Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть
  • Всё
  • Обзор
  • Добавление и создание документов
  • Просмотр и редактирование документов
  • Управление документами
  • Предоставление доступа к документам

Обзор

Документы - это модуль для хранения, просмотра, редактирования и совместной работы над документами, изображениями, электронными таблицами, презентациями и т.д. Он содержит пять разделов:

  • Значок Мои документы Мои документы - это приватное хранилище. У каждого участника портала (кроме гостей) есть этот раздел, где можно загружать или создавать документы только для персонального использования;
  • Значок Доступно для меня Доступно для меня - этот раздел содержит документы, к которым участнику портала предоставили доступ другие участники;
  • Значок Общие документы Общие документы - это общее хранилище, содержащее файлы и папки, доступные всем участникам портала;
  • Значок Документы проекта Документы проекта - этот раздел содержит папки, соответствующие существующим проектам, и представляет собой хранилище для всех документов модуля 'Проекты';
  • Значок Корзина Корзина - раздел, где хранятся все удаленные файлы, которые можно восстановить или окончательно удалить позже.
К документам проектов можно также получить доступ внутри модуля 'Проекты', если нажать на ссылку 'Документы' на левой боковой панели.

Добавление и создание документов

Чтобы перенести все ваши файлы в модуль 'Документы', можно загрузить существующие документы с жесткого диска компьютера или интегрировать с онлайн-офисом аккаунты Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex.

Для загрузки файла:

  1. откройте нужный раздел или папку, куда требуется загрузить файлы, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели
  2. нажмите кнопку Кнопка Загрузить в левом верхнем углу в модуле 'Документы'
  3. в окне Windows Explorer выберите файлы, которые требуется загрузить в онлайн-офис, и нажмите кнопку Открыть

Или просто перетащите в рабочую область файл с компьютера, чтобы загрузить его на портал еще более простым способом.

Начнется загрузка, сразу после этого загруженные файлы будут сконвертированы в формат Office Open XML. По умолчанию оба файла (файл в исходном формате + файл в формате Office Open XML) помещаются в выбранную папку. Если вам не нужны на портале файлы в исходном формате, можно снять флажок Загружать также документы в исходном формате. Это будет учтено при последующих загрузках, и сконвертированный файл будет помещаться как новая ревизия оригинала, а не как новый отдельный файл.

Если файл с таким же именем уже существует в этой папке, по умолчанию создается копия файла. Если вы хотите обновлять версию существующего файла, то в списке Настройки на левой боковой панели нажмите на ссылку Общие настройки и установите флажок Обновлять версию файла для существующего файла с таким же именем. Этот параметр будет применяться ко всем файлам, загружаемым в дальнейшем.
Загрузка файлов Загрузка файлов

Для интеграции с модулем 'Документы' вашего аккаунта Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint, Yandex используйте соответствующие кнопки на левой боковой панели после прочтения инструкций в этой статье.

В модуле 'Документы' можно создавать новые файлы или папки. Для этого:

  1. откройте нужный раздел или папку, где требуется создать новый файл, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели
  2. нажмите кнопку Создать в левом верхнем углу и выберите одну из следующих опций:
    • Документ для создания нового текстового документа
    • Таблица для создания новой электронной таблицы
    • Презентация для создания новой презентации
    • Папка для создания новой папки
  3. введите имя файла или папки в соответствующем поле и нажмите на значок Значок Подтверждения
Создание нового файла Создание нового файла

Просмотр и редактирование документов

Можно просматривать и редактировать документы, электронные таблицы и презентации непосредственно на портале, используя многофункциональные онлайн-редакторы. Для этого просто щелкните по названию файла или по значку Значок Карандаш справа от названия, и файл откроется в новой вкладке браузера. Если файл в данный момент редактируется другим пользователем, вы увидите цветной карандаш. Наведите курсор мыши на этот значок Значок Цветной карандаш со значком плюс, чтобы увидеть, кто сейчас редактирует файл. Нажмите на этот значок, чтобы редактировать этот документ одновременно с другими пользователями портала.

Для редактирования файла можно также нажать на значок Значок Действия рядом с ним и выбрать опцию Редактировать.
Редактирование электронной таблицы Редактирование электронной таблицы

После того как вы отредактируете документ, электронную таблицу или презентацию и сохраните внесенные изменения, будут доступны обе ревизии файла, так что в случае необходимости вы сможете восстановить предыдущую. Имеющиеся ревизии можно объединять в версии. Для получения дополнительной информации обратитесь к этой статье.

Если у вас нет прав на редактирование документа, нажмите на его название, и он откроется в соответствующем онлайн-просмотрщике. Графические файлы откроются в этом же окне, текстовые файлы появятся в новой вкладке браузера. В онлайн-просмотрщиках предлагаются стандартные инструменты, позволяющие увеличить или уменьшить масштаб файлов, настроить их размер, переходить по страницам, скачать или напечатать их.

Для просмотра файла можно также нажать на значок Значок Действия рядом с ним и выбрать опцию Просмотр.
Просмотр текстового файла Просмотр текстового файла
Гости портала не могут пользоваться онлайн-редакторами. Для того чтобы открыть или отредактировать файл, им потребуется сначала скачать и сохранить его на своем компьютере. Если гости внесут какие-то изменения, затем придется загрузить файл обратно на портал. Если гостю предоставлен полный доступ к этому файлу, его можно перезаписать. Если нет, то файл можно загрузить только под каким-то другим именем.

Управление документами

С документами можно выполнить следующие действия:

  • Скачать в исходном формате на жесткий диск компьютера
  • Скачать как файл в выбранном формате на жесткий диск компьютера
  • Переместить в другой раздел или папку внутри модуля 'Документы'
  • Скопировать файл и перенести созданную копию в выбранный раздел модуля 'Документы'
  • Удалить файл, переместив его в раздел 'Корзина' модуля 'Документы'
  • Переименовать файл
  • Заблокировать файл для дальнейшего редактирования другими пользователями с соответствующими правами на редактирование
  • Сформировать текущую версию файла и создать ревизию для новой версии
  • Показать историю версий и восстановить одну из них
  • Создать копию файла в текущей папке
  • Настроить доступ для пользователей портала к нескольким документам сразу
  • Скопировать в буфер обмена ссылку на документ для пользователей портала

Для предоставления доступа, скачивания, перемещения, копирования или удаления файла:

  1. откройте нужный раздел модуля 'Документы', выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели
  2. установите флажки рядом с файлами, над которыми требуется произвести действие
  3. нажмите нужную кнопку наверху, в зависимости от операции, которую надо выполнить
Если для документов, к которым вы хотите предоставить доступ, выставлены разные настройки совместного доступа (например, к документу X пользователям предоставлены права только на просмотр, а к документу Y - полный доступ), то в окне 'Настройки совместного доступа' напротив имени пользователя вы увидите статус Различается. Этот статус можно изменить для всех выбранных документов для каждого отдельного пользователя, выбрав нужную опцию из выпадающего списка напротив имени пользователя.
Управление файлами Управление файлами

Для переименования файла, блокирования, завершения его версии, просмотра истории версий или копирования ссылки на файл (или выполнения любого из вышеуказанных действий):

  1. откройте нужный раздел модуля 'Документы', выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели
  2. найдите нужный документ и щелкните по значку Значок Действия рядом с ним
  3. выберите соответствующую опцию, в зависимости от операции, которую надо выполнить. Чтобы узнать о доступных командах контекстного меню, прочитайте эту статью.
Чтобы узнать о том, как управлять предыдущими ревизиями и версиями документа, обратитесь к этой статье.
Управление файлами Управление файлами

Переименовывать документы можно не только из списка файлов в модуле Документы, но и из интерфейса редактора непосредственно в ходе редактирования. Для этого:

  1. щелкните по значку Файл Значок Файл на левой боковой панели и выберите опцию Переименовать... или
    щелкните по имени файла, отображенному в шапке редактора рядом с логотипом (в левом верхнем углу),
  2. в новом открывшемся окне введите нужное Имя файла и нажмите кнопку OK.

Предоставление доступа к документам

Вы можете настроить права доступа к файлам, сохраненным в папке Мои документы или Документы проекта, так чтобы какой-то участник портала или их группа могли читать или редактировать ваши файлы.

Администратор модуля или администратор с полным доступом может задавать настройки доступа в папке Общие документы. Подробности о различных правах доступа можно узнать в разделе Начало работы: Люди.

Найдите файл (или папку), к которому требуется открыть доступ, и нажмите кнопку Значок Доступ Доступ справа от его названия. В открывшемся окне 'Настройки совместного доступа' вы можете:

  • предоставить доступ к файлу или папке для пользователей портала или групп
  • предоставить доступ к файлу кому угодно (в том числе тем людям, которые не зарегистрированы на портале)
    • поделившись ссылкой на документ
    • встроив документ в веб-страницу

Если к файлу предоставлен доступ, значок Значок Доступ Доступ справа от его названия подсвечивается более темным цветом.

Предоставление доступа к документам для пользователей портала

Если требуется предоставить доступ только тем людям, которые могут войти на ваш портал:

  1. задайте тип доступа по умолчанию для всех людей или групп, которым вы хотите предоставить доступ к документу. По умолчанию выбрана опция Только чтение. Нажмите на значок Значок Только чтение рядом с кнопкой Добавить пользователей или Добавить группы и выберите нужный вариант:
    • Значок Полный доступ Полный доступ - пользователь или группа смогут просматривать и редактировать документ
    • Значок Рецензирование Рецензирование - пользователь или группа смогут проверять и изменять документ, не редактируя его непосредственно. Все изменения, внесенные рецензентом, будут зафиксированы и показаны вам, чтобы вы могли принять или отклонить их
      Эта возможность доступна только для файлов в формате .docx.
    • Значок Только чтение Только чтение - пользователь или группа смогут только просматривать документ
    • Значок Доступ запрещен Доступ запрещен - эта опция используется, чтобы запретить доступ, ранее предоставленный пользователю или группе
  2. нажмите на кнопку Добавить пользователей или Добавить группы, чтобы открыть список пользователей или групп
  3. отметьте галочками людей или группы, которым вы хотите предоставить доступ к документу, и нажмите кнопку Сохранить
    Предоставление доступа к файлу участникам портала Предоставление доступа к файлу участникам портала

    При добавлении пользователей можно отмечать их по одному, используя поле фильтра наверху, чтобы облегчить поиск. Можно также отметить справа нужную группу или опцию Выбрать все, чтобы добавить всех пользователей из выбранной группы или всех пользователей портала соответственно.

  4. при необходимости измените параметры прав доступа для каждого конкретного пользователя или группы, выбрав одну из доступных опций из выпадающего списка рядом с именем человека или названием группы.

    Чтобы удалить пользователя или группу из списка, используйте значок Значок Удалить пользователя.

    Предоставление доступа к файлу участникам портала Предоставление доступа к файлу участникам портала
    Вместо того, чтобы добавлять каждого участника в отдельности, можно предоставить доступ всем участникам портала, кроме некоторых из них или кроме определенной группы. Для этого нажмите на кнопку 'Добавить группы', выберите группу 'Все' и задайте для нее нужный тип доступа. Затем добавьте определенную группу или пользователя, используя одну из кнопок, и выберите опцию 'Доступ запрещен'.
  5. оставьте отмеченной опцию Отправить оповещение, чтобы отправить по электронной почте стандартное сообщение тем, кому вы предоставили доступ к документу
  6. нажмите на ссылку Добавить сообщение, чтобы добавить к стандартному оповещению по электронной почте свой собственный текст
  7. нажмите кнопку Сохранить внизу окна

Каждый пользователь портала, которому вы предоставили доступ к файлу, может найти этот документ в разделе Доступно для меня.

Если вам надо получить ссылку на файл, к которому вы предоставили доступ, чтобы можно было отправить эту ссылку пользователям портала, нажмите на значок Значок Ссылка для пользователей портала в окне 'Настройки совместного доступа'. Ссылка будет скопирована в буфер обмена.

Предоставление доступа к документам с помощью ссылки

Чтобы иметь возможность предоставить доступ к файлу всем, у кого есть ссылка на него, или встроить файл в веб-страницу, чтобы любой посетитель этой страницы смог просмотреть документ, нажмите на переключатель Доступ по внешней ссылке в окне 'Настройки совместного доступа' - после этого будут отображены доступные параметры.

Предоставление доступа к файлу людям вне портала Предоставление доступа к файлу людям вне портала

Предоставление ссылки на документ

  1. определите тип доступа, выбрав опцию Только чтение, Полный доступ или Рецензирование из списка рядом с надписью Доступ по внешней ссылке
  2. выберите, каким образом вы хотите предоставить доступ к документу:
    • Скопируйте ссылку в буфер обмена, чтобы разослать ее с помощью мессенджера или любым другим способом.
    • Нажмите на значок Значок Email, чтобы отправить ссылку по электронной почте. Откроется новое окно, в котором вы можете указать адреса электронной почты, на которые надо отправить ссылку, ввести сопутствующее сообщение и нажать кнопку Отправить.

      Если вы уже используете модуль Почта, просто начните вводить адрес электронной почты или имя получателя и выберите нужный адрес из списка. По мере ввода в нем отображаются адреса, сохраненные в адресной книге, которые соответствуют введенным символам (а именно, ваши личные контакты, контакты портала и модуля CRM, а также адреса электронной почты, на которые вы уже отправляли письма).

      Вы можете добавить любое количество получателей. Выберите из списка несколько адресов поочередно или введите несколько новых адресов через запятую. Если адрес введен неправильно, блок адреса будет выделен красным цветом. Чтобы отредактировать адрес, дважды щелкните по нужному блоку. Чтобы удалить адрес, нажмите значок Значок удаления адреса.

    • Нажмите на один из значков социальных сетей, чтобы поделиться ссылкой через ваш аккаунт в соответствующей социальной сети.
  3. закройте окно 'Настройки совместного доступа', нажав на кнопку Закрыть

Чтобы запретить ранее предоставленный доступ к документу по ссылке, можно выбрать из списка опцию Запретить доступ или еще раз нажать на переключатель Доступ по внешней ссылке, чтобы отключить эту возможность.

Получение кода для встраивания

  1. нажмите на ссылку Встраивание документа в правой части окна
    Встраивание документа Встраивание документа
  2. выберите один из доступных размеров для окна просмотрщика документа или задайте пользовательскую ширину и высоту
  3. скопируйте код для встраивания и вставьте его на свою веб-страницу
  4. закройте окно, нажав на кнопку Закрыть

Для получения дополнительных инструкций обратитесь, пожалуйста, к этому руководству.

Если вы удалите этот документ, переключитесь в окне 'Настройки совместного доступа' на опцию 'Запретить доступ' или отключите опцию Доступ по внешней ссылке, посетители веб-страницы не смогут просматривать документ.
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть