Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть
  • Всё
  • Обзор
  • Создание проекта
  • Управление командой
  • Планирование хода работ
  • Постановка задач
  • Создание подзадач
  • Использование диаграммы Ганта
  • Проведение обсуждений
  • Получение отчетов о ходе проекта
  • Приостановка, закрытие и удаление проекта
  • Изменение настроек модуля Проекты

Обзор

Проект - это уникальная совместная деятельность, имеющая определенные временные рамки, направленная на достижение конкретной цели. Как правило, на протяжении всего своего жизненного цикла каждый проект проходит через пять основных этапов:

  • Инициация

    Определение главных целей и задач проекта.

  • Планирование

    Разработка плана реализации проекта: расстановка вех, создание команды проекта, распределение задач.

  • Исполнение

    Выполнение работ в соответствии с разработанным планом.

  • Мониторинг

    Отслеживание и анализ хода работ по реализации проекта для выявления возможных проблем и внесения необходимых корректировок.

  • Закрытие

    Приём результатов выполнения проекта и завершение проекта.

Проекты - это инструмент для управления проектами, позволяющий успешно пройти все этапы осуществления проекта: спланировать ход работ, управлять командой проекта и распределить задачи между ее участниками, отслеживать ход проекта и получать по нему отчеты, чтобы достичь главной цели созданного проекта.

Чтобы получить доступ к модулю Проекты с любой страницы портала, используйте выпадающий список в левом верхнем углу страницы и выберите соответствующую опцию.

Создание проекта

Создание проекта - самое первое, что требуется для координации рабочего процесса. Для этого:

  1. Нажмите кнопку Создать... в левом верхнем углу и выберите из выпадающего списка опцию Проект.
    Если ранее вы создали шаблон и хотите применить его к новому проекту, нажмите на ссылку Выбрать под надписью Выбрать шаблон проекта и выберите нужный шаблон. Чтобы ускорить поиск, используйте поле поиска. Для получения дополнительной информации о создании шаблонов обратитесь к нашему разделу Советы и приемы.
  2. Укажите Название проекта и введите краткое Описание, если необходимо.
  3. Назначьте Менеджера проекта.

    Для этого откройте соответствующий выпадающий список и выберите нужного человека. Чтобы облегчить поиск, сортируйте всех пользователей по группе или используйте поле фильтра наверху. Установите флажок рядом с полем Менеджер проекта, если вы хотите оповестить менеджера проекта по электронной почте.

  4. Создайте Команду проекта.

    Чтобы начать добавление участников в команду проекта, нажмите на ссылку Управление командой. Отметьте галочками пользователей, которых надо добавить в команду. Чтобы облегчить поиск, используйте поле фильтра наверху. Отметьте нужную группу или опцию Выбрать все, чтобы добавить пользователей из выбранной группы или всех пользователей соответственно. Нажмите кнопку Сохранить. Для удаления пользователя, добавленного по ошибке, наведите на него курсор мыши и нажмите на значок Значок Удалить участника.

    Все выбранные пользователи получат оповещение по электронной почте.

    Создание нового проекта Создание нового проекта
  5. Отредактируйте структуру проекта, если это необходимо.

    Нажмите на ссылку Добавить веху и введите 'Название вехи' в соответствующем поле, затем задайте крайний срок, выберите из списка ответственного и нажмите кнопку Ok. Можно легко Редактировать новую веху, Добавить к ней задачу или Удалить ее, используя значок Значок Действия.

    Если требуется добавить задачу, которая не будет относиться ни к одной вехе, используйте ссылку Поставить задачу, расположенную под надписью Задачи вне вех. Введите 'Название задачи' в соответствующем поле, выберите из списка ответственного и нажмите кнопку Ok.

  6. Введите теги через запятую.

    Это поможет распределить проекты по категориям и облегчить поиск для других пользователей.

  7. Установите флажок Приватный проект.

    Используйте эту опцию, если требуется ограничить доступ к созданному проекту. В этом случае проект будет доступен только администратору Проектов, менеджеру и участникам проекта с соответствующими правами.

  8. Установите флажок Отслеживать этот проект, если вы не собираетесь в нем участвовать, но вам требуется отслеживать его.
  9. Нажмите кнопку Сохранить.
Создание нового проекта Создание нового проекта
Только владелец портала, администраторы онлайн-офиса, обладающие полными правами на управление порталом, или администраторы модуля Проекты, могут создавать новые проекты на портале.

Внесение изменений в проект по ходу его реализации - настолько же неизбежный, насколько и необходимый этап его выполнения.

Чтобы изменить какие-то параметры проекта,

  1. откройте обзорную страницу проекта, нажав на его название,
  2. щелкните по значку Значок Действия справа от названия проекта,
  3. выберите из выпадающего списка опцию Редактировать,
  4. внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранение проекта.

Управление командой

Один из ключевых факторов успеха проекта - это его Команда. В ходе реализации проекта может понадобиться добавить или удалить каких-то участников команды. Для этого:

  1. на странице описания проекта переключитесь на вкладку Команда,
  2. нажмите на ссылку Управление командой,
  3. добавьте в команду новых пользователей,

    Для этого отметьте в списке тех пользователей, которых надо добавить в команду, и нажмите кнопку Сохранить. Чтобы облегчить поиск, используйте поле фильтра наверху. Отметьте нужную группу или опцию Выбрать все, чтобы выбрать пользователей из отмеченной группы или всех пользователей соответственно.

  4. удалите участников из команды,

    Для этого снимите пометки в списке рядом с теми пользователями, которых надо удалить, или нажмите на значок Значок Действия справа от пользователя, которого надо удалить, и выберите опцию Убрать пользователя из команды.

  5. нажмите кнопку Сохранить.
Управление командой Управление командой

По умолчанию каждый участник команды проекта может просматривать все материалы внутри выбранного проекта: вехи, задачи, документы, обсуждения и контакты.

Чтобы ограничить доступ, выберите участника команды, для которого требуется настроить права доступа, и нажмите на одну из ссылок справа:

  • Обсуждения - отключите эту опцию, чтобы ограничить доступ к обсуждениям проекта. Если эта опция включена, участник проекта может просматривать и комментировать обсуждения, а также открывать новые.

  • Документы - отключите эту опцию, чтобы ограничить доступ к документам и файлам проекта. Если эта опция включена, участник проекта может просматривать, загружать и создавать документы.

  • Все задачи - отключите эту опцию, чтобы ограничить доступ ко всем задачам проекта. В таком случае участнику проекта будут доступны только те задачи, которые назначены ему. Если данная опция включена, участник проекта сможет просматривать все задачи и ставить задачи другим участникам.

  • Вехи - отключите эту опцию, чтобы ограничить доступ к вехам проекта. В таком случае участнику проекта будут доступны только те вехи, которые содержат назначенные ему задачи.

  • Контакты - отключите эту опцию, чтобы ограничить доступ к контактам CRM, которые связаны с этим проектом. Если данная опция включена, участник проекта сможет просматривать связанные контакты и доступную контактную информацию.

Таким же образом можно настроить права доступа для каждого участника команды проекта, если только у него нет привилегий администратора Проектов.

Эта возможность доступна только для приватных проектов.

Планирование хода работ

После того как проект создан, следующим шагом будет составление плана работ с помощью вех. Веха - это ключевой момент в процессе выполнения проекта.

Чтобы запланировать новую веху:

  1. нажмите кнопку Создать... в левом верхнем углу и выберите из выпадающего списка опцию Веха,
  2. укажите Название вехи и введите краткое Описание, если необходимо,
  3. выберите Проект, в который надо добавить веху,
  4. выберите Ответственного за выполнение созданной вехи,
  5. задайте требуемую дату Крайнего срока,

    Крайний срок вехи - это дата, к которой все задачи, связанные с ней, должны быть выполнены..

    Чтобы задать дату крайнего срока, используйте одну из доступных опций: Неделя, Месяц, Два месяца, или выберите нужную дату из календаря, или введите ее вручную в следующем формате: дд/мм/гггг.

  6. отметьте опцию Ключевая веха, если необходимо,

    Используйте эту опцию, если вы считаете веху, которую создаете, более важной, чем остальные. Все ключевые вехи помечаются значком красного ключа рядом с названием

  7. чтобы получить напоминание за 48 часов до крайнего срока, отметьте соответствующую опцию,
  8. нажмите кнопку Сохранить.
Планирование хода работ Планирование хода работ

Созданная веха будет добавлена в список Вехи. Таким же образом можно добавить в проект столько вех, сколько нужно.

После того как все задачи будут завершены, можно закрыть веху в списке Вехи, сменив статус Открыта на статус Закрыта. Нужно только нажать на стрелку Стрелка слева от названия вехи и выбрать из списка нужный статус.

Если требуется перенести веху,

  1. выберите нужную веху из списка Вехи,
  2. щелкните по значку Значок Действия справа от названия вехи,
  3. выберите опцию Редактировать из выпадающего списка Действия,
  4. внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Для удаления вехи выберите соответствующую опцию из выпадающего списка Действия.

Постановка задач

После создания проекта и добавления вехи остается еще один шаг: распределение задач между участниками команды проекта.

Для добавления задачи:

  1. нажмите кнопку Создать... в левом верхнем углу и выберите из выпадающего списка опцию Задача,
  2. укажите Название задачи и введите краткое Описание, если необходимо,
  3. выберите Проект, в который надо добавить задачу,
  4. свяжите задачу с одной из доступных Вех,

    Используйте опцию вне вехи, если вы не хотите связывать эту задачу ни с какой вехой.

  5. выберите из списка Ответственный участника, которому вы хотите поручить эту задачу,

    Вы можете назначить несколько ответственных за задачу, выбирая их из списка. Чтобы удалить из списка ответственных человека, добавленного по ошибке, наведите курсор на его имя и нажмите появившийся слева значок Значок удаления - корзина. Все ответственные будут проинформированы по электронной почте о поставленной перед ними новой задаче.

  6. задайте требуемую Дату начала: выберите дату из календаря или введите ее вручную в следующем формате: дд/мм/гггг.
  7. задайте требуемую дату Крайнего срока,

    Для этого используйте одну из доступных опций: Сегодня, 3 дня, Неделя, или выберите дату из календаря, или введите ее вручную в следующем формате: дд/мм/гггг.

  8. отметьте опцию Высокий, чтобы определить приоритет задачи,

    Рядом с названием задачи в списке Задач будет добавлен значок Значок высокого приоритета - Экстренная задача.

  9. нажмите кнопку Сохранить или используйте кнопку Сохранить и создать новую задачу, чтобы сохранить эту задачу и сразу же начать создание новой.
Постановка задач Постановка задач

Созданная задача будет добавлена в список Задачи. Таким же образом можно добавить в проект столько задач, сколько надо.

Если требуется отредактировать задачу,

  1. выберите нужную задачу из списка Задачи,
  2. щелкните по значку Значок Действия справа от названия задачи,
  3. из выпадающего списка Действия выберите опцию Редактировать,
  4. внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Когда задача будет выполнена, закройте ее прямо в списке Задачи, сменив статус Открыта на статус Закрыта. Нужно только нажать на стрелку Стрелка слева от названия задачи и выбрать из списка нужный статус.

Для удаления задачи выберите из выпадающего списка Действия соответствующую опцию.

Создание подзадач

Иногда для выполнения задачи необходимо пройти ряд этапов или разбить ее на части и распределить между несколькими людьми. Создание подзадач поможет вам управлять списком дел и правильно организовать свою работу.

Для создания подзадачи:

  1. откройте список Задачи, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели,
  2. выберите нужную задачу,

    Чтобы найти нужную задачу, воспользуйтесь фильтром наверху списка. Нажмите кнопку Добавить фильтр и выберите один из параметров:

    • используйте список ОТВЕТСТВЕННЫЙ, чтобы отобразить те задачи, которые поставлены вам, определенному пользователю или группе, или задачи без ответственного;

    • используйте список АВТОР, чтобы отобразить задачи, созданные вами или определенным пользователем;

    • используйте список ПРОЕКТ, чтобы отобразить задачи в ваших проектах, или проектах, в которых вы не участвуете, или в проектах с заданным тегом;

    • используйте список ВЕХА, чтобы отобразить все задачи из вех, в которых есть хотя бы одна поставленная вам задача, или отобразить задачи из какой-то определенной вехи;

    • используйте список СТАТУС, чтобы отобразить те задачи, над которыми вы сейчас работаете (открытые), или те, которые вы уже выполнили (закрытые);

    • используйте список КРАЙНИЙ СРОК, чтобы отобразить задачи с заданным крайним сроком.

    Для поиска нужной задачи можно также ввести в это поле название задачи, полностью или частично, и нажать клавишу Enter

  3. наведите на выбранную задачу курсор мыши и нажмите ссылку Подзадача, появившуюся справа от названия задачи,
  4. укажите Название подзадачи,
  5. выберите из списка Ответственный человека, которому вы хотите поручить эту подзадачу,
  6. нажмите кнопку ОК справа.
Создание подзадач Создание подзадач

Созданная подзадача будет добавлена и отображена под выбранной задачей. Крайний срок подзадачи будет совпадать с крайним сроком задачи, к которой относится подзадача, и его НЕЛЬЗЯ изменить.

Если требуется отредактировать подзадачу,

  1. выберите нужную подзадачу из списка,
  2. щелкните по значку Значок Действия справа от названия подзадачи,
  3. из выпадающего списка Действия выберите опцию Редактировать,
  4. внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку ОК.

Когда подзадача будет выполнена, закройте ее, поставив галочку слева от ее названия.

Для удаления подзадачи выберите из выпадающего списка Действия соответствующую опцию.

Использование диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта - это ленточная диаграмма, которая служит для иллюстрации плана выполнения проекта и отношений зависимости между задачами.

Проще всего открыть диаграмму Ганта, нажав на ссылку Диаграмма Ганта на левой боковой панели.

Вы также можете открыть диаграмму Ганта одним из следующих способов:

  1. Выберите ваш проект из списка Проекты.

    Чтобы найти нужный проект, воспользуйтесь фильтром наверху списка: нажмите кнопку Добавить фильтр и выберите одну из опций:

    • используйте список УЧАСТНИК КОМАНДЫ, чтобы отобразить те проекты, в которых участвуете вы или определенный пользователь;

    • используйте список СТАТУС, чтобы отобразить те проекты, над которыми вы сейчас работаете (Активные); те, над которыми вы временно приостановили работу (Приостановленные); или те, которые вы уже завершили (Закрытые);

    • используйте список МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА, чтобы отобразить те проекты, которыми управляете вы или определенный пользователь;

    • используйте список ДРУГОЕ, чтобы отобразить те проекты, в которых вы не участвуете, но которые при этом отслеживаете (Отслеживаемые), или проекты с заданным тегом;

    Для поиска нужного проекта можно также ввести в поле фильтра название проекта, полностью или частично, и нажать клавишу Enter.

  2. Откройте страницу проекта, нажав на его название.
  3. Нажмите кнопку Диаграмма Ганта, расположенную в правом верхнем углу страницы проекта.

ИЛИ:

  1. выберите нужную задачу из списка Задачи, используя фильтр наверху списка,
  2. откройте страницу задачи, нажав на ее название,
  3. прокрутите страницу вниз до раздела Связанные задачи,
  4. нажмите на ссылку Перейти в диаграмму Ганта.

Диаграмма Ганта откроется:

Использование диаграммы Ганта Использование диаграммы Ганта

Здесь вы можете:

  • выбирать один или несколько проектов, для которых требуется отобразить диаграмму Ганта,
  • выбирать сведения об активности, которые надо показывать на левой боковой панели: ответственный, дата начала, дата завершения, статус, приоритет,
  • видеть панорамную картину всей деятельности в рамках проекта,
  • визуально оценивать статус деятельности по проекту: открытый/закрытый, активный/просроченный,
  • управлять вехами и задачами проекта: создавать, редактировать, закрывать, заново открывать, удалять и т.д.,
  • связывать задачи внутри проекта, чтобы создавать зависимости задач.

Для получения дополнительной информации обратитесь к нашему руководству пользователя.

Проведение обсуждений

После того как работа над проектом будет начата, могут возникнуть любые проблемы или непроясненные вопросы. Чтобы найти верное решение, обсудите проблему со своей командой.

Чтобы открыть обсуждение в рамках проекта,

  1. нажмите кнопку Создать... в левом верхнем углу и выберите из выпадающего списка опцию Обсуждение,
  2. выберите Проект, в который надо добавить обсуждение,
  3. укажите Название обсуждения,
  4. введите сообщение и отредактируйте его с помощью Панели форматирования,
  5. используйте кнопку Text Cut, чтобы выбрать часть сообщения, которая должна отображаться на странице Обсуждения,

    Для этого выделите мышью ту часть, которую требуется скрыть, и нажмите на кнопку Text Cut. Выделенная часть будет подсвечена. В результате в списке обсуждений и на страницах новостных лент будет отображаться только небольшой фрагмент записи (невыделенный).

  6. пригласите людей к дискуссии,

    Все участники команды проекта будут автоматически приглашены к дискуссии и перечислены под полем текста обсуждения. Если необходимо удалить кого-то из них или пригласить тех, кто не участвует в данном проекте, нажмите на ссылку Управление подписчиками.

    • Для добавления других людей:
      Отметьте галочками тех пользователей, которых хотите пригласить к дискуссии, и нажмите кнопку Сохранить. Можно добавить пользователей из определенной группы или всех пользователей портала, отметив соответствующую опцию в правой части окна.
    • Для удаления подписчика:
      Наведите на него курсор мыши и нажмите на значок Значок Удалить участника.

    Люди, которых вы выбрали, будут оповещены о созданном обсуждении и добавленных к нему комментариях.

  7. предварительно просмотрите результат и сохраните обсуждение.
Проведение обсуждений Проведение обсуждений

Всегда можно отредактировать текст обсуждения, управлять его подписчиками. Для этого:

  1. выберите обсуждение из списка Обсуждения,
  2. откройте страницу обсуждения, нажав на его название,
  3. нажмите на значок Значок Действия справа от названия обсуждения,
  4. из выпадающего списка Действия выберите опцию Редактировать,
  5. внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Для удаления обсуждения выберите из выпадающего списка Действия соответствующую опцию.

Если обсуждение уже неактуально, но вы не хотите его удалять, так как в нем содержится какая-то важная информация, используйте опцию Архивировать из выпадающего списка на странице обсуждения. У всех участников дискуссии будет доступ к этому обсуждению и всем прикрепленным к нему файлам, но не будет возможности добавлять к нему новые комментарии. Если потребуется возобновить обсуждение, нажмите на значок Значок Действия и выберите опцию Открыть.

Получение отчетов о ходе проекта

Чтобы шансы проекта на успех возросли, с момента создания проекта надо постоянно следить за ходом его выполнения и быть в курсе всего, что происходит.

Для этого воспользуйтесь системой Отчетов онлайн-офиса:

  1. откройте список Отчеты, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели,
  2. из списка Отчеты выберите тип отчета, который надо сгенерировать,
  3. настройте доступные параметры,
  4. нажмите кнопку Сгенерировать отчет.
Получение отчетов о ходе проекта Получение отчетов о ходе проекта

После того как отчет сгенерирован, его можно экспортировать в файл CSV или распечатать, используя кнопки в правом верхнем углу.

Можно задать нужные параметры один раз и регулярно получать автоматические отчеты по электронной почте в определенный день и время. Чтобы узнать, как это сделать, обратитесь к нашему разделу Советы и приемы.

Приостановка, закрытие и удаление проекта

Если вы больше не работаете над проектом, можно или приостановить, или закрыть его, изменив его статус.

Чтобы проект можно было приостановить, все вехи и задачи проекта не обязательно должны быть закрыты, но закрыть проект с открытыми задачами нельзя.

Для этого:

  1. выберите проект из списка Проекты с помощью фильтра наверху списка,
  2. нажмите на стрелку Стрелка слева от названия проекта,
  3. выберите из выпадающего списка подходящий статус.

Приостановленный или закрытый проект будет затемнен и перенесен в конец списка Проекты. Но ко всем его вехам и задачам легко можно получить доступ, и в любое время можно вернуть ему Активный статус.

Изменение статуса проекта Изменение статуса проекта

Если вы хотите полностью удалить проект,

  1. выберите проект из списка Проекты,
  2. откройте обзорную страницу проекта, нажав на его название,
  3. щелкните по значку Значок Действия справа от названия проекта,
  4. выберите из выпадающего списка опцию Удалить,
  5. подтвердите операцию.
Если вы решили удалить проект, имейте в виду, что проект со всеми его задачами, вехами, файлами, обсуждениями и т.д. будет потерян без возможности восстановления.

Изменение настроек модуля Проекты

По умолчанию все пользователи портала могут получить доступ к модулю Проекты. Внутри модуля существует 5 разных уровней доступа: гость (сторонний пользователь с правами только на просмотр), пользователь (пользователь онлайн-офиса, который не участвует ни в одном проекте), участник команды проекта, менеджер проекта и администратор Проектов.

Являясь гостем, вы можете выполнять следующие операции:

  • просматривать проекты, доступные всем участникам портала, или приватные (в которых вы являетесь участником команды);
  • комментировать задачи и обсуждения, относящиеся к доступным для вас проектам, а также подписываться на эти задачи и обсуждения.

Являясь пользователем, вы можете выполнять следующие операции:

  • просматривать все материалы (кроме приватных проектов);
  • добавлять комментарии в обсуждениях;
  • отслеживать нужные проекты;

Являясь участником команды проекта, вы можете выполнять следующие операции:

  • выполнять все операции, доступные пользователю;
  • добавлять задачи и назначать их себе или другим участникам команды;
  • управлять задачами, которые вами созданы или вам назначены;
  • открывать новые обсуждения;
  • добавлять или удалять свои собственные файлы.

Являясь менеджером проекта, вы можете выполнять следующие операции:

  • выполнять все операции, доступные участнику команды;
  • добавлять или удалять людей из команды проекта;
  • управлять задачами, вехами, обсуждениями, комментариями внутри проекта;
  • изменять статус проекта;
  • изменять настройки проекта;
  • определять права доступа для участников команды проекта (только для приватных проектов).

Являясь администратором Проектов, вы можете выполнять следующие операции:

  • выполнять все операции, доступные менеджеру проекта;
  • создавать, редактировать и удалять проекты;
  • назначать менеджеров проектов;
  • импортировать проекты из Basecamp
  • создавать и редактировать шаблоны проектов;
  • полностью управлять всеми материалами во всех проектах (управлять командой, задачами, вехами и т.д.).

Но если вы являетесь владельцем портала или администратором с полным доступом, вы можете ограничить доступ к модулю Проекты для некоторых пользователей или даже отключить этот модуль, если он вам не нужен. Для этого:

  1. нажмите на ссылку Настройки на панели слева,
  2. выберите подраздел Права доступа на портале,
  3. перейдите к разделу Проекты,
  4. выберите переключатель Пользователей из списка,
  5. выберите пользователей, которым надо предоставить доступ,

    Для этого используйте одну из доступных опций:

    • используйте ссылку Добавить пользователя, если надо предоставить доступ одному или более людям;
    • используйте ссылку Добавить группу, если надо предоставить доступ всем пользователям портала, или одной или более группам.

Чтобы отключить модуль Проекты, переключитесь на раздел Модули и инструменты, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели; снимите флажок с модуля Проекты и нажмите кнопку Сохранить.

Изменение настроек модуля Проекты Изменение настроек модуля Проекты
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть