen Serverfehlers), können Sie neben der erforderlichen Datei auf Wiederholen klicken, um die Datei erneut hochzuladen.

Um das Hochladen einer Datei abzubrechen, klicken Sie auf das Kreuzsymbol neben der Datei. Um den Upload aller Dateien auf einmal zu stoppen, klicken Sie auf das graue Kreuzsymbol in der oberen rechten Ecke. Um das Panel Hochladen & Konvertieren zu leeren, klicken Sie auf das Symbol . Der Verlauf der hochgeladenen und konvertierten Dokumente wird gelöscht.

So laden Sie einen Ordner hoch, der verschachtelte Unterordner und Dokumente enthält:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu über der Dokumentliste.
2. Wählen Sie im Menü die Option Ordner hochladen.
3. Wählen Sie im Dateimanagerfenster den Ordner aus, den Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Dies kann auch durch Ziehen des erforderlichen Ordners aus dem Dateimanagerfenster in den Arbeitsbereich erfolgen.

Erstellen neuer Dateien und Ordner

Um neue Dateien oder Ordner zu erstellen,

1. Öffnen Sie die App Dateien und gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie eine neue Datei erstellen möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu über der Dokumentliste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Arbeitsbereich und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Neues Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen,
   • Neue Tabellenkalkulation, um eine neue Tabelle zu erstellen,
   • Neue Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen,
   • PDF-Formular -> Leer, um ein neues leeres PDF-Formular zu erstellen, oder PDF-Formular -> Aus Textdatei, um es auf Basis einer zuvor hochgeladenen Textdatei zu erstellen,
   • Neuer Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen,
   • Mehr -> Draw.io, um mit dem Draw.io-Plugin ein neues Diagramm zu erstellen,
   • Mehr -> Markdown, um mit dem Markdown-Plugin eine neue MD-Datei zu erstellen,
   • Mehr -> URL, um mit dem URL-Plugin eine neue URL-Datei zu erstellen. URL-Dateien enthalten einen externen Link und können direkt aus der Dateiliste geöffnet werden.
   • Vorlagegalerie, um eine Datei auf Basis einer der vorgefertigten Vorlagen zu erstellen.

3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

   hinweis

   Wenn Sie den Dateinamen nicht eingeben möchten, können Sie das Kontrollkästchen Bei der Erstellung nicht mehr nach dem Dateinamen fragen aktivieren oder die entsprechende Option in den Dateiverwaltungseinstellungen verwenden.

Dokumente verwalten

Um schnell ein benötigtes Dokument zu finden, nutzen Sie das Panel Suchoptionen oben in der Dokumentliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Panel Suchoptionen zu öffnen, und geben Sie die erforderlichen Such- und Filterparameter an:

1. Um Elemente nach Verfasser zu filtern, klicken Sie auf Ich oder verwenden Sie die Option Sonstiges und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste aus.
2. Um Elemente nach Typ zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dateien, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDF-Dokumente, PDF-Formulare, Diagramme, Archive, Bilder, Medien.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um Filter anzuwenden, oder auf Abbrechen, um das Panel zu schließen. Um den Filter zu löschen, verwenden Sie das Symbol neben dem Titel des Panels.

Geben Sie den Titel eines Dokuments ganz oder teilweise in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen. Um zum Ordner mit der gefundenen Datei zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie die Option Ordner öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der sich eine Ebene über dem aktuellen Ordner befindet, wählen Sie den Pfeil .

Sortieren Sie Dokumente nach Parametern (Name, Zuletzt geändertes Datum, Größe) mithilfe der Schaltfläche . Klicken Sie auf den Pfeil neben dem ausgewählten Parameter, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

Verwenden Sie die Schaltflächen oder rechts, um zwischen den verfügbaren Anzeigemodi zu wechseln: Miniaturansicht und Kompaktansicht. Für verbundene Drittanbieterdienste werden keine Miniaturansichten generiert.

Der entsprechende Anzeigemodus der Miniaturansicht:

Verwenden Sie das Symbol , um die Spalten Verfasser, Erstellt, Verändert, Größe und Typ in der Dokumentliste anzuzeigen oder auszublenden (Kompaktansicht).

Über das Kontextmenü können Sie mit Ihren Dokumenten folgende Vorgänge durchführen:

• Auswählen, um die Datei in der Liste auszuwählen.

• Bearbeiten, um das Dokument zur Bearbeitung in einem neuen Tab zu öffnen.

• Diagramm bearbeiten (verfügbar für die .drawio-Dateien), um das Diagramm zur Bearbeitung mit dem Plugin Draw.io zu öffnen.

• In PDF konvertieren (verfügbar für die Dateien .docx, .xlsx, .pptx), um Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit dem Plugin PDF-Converter in PDF zu konvertieren.

• In Text konvertieren (verfügbar für Audio- und Videodateien), um Sprache aus Audio- und Videodateien mithilfe des Plugins Speech-to-text in Text umzuwandeln.

• Weitere Optionen -> Markdown bearbeiten/vorschauen (verfügbar für die .md-Dateien), um die Datei zum Bearbeiten/Anzeigen mit dem Markdown-Plugin zu öffnen.

• Vorschau, um das Dokument im Vorschau-Modus in einem neuen Tab zu öffnen.

• KI fragen, um das Dokument an einen Prompt in einem KI-Chat anzuhängen. Nach dem Klicken auf diesen Menüeintrag wird das Auswahlfenster für KI-Agenten geöffnet. Sobald ein Agent ausgewählt ist, wird er im Chat-Tab geöffnet und die Datei wird ihm angehängt. Diese Option ist für alle Dateiformate verfügbar, die an den KI-Chat angehängt werden können (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Freigeben – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:

  • Den freigegebenen Link kopieren, um einen Link zur Datei für andere Benutzer des Arbeitsbereichs oder für jeden zu erhalten, der den Link kennt.
  • Teilen-Einstellungen, um die Freigabeeinstellungen zu öffnen und den Zugriff auf die Datei über einen Link zu ermöglichen.
  • Raum erstellen, um einen neuen Raum auf Basis der ausgewählten Dokumente/Ordner zu erstellen. Nach der Raumerstellung werden die ausgewählten Dateien/Ordner in den erstellten Raum kopiert.

• Weitere Optionen – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:

  • Dateiinformationen, um das Panel Informationen zu öffnen, das die folgenden Registerkarten enthält:

    • Freigeben – die Links, über die die Datei freigegeben ist, und die Liste der Benutzer, die Zugriff darauf haben. Verwenden Sie die Option Erstellen und kopieren, um einen neuen freigegebenen Link zu generieren.
    • Geschichte – die letzten an der Datei vorgenommenen Änderungen, nach Tagen gruppiert.
    • Details – die Dateivorschau und ihre Eigenschaften: Besitzer, Typ, Dateierweiterung, Größe, Änderungsdatum, Zuletzt geändert von, Erstellungsdatum, Versionen, Kommentare. Verwenden Sie den Link Bearbeiten unter dem Kommentar, um ihn zu ändern.

    Um dasselbe Panel zu öffnen, können Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke klicken.

  • Versionshistorie anzeigen, um die Versionsverlaufsliste zu öffnen, in der jede Version detailliert beschrieben wird: Versionsnummer, Datum und Uhrzeit, Verfasser und Kommentare werden aufgelistet. Über das Menü in der Versionsverlaufsliste können Sie die Version auch zum Anzeigen Öffnen, den Kommentar bearbeiten für eine bestimmte Version sowie die gewünschte Version Wiederherstellen oder Herunterladen.

• Benutzerdefinierter Filter aktivieren (verfügbar für die .xlsx-Dateien), um die Option „Benutzerdefinierter Filter“ zu aktivieren, damit ein Benutzer .xlsx-Dateien gemäß seinem eigenen Filter anzeigen kann. Andere Benutzer des Arbeitsbereichs können jedoch keine neuen Filter hinzufügen oder vorhandene entfernen, die zuvor vom Ersteller der Tabelle angewendet wurden. Außerdem werden die von einem Benutzer mit benutzerdefinierten Filterberechtigungen angewendeten Filter nur ihm angezeigt. Die angezeigten Filterergebnisse bleiben für die anderen unverändert. Wenn der benutzerdefinierte Filter aktiviert ist, wird das Symbol neben der Datei in der Liste angezeigt.

• Benutzerdefinierten Filter deaktivieren (verfügbar für die .xlsx-Dateien), um die zuvor aktivierte benutzerdefinierte Filteroption zu deaktivieren.

• Blockieren/Entsperren Sie die Datei, um sie für die weitere Bearbeitung durch andere Benutzer mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten zu sperren oder zu entsperren.

• Als Favorit kennzeichnen, um die Datei zum Abschnitt Favorisierte Dateien hinzuzufügen.

• Aus Favoriten entfernen, um eine Datei aus dem Abschnitt Favorisierte Dateien zu entfernen.

• Ordner öffnen (verfügbar in den Abschnitten Favorisierte Dateien und Zuletzt verwendete Dateien), um zu dem Abschnitt zu wechseln, der diese Datei enthält.

• Herunterladen – dieser Menüeintrag enthält folgende Untereinträge:

  • Originalformat, um die Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Computers herunterzuladen.

  • Herunterladen als, um die Datei im ausgewählten Format auf die Festplatte Ihres Computers herunterzuladen.

    hinweis

    Werden mehrere Dateien zum Download ausgewählt, werden diese in ein .zip-Archiv gepackt und auf Ihrer Festplatte gespeichert.

• Verschieben oder kopieren – dieser Menüeintrag enthält folgende Untereinträge:

  • In einen anderen Ordner, Raum oder Speicher eines Drittanbieters verschieben. Sie können auch einen neuen Ordner im ausgewählten Raum erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken.
  • Kopieren Sie die Datei und verschieben Sie die erstellte Kopie in den ausgewählten Ordner oder Raum. Sie können auch einen neuen Ordner am ausgewählten Speicherort erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken.
  • Duplizieren Sie die Datei im aktuellen Ordner. Duplizierte Elemente haben am Ende des Namens einen Index.

• Umbenennen Sie die Datei.

• Löschen Sie die Datei, indem Sie sie in den Papierkorb verschieben.

• Aus Liste entfernen (verfügbar im Abschnitt Zuletzt verwendete Dateien), um die Datei aus dieser Liste zu entfernen.

Gruppenoperationen mit Dateien können über Schaltflächen oben oder über das Kontextmenü durchgeführt werden. Um aus den ausgewählten Dateien einen Raum zu erstellen oder mehrere Dateien gleichzeitig herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen,

1. öffnen Sie die App Dateien, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
2. bewegen Sie den Mauszeiger über das Dateisymbol und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Dateien, die Sie verwalten möchten,
3. klicken Sie je nach gewünschtem Vorgang oben auf die entsprechende Schaltfläche: Raum erstellen, Herunterladen, Herunterladen als, Verschieben, Kopieren oder Löschen. Welche Schaltflächen angezeigt werden, hängt von den für die ausgewählten Elemente verfügbaren Vorgängen ab.

Verwenden Sie den Pfeil neben dem Kontrollkästchen im oberen Bereich, um die Elemente auf einmal nach Typ auszuwählen: Alle, Bilder, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Dateien.

Verwenden des Abschnitts „Für mich freigegeben“

Sie können einzelne Dateien und Ordner, die in der App Dateien gespeichert sind, über einen Link oder einzeln für einen bestimmten Benutzer des Arbeitsbereichs freigeben. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Dateien und Ordner, die andere Benutzer des Arbeitsbereichs aus ihrer App Dateien für Sie freigegeben haben, sind im Abschnitt Für mich freigegeben verfügbar. Dateien und Ordner, die über einen Link aus Räumen freigegeben wurden, sind nicht im Abschnitt Für mich freigegeben enthalten.

Die Spalte Zugriffsebene in der Dateiliste zeigt Ihre Berechtigungsebene an.

Sie können freigegebene Dateien und Ordner aus der Liste Für mich freigegeben ausblenden, indem Sie im Kontextmenü auf die Option Aus Liste entfernen klicken. In diesem Fall ändern sich Ihre Berechtigungen im Panel Freigeben in Zugriff verweigern.

hinweis

Wenn Sie auf mehrere Arten auf dieselbe Datei oder denselben Ordner zugreifen, wird eine Priorität basierend auf der Quelle angewendet:

• Persönliche Rechte sind am stärksten.
• Gruppenrechte sind stärker als Linkrechte.
• Linkrechte sind am schwächsten.

Sie sind beispielsweise als Betrachter eingeladen, verfügen aber auch über einen Link mit Vollzugriff. Wenn Sie dem Link folgen, haben Sie nur Zugriff als Betrachter.

Wenn keine persönlichen Rechte vorhanden sind, wird die Datei beim Klicken auf einen Link im Abschnitt Für mich freigegeben mit denselben Rechten angezeigt, die der Link hatte. Die Berechtigungen des zuletzt geöffneten Links werden gespeichert.

Dokumente zu „Favorisierte Dateien“ hinzufügen

Jede App hat im linken Bereich ihre eigenen Abschnitte Zuletzt verwendete Dateien, Favorisierte Dateien und Papierkorb. In der App Dateien enthält der Abschnitt Favorisierte Dateien die Dateien und Ordner, die Sie dort als Favoriten markiert haben. So fügen Sie eine Datei/einen Ordner zu Favorisierte Dateien hinzu:

1. Öffnen Sie die App Dateien.
2. Suchen Sie die gewünschte Datei/den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Symbol daneben.
3. Wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen.

ODER

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Als Favorit kennzeichnen.

Die Datei ist im Abschnitt Favorisierte Dateien verfügbar und in der Dateiliste mit dem Symbol gekennzeichnet.

Innerhalb des Abschnitts Favorisierte Dateien können Sie über die Option Ordner öffnen im Kontextmenü zu dem Abschnitt wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus Favorisierte Dateien zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol neben dem Dateinamen.

Verwenden des Abschnitts „Zuletzt verwendete Dateien“

Der Abschnitt Zuletzt verwendete Dateien listet die Dokumente auf, die Sie kürzlich im Editor geöffnet haben. Er enthält die letzten 100 Dateien, die 90 Tage lang gespeichert werden.

Das Kontextmenü im Abschnitt Zuletzt verwendete Dateien enthält eine begrenzte Anzahl von Elementen. Sie können die folgenden Aktionen ausführen: Datei auswählen, Vorschau anzeigen, Eigenschaften wie Informationen und Versionsverlauf anzeigen, Speicherort öffnen (mit Ausnahme von Dateien, auf die über einen Link zugegriffen werden kann), Datei herunterladen, verschieben oder kopieren, umbenennen und aus der Liste entfernen.

Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten

Sie können Ihre Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und PDF-Dokumente direkt in Ihrem Arbeitsbereich mit den multifunktionalen ONLYOFFICE Online-Editoren anzeigen und bearbeiten.

Sie können auch Folgendes anzeigen:

• Mediendateien in den gängigsten Formaten, einschließlich avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm usw.
• Bilder: bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• E-Books: fb2, epub
• Diagramme: vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf seinen Titel oder auf das Symbol daneben und wählen Sie die Option Bearbeiten. Das Dokument wird dann in einem neuen Tab des Internetbrowsers geöffnet. Wenn die Datei gerade bearbeitet wird, wird das Buntstiftsymbol angezeigt. Um mehr über die Funktionen der Editoren zu erfahren, besuchen Sie diese Seite.

hinweis

Wenn das Speicherkontingent für einen Benutzer erreicht ist, wird ein Dokument beim Öffnen im reinen Ansichtsmodus gestartet und ein Banner weist darauf hin, dass das Kontingent überschritten wurde. Wird das Kontingent erreicht, während ein Dokument bearbeitet und gespeichert wird, erscheint außerdem ein Banner im Editor, das auf die Kontingentgrenze hinweist.

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation bearbeiten und die Änderungen speichern, stehen Ihnen beide Versionen Ihrer Datei zur Verfügung, sodass Sie bei Bedarf die vorherige Version wiederherstellen können. Weitere Informationen zu Versionen finden Sie in diesem Artikel.

Um eine Datei anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol daneben und wählen Sie die Option Vorschau. Dadurch wird die Datei mit dem entsprechenden ONLYOFFICE Viewer geöffnet. Bilddateien werden im selben Fenster geöffnet, Textdateien in einem neuen Tab Ihres Internetbrowsers. Die ONLYOFFICE Viewer bieten Standardtools zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, Anpassen ihrer Größe, Navigieren zwischen ihren Seiten, Herunterladen oder Drucken.

Beim Betrachten von Mediendateien mit dem Online-Viewer können Sie über die entsprechenden Schaltflächen die Wiedergabe starten oder pausieren, die Lautstärke anpassen oder in den Vollbildmodus wechseln, zur vorherigen oder nächsten Mediendatei gehen, die Datei herunterladen oder löschen.

Beim Betrachten von Bilddateien mit dem Online-Viewer können Sie über die entsprechenden Schaltflächen das Bild vergrößern oder verkleinern, die tatsächliche Bildgröße anzeigen (wenn das Bild vergrößert oder verkleinert wurde), das Bild im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen, zum vorherigen oder nächsten Bild wechseln, die Datei herunterladen oder löschen.

Beim Betrachten von Diagrammen mit dem Diagram Viewer können Sie zwischen Seiten navigieren, die Zoom-Schaltflächen verwenden sowie das Diagramm drucken oder herunterladen. Um mehr über die Funktionen des Diagram Viewers zu erfahren, besuchen Sie diese Seite.