Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть
  • Всё
  • Обзор
  • Редактирование профиля
  • Добавление новых участников портала
  • Управление правами доступа
  • Переназначение данных при удалении профилей
  • Изменение настроек модуля Люди

Обзор

Люди - это модуль, в котором представлены все участники портала, а также группы, в которые они входят.

На портале может быть два типа участников:

  • Пользователи - те, кто принимает активное участие в жизни портала и может создавать свой собственный контент.
  • Гости - сторонние пользователи с правами только на просмотр.

Каждый участник обладает одним из следующих статусов:

  • Активный - такие участники отображаются в основном списке, они уже подтвердили свой регистрационный адрес электронной почты, получают оповещения по электронной почте и могут вести совместную работу с другими участниками портала.
  • Ожидание - такие участники были добавлены на портал или изменили свой регистрационный адрес электронной почты, но еще не подтвердили его; они могут заходить на портал и вести совместную работу с другими участниками, но не могут получать оповещения по электронной почте.
    Если вы используете облачную версию, пользователи со статусом Ожидание учитываются в общем количестве активных пользователей на странице Платежи вашего портала.
  • Заблокирован - такие участники были перенесены в список заблокированных участников, который можно просмотреть, выбрав соответствующий параметр фильтра; они больше не могут заходить на портал.
Администратор с полным доступом может изменить тип и статус участников портала, установив флажки в списке рядом с ними и нажав на кнопку 'Изменить тип' или 'Изменить статус' над списком, или изменить тип и статус участника на странице его профиля. Пожалуйста, имейте в виду, что нельзя изменить тип для администраторов.

Редактирование профиля

Каждый активный участник портала может изменить свой профиль. Для этого:

  1. нажмите на ссылку с вашим именем в правом верхнем углу
  2. выберите опцию Профиль
  3. нажмите на кнопку Изменить изображение внизу текущей фотографии профиля, чтобы выбрать другое фото, которое будет использоваться как аватар
  4. щелкните по значку Значок Действия над вашей фотографией и выберите одну из следующих опций, в зависимости от вашей цели:
    • Редактировать - чтобы изменить персональные данные, которые отображаются на странице вашего профиля: имя, фамилия, дата регистрации, позиция, местоположение, пол, дата рождения, контактные данные, фото профиля
    • Сменить пароль - чтобы изменить пароль, который вы используете для входа на портал (это можно также сделать, щелкнув по значку Значок Редактирования рядом с текущим паролем на странице вашего профиля)
    • Изменить email - чтобы изменить регистрационный адрес электронной почты (это можно также сделать, щелкнув по значку Значок Редактирования рядом с текущим адресом электронной почты на странице вашего профиля)
    • Изменить миниатюры - чтобы выбрать ту область изображения, которая будет отображаться в миниатюрах
    • Удалить мой профиль - чтобы получить инструкции по электронной почте о том, как это сделать
Редактирование профиля Редактирование профиля

Если в настройках портала включена двухфакторная аутентификация, вы также можете изменить номер Основного телефона. После нажатия на значок Значок Изменить номер телефона откроется информационное окно. Нажмите кнопку OK. Вы будете перенаправлены на другую страницу, где сможете указать новый номер телефона и нажать кнопку Ввести номер, чтобы сохранить его. Вы получите SMS с кодом подтверждения на новый номер мобильного телефона.

Администраторы с полным доступом могут редактировать не только свои собственные профили, но и профили других участников портала. Для этого:
  1. найдите нужного человека в списке участников портала и откройте страницу его или ее профиля
  2. нажмите на значок Значок Действия рядом с именем участника и выберите одну из доступных опций (они совпадают с теми, что перечислены выше, единственное различие заключается в опции Заблокировать, используемой для переноса участника портала в список заблокированных участников, которые больше не могут заходить на портал).

Являясь участником портала, вы также можете изменить язык портала для своего аккаунта. Для этого откройте страницу своего профиля и выберите из выпадающего списка Язык одну из доступных опций. По умолчанию портал отображается на языке, который выбран администратором с полным доступом в общих настройках портала.

Список языков, которые уже доступны и которые будут доступны на портале в ближайшем будущем, можно найти в разделе Советы и приемы нашего Справочного центра. Если вы хотели бы принять участие в переводе онлайн-офиса, прочитайте наше руководство, чтобы узнать, как это сделать.
Смена языка Смена языка

Чтобы вам было проще заходить на портал, вы можете использовать один из своих аккаунтов в социальных сетях Google, Facebook, Twitter или LinkedIn. Для их подключения:

  1. откройте страницу своего профиля, нажав на ссылку с вашим именем в правом верхнем углу и выбрав опцию Профиль
  2. нажмите на ссылку Подключить под значком нужной социальной сети
  3. в соответствующих полях открывшегося окна введите свой адрес электронной почты и пароль
  4. разрешите онлайн-офису доступ к данным вашего аккаунта, нажав на соответствующую кнопку

На странице вашего профиля можно также управлять вашими подписками во всех модулях портала. Чтобы просмотреть полный список материалов портала, на которые вы подписаны, нажмите на ссылку Показать рядом с заголовком Подписки. Здесь можно отписаться от материалов, которые вас больше не интересуют, и изменить способ, которым вы хотите получать оповещения об обновлениях, выбрав один из доступных типов оповещения: через Чат, по электронной почте или обоими способами. Для получения дополнительной информации обратитесь к разделу Советы и приемы.

Вы также можете отключить или снова включить всплывающие подсказки, которые появляются на экране, чтобы познакомить вас с основными возможностями каждого модуля при первом входе или проинформировать о новых добавленных функциях. Нажмите на ссылку Показать рядом с заголовком Подсказки и нажмите на переключатель on-off ('Включено' или 'Выключено'). Подсказки будут включены или отключены для всех модулей одновременно.

Управление подписками Управление подписками

Добавление новых участников портала

Как владелец портала или администратор с полным доступом, вы можете добавлять на портал новых участников.

Если вы только что создали портал и еще не добавили пользователей, в каждом из модулей портала на левой боковой панели будет доступна кнопка Значок Пригласить пользователей Пригласить пользователей. C ее помощью можно быстро и просто пригласить на портал новых участников, чтобы они могли присоединиться к нему:

  1. нажмите кнопку Значок Пригласить пользователей Пригласить пользователей

    Пригласительная ссылка будет сразу скопирована в буфер обмена, и откроется окно Пригласительная ссылка, в котором можно изменить дополнительные параметры ссылки:

    • установите флажок Добавить со статусом Гости, чтобы пригласить на портал людей с правами только на просмотр (если надо, чтобы эти люди могли создавать контент на портале, оставьте этот флажок снятым). После изменения этого параметра не забудьте скопировать обновленную ссылку с помощью опции Копировать ссылку.
    • можно также Получить сокращенную ссылку, более удобную для вставки в сообщение
  2. вставьте скопированную ссылку в пригласительное сообщение и отправьте его или поделитесь ссылкой через социальные сети, используя соответствующие значки в окне Пригласительная ссылка

Ссылка действительна только 7 дней.

В дальнейшем вы можете нажать кнопку Кнопка Дополнительные действия в левом верхнем углу модуля Люди и выбрать опцию Пригласительная ссылка, чтобы скопировать ссылку и вызвать соответствующее окно.
Отправка пригласительной ссылки Отправка пригласительной ссылки

Участников портала можно также добавлять вручную по одному:

  1. нажмите на кнопку Создать в левом верхнем углу в модуле Люди
  2. выберите из выпадающего списка опцию Пользователь или Гость
  3. заполните поля, помеченные звездочкой - имя, фамилия, а также адрес электронной почты
    Можно также выбрать группу (или даже несколько групп), в которую будет входить пользователь или гость, ввести его позицию и местоположение, загрузить фотографию профиля и т.д. Дата регистрации по умолчанию соответствует текущей дате, но ее можно изменить, щелкнув по этому полю.
  4. нажмите на кнопку Сохранить
Добавление новых участников портала Добавление новых участников портала

Сразу после этого откроется страница профиля добавленного участника, а ему по электронной почте будет отправлено оповещение со ссылкой для доступа к порталу. Новый участник портала приобретает статус ожидаемого до тех пор, пока он не подтвердит регистрационный адрес электронной почты. В списке участников портала он будет помечен значком Значок Ожидание на аватаре. После подтверждения адреса электронной почты на аватарах гостей появится значок Значок Гость, а на аватарах администраторов - значок Значок Администратор. Владелец портала отмечен значком Значок Владелец.

Ссылка, отправленная в оповещении, действительна только в течение 7 дней. Если пользователю не удалось вовремя завершить регистрацию, перейдя по ссылке, можно отправить это оповещение заново, нажав на ссылку Отправить приглашение еще раз на странице профиля пользователя. Если есть несколько пользователей, пропустивших срок, отведенный на подтверждение адреса электронной почты, нажмите на кнопку Кнопка Дополнительные параметры в левом верхнем углу и выберите опцию Отправить приглашения еще раз или установите флажки рядом с нужными участниками в списке и нажмите расположенную над списком кнопку Отправить ссылку активации еще раз.

Для экономии времени можно также добавить сразу всех пользователей из следующих источников:

Можно также добавить всех гостей сразу. Для получения дальнейших инструкций обратитесь, пожалуйста, к этому руководству.

При добавлении участников вам, конечно, придется создавать новые группы. Для этого:

  1. нажмите на кнопку Создать в левом верхнем углу в модуле Люди
  2. выберите из выпадающего списка опцию Группа
  3. введите Название группы в поле, помеченном звездочкой
  4. назначьте Руководителя группы. Для этого нажмите на ссылку Выбрать пользователя и выберите одного из существующих пользователей/гостей или создайте новый профиль
  5. добавьте Участников группы. Для этого нажмите на ссылку Добавить участников и выберите существующих пользователей/гостей или создайте новые профили по одному
  6. нажмите кнопку Сохранить
Добавление групп Добавление групп

Управление правами доступа

В онлайн-офисе существует три основных уровня доступа: гость с правами только на просмотр, пользователь с базовыми привилегиями и администратор с дополнительными привилегиями.

Среди администраторов есть:

  • администраторы модуля, которые управляют отдельным модулем или несколькими из них
  • администраторы с полным доступом, которые управляют всеми модулями портала
  • владелец портала, который осуществляет контроль над всем порталом

Обычно владелец портала - это тот, кто создал портал. Если он хочет назначить другого участника портала на эту позицию, ему необходимо:

  1. переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки
  2. развернуть раздел Безопасность на левой боковой панели и выбрать подраздел Права доступа
  3. из выпадающего списка под своей фотографией выбрать другого человека
  4. нажать на кнопку Сменить владельца портала
  5. проверить почтовый ящик и перейти по ссылке для подтверждения, отправленной в сообщении по электронной почте
Смена владельца портала Смена владельца портала

Владелец портала обладает такими же правами, как и администратор с полным доступом, и может выполнять следующие операции:

Администратор с полным доступом Владелец портала
добавление участников портала
редактирование профилей участников
назначение администраторов модулей
изменение общих настроек и настроек персонализации (см. раздел Настройка портала)
просмотр статистики портала
(см. раздел Настройка портала)
+
смена владельца портала
резервное копирование данных портала (см. Советы и приемы)
деактивация/удаление портала (см. раздел Настройка портала)
изменение региона сервера (см. раздел Настройка портала)

После того как участник портала добавлен на портал, он получает права пользователя или гостя. Администраторы с полным доступом могут предоставить привилегии администратора только пользователям. Для этого надо выполнить следующие шаги:

  1. переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки
  2. выбрать опцию Права доступа на левой боковой панели
  3. нажать на ссылку Показать рядом с заголовком Администраторы
  4. нажать на ссылку Выбрать пользователя под списком администраторов
  5. выбрать человека или нескольких человек сразу из существующих пользователей/гостей или создать нового администратора прямо здесь, нажав на ссылку Создать новый профиль
  6. нажмите кнопку Сохранить
  7. выбранный человек по умолчанию получит максимальный доступ ко всем модулям портала; для ограничения этого доступа снимите флажки, соответствующие тем модулям, к которым вы не хотите предоставлять доступ администратору
Добавление администраторов Добавление администраторов

Такая структура прав доступа - гость/пользователь/администратор - действительна для следующих модулей портала:

  • Документы
  • CRM
  • Сообщество
  • Люди
У гостей вообще нет доступа к модулям 'CRM' и 'Люди'. Они могут только просмотреть и отредактировать свой собственный профиль.

Основные права доступа перечислены в таблице ниже.

Документы CRM Сообщество Люди
Гость просмотр файлов, доступных всем участникам; скачивание файлов из папки 'Общие документы', а также документов, к которым гостю предоставили доступ; загрузка файлов в папки, к которым гостю предоставили доступ добавление комментариев к существующим записям, прикрепление файлов к комментариям редактирование собственного профиля
Пользователь создание/редактирование/управление/обмен файлами и папками в разделе 'Мои документы', просмотр файлов в разделе 'Общие документы' добавление нового контента и редактирование собственных материалов создание нового контента и редактирование собственных материалов редактирование собственного профиля, просмотр профилей других участников
Администратор модуля +
создание/редактирование/управление/обмен файлами и папками в разделе 'Общие документы'
+
настройка параметров модуля, импорт/экспорт данных, массовая рассылка email-сообщений контактам CRM, просмотр/редактирование всего контента в модуле
+
модерация всего контента в модуле
+
добавление/приглашение участников, создание групп и редактирование профилей других участников

Структура прав доступа в модуле Проекты более сложная и включает пять уровней:

  • гость - сторонний пользователь с правами только на просмотр
  • пользователь - участник портала, не принимающий участия ни в одном (или в каком-то конкретном) проекте
  • участник команды проекта
  • менеджер проекта
  • администратор модуля

Основные права доступа перечислены в таблице ниже.

Гость/Пользователь Участник команды Менеджер проекта Администратор модуля
просмотр проектов, доступных всем участникам портала, или приватных (в которых он является участником команды); комментирование задач и обсуждений, относящихся к доступным для него проектам, а также подписка на эти задачи и обсуждения +
создание/назначение/управление собственными задачами, создание обсуждений, добавление/удаление собственных файлов
+
управление командой проекта, создание/редактирование всего контента проекта, изменение статуса проекта, определение прав доступа для участников команды (только для приватных проектов)
+
создание/редактирование/удаление любого проекта, назначение менеджеров проектов, создание/редактирование шаблонов проектов

Инструменты онлайн-офиса - Почта, Чат, Календарь, Лента - доступны всем пользователям портала. Гости могут пользоваться всеми инструментами, кроме Почты.

Переназначение данных при удалении профилей

При удалении заблокированных пользователей также удаляются принадлежащие пользователю материалы, созданные им на портале, а именно:

  • В модуле Документы личные документы и папки удаляются, а общие документы, созданные пользователем, переназначаются:
    • Личные документы и папки, недоступные для других пользователей (в том числе и для администраторов), удаляются.
    • Личные документы и папки, к которым был предоставлен доступ для других пользователей, удаляются.
    • Документы и папки, созданные пользователем в разделе Общие документы, не удаляются, но владение ими передается администратору, инициировавшему удаление пользователя.
  • В модуле Почта удаляются письма и почтовые ящики.
  • В Чате удаляются сообщения и файлы, отправленные пользователем.
  • В модуле CRM удаленный пользователь также удаляется из списка менеджеров, ответственных за контакт. Отчеты, созданные пользователем, удаляются (по аналогии с личными документами). Другие сущности CRM, связанные с удаленным пользователем, не затрагиваются.
  • В модуле Проекты все сущности, связанные с удаленным пользователем, не затрагиваются (например, имя удаленного пользователя остается в числе пользователей, ответственных за открытую задачу).

Чтобы избежать удаления данных, можно переназначить сущности модулей Документы, Проекты и CRM активному пользователю.

в настоящее время, возможность переназначения данных доступна только для пользователей со статусом Заблокирован, нельзя переназначить данные, принадлежащие активному пользователю.
Удаление отдельного пользователя

Чтобы удалить отдельного пользователя,

  1. Откройте список заблокированных пользователей, выбрав соответствующий статус в фильтре наверху,
  2. Нажмите на кнопку Кнопка Действия Действия рядом с заблокированным пользователем,
  3. Выберите в меню опцию Удалить профиль,
  4. Откроется окно подтверждения, где будет предложено переназначить данные пользователя:
    Удаление профиля Удаление профиля
  5. Нажмите на кнопку Передать данные в окне подтверждения.
  6. Откроется новая страница, где можно выбрать пользователя портала, которому вы хотите передать данные. Выберите из списка нужного активного пользователя.
  7. Нажмите кнопку Передать.
    Переназначение данных Переназначение данных

    Теперь можно закрыть эту страницу. После того, как передача данных завершится, вы получите оповещение по электронной почте. После этого вы можете вернуться к списку заблокированных пользователей и удалить пользователя без потери его данных.

Удаление нескольких пользователей

Переназначение данных - это индивидуальное действие, то есть, если вы хотите удалить несколько пользователей одновременно, предварительно потребуется переназначить данные для каждого из них в отдельности.

Чтобы переназначить данные любого заблокированного пользователя,

  1. Нажмите на кнопку Кнопка Действия Действия рядом с заблокированным пользователем.
  2. Выберите в меню опцию Передать данные.
  3. Откроется новая страница, где можно выбрать пользователя портала, которому вы хотите передать данные. Выберите из списка нужного активного пользователя.
  4. Нажмите кнопку Передать.

После переназначения всех нужных данных вы можете вернуться к списку заблокированных пользователей, отметить галочками пользователей, которых требуется удалить, и нажать кнопку Удалить над списком пользователей, чтобы удалить нескольких пользователей одновременно без потери их данных.

Что происходит с данными

После переназначения данных и удаления пользователя будут переданы/сохранены следующие материалы:

  • Модуль Документы
    • Личные документы, доступные для других пользователей портала, будут перенесены в раздел Мои документы выбранного активного пользователя, где будет создана новая папка с названием типа 'Документы пользователя Иван Иванов'. Все права доступа, предоставленные другим пользователям портала, будут сохранены;
    • Владение документами, созданными заблокированным пользователем в разделе Общие документы, будет передано выбранному пользователю;
    • Документы проектов, созданные заблокированным пользователем, остаются, владелец не меняется.
  • Модуль Проекты
    • Активные и приостановленные проекты, открытые вехи и задачи переназначаются выбранному активному пользователю.
  • Модуль CRM
    • Контакты, открытые задачи и незакрытые сделки переназначаются выбранному активному пользователю. Указанный пользователь также добавляется в качестве участника в открытые мероприятия заблокированного пользователя.

Следующие материалы будут удалены:

  • Личные документы, к которым не был предоставлен доступ для других пользователей в модуле Документы;
  • Письма и почтовые ящики в модуле Почта;
  • История сообщений и отправленные файлы в Чате;
  • Закрытые проекты, вехи, задачи в модуле Проекты;
  • Закрытые задачи и возможные сделки в модуле CRM.

Изменение настроек модуля Люди

Eсли вы являетесь владельцем портала или администратором с полным доступом, вы можете ограничить доступ к модулю Люди для некоторых пользователей или даже отключить этот модуль, если он вам не нужен. Для этого:

  1. нажмите на ссылку Настройки на панели слева,
  2. выберите подраздел Права доступа на портале,
  3. перейдите к разделу Люди,
  4. выберите переключатель Пользователей из списка,
  5. выберите пользователей, которым надо предоставить доступ,

    Для этого используйте одну из доступных опций:

    • используйте ссылку Добавить пользователя, если надо предоставить доступ одному или более людям;
    • используйте ссылку Добавить группу, если надо предоставить доступ всем пользователям портала, или одной или более группам.

Чтобы отключить модуль Люди, переключитесь на раздел Модули и инструменты, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели; снимите флажок с модуля Люди и нажмите кнопку Сохранить.

Если модуль Люди отключен, каждый участник портала может получить доступ только к своему собственному профилю.
Изменение настроек модуля Люди Изменение настроек модуля Люди
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть