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  • Tutto
  • Descrizione
  • Creazione/Modifica di un account
  • Invio/Ricezione dei messaggi
  • Integrazione con CRM
  • Creazione/gestione delle etichette

Descrizione

Posta online office è uno strumento di comunicazione che serve a gestire la tua corrispondenza direttamente nel portale. Questa soluzione di gestione della posta ti aiuta a lavorare nel modo più efficiente e a migliorare la comunicazione commerciale. Ti permette di:

Per accedere a Posta online office clicca sull'icona Posta disponibile nella parte superiore di ogni pagina del portale.

Creazione/Modifica di un account

Per inviare, ricevere e tenere in ordine la posta direttamente nel portale prima di tutto hai bisogno di configurare un account. Per farlo,

  1. clicca sull'icona Posta nella parte superiore della pagina,
  2. nella finestra aperta clicca sul pulsante Aggiungi nuovo account,

    Oppure clicca sul collegamento Va' al client di posta ora e clicca su Imposta il primo account per aprire la finestra Aggiungi account.

  3. compila i campi: email e password,

    Se necessario, usa l'opzione Avanzate per inserire Email e Nome account e anche i parametri per la Ricezione messaggi (Server POP, Porta, Login, Password) e l'Invio messaggi (Server SMTP, Porta, Login, Password).

  4. clicca su Aggiungi account per collegare il tuo account.
Crea account Crea account

Se hai un account gmail puoi collegarlo con Posta online office usando l'icona Google. Per farlo,

  1. clicca sull'icona Google situata nella parte destra della finestra Aggiungi account,
  2. nella finestra aperta inserisci il tuo indirizzo Email e la Password,
  3. clicca su Accedi,
  4. concedi l'accesso al tuo account all'applicazione Posta online office,
  5. nella finestra aperta clicca su OK.

L'importazione della posta si avvia. Questo processo può richiedere certo tempo. Puoi chiudere la finestra e continuare a lavorare nel portale o anche chiudere il browser. L'importazione si svolge in sottofondo. Una volta completato il processo, tutti i messaggi del tuo account di posta vengono caricati nella cartella Posta in arrivo. Puoi cominciare a lavorare con la tua corrispondenza.

Per aggiungere più account,

  1. apri la sezione Impostazioni sul pannello sinistro,
  2. seleziona l'opzione Gestione account,
  3. clicca sul pulsante Aggiungi nuovo account al di sopra dell'elenco degli account esistenti,
  4. segui le istruzioni della creazione dell'account sopraindicate,
  5. clicca su Aggiungi account per collegare un nuovo account.

I messaggi di un nuovo account di posta aggiunto vengono caricati nella cartella Posta in arrivo.

Per modificare un account (se hai cambiato la password, ad esempio),

  1. apri la sezione Impostazioni sul pannello sinistro,
  2. seleziona l'opzione Gestione account,
  3. seleziona l'account necessario dall'elenco e clicca sull'icona Azioni a destra,
  4. seleziona l'opzione Modifica per aprire la finestra Impostazioni account,
  5. apporta le modifiche necessarie ai parametri,
  6. clicca su Salva.
E' impossibile modificare le impostazioni dell'account collegato per mezzo di OAuth. Puoi solo cambiare il suo nome.

Se hai deciso di eliminare un account da Posta online office,

  1. apri la sezione Impostazioni sul pannello sinistro,
  2. seleziona l'opzione Gestione account,
  3. seleziona l'account necessario dall'elenco e clicca sull'icona Azioni a destra,
  4. seleziona l'opzione Elimina,
  5. clicca su Elimina per confermare il processo.

Tutti i messaggi di questo account vengono eliminati dalla cartella Posta in arrivo.

Se non hai più bisogno di un account ma desideri salvare tutti i messaggi già inviati/ricevuti basta disattivarlo. Se scegli questa opzione non riceverai più i messaggi dall'account disattivato però i messaggi ricevuti prima vengono visualizzati nelle cartelle di Posta online office e potrai usarli in qualsiasi momento.

Invio/Ricezione dei messaggi

Dopo aver aggiunto un account a Posta online office puoi utilizzarlo per inviare e ricevere i messaggi.

Per inviare un messaggio,

  1. clicca sul pulsante Scrivi nuovo messaggio nell'angolo sinistro superiore,

    Se hai più account, clicca sulla freccia nera accanto al campo Da: e seleziona l'account da utilizzare per inviare il tuo messaggio dall'elenco a discesa.

  2. inserisci l'indirizzo del destinatario nel campo A:,

    Per inviare un messaggio a più persone, inserisci gli indirizzi separandoli da virgola. Per inviare una copia a più indirizzi, utilizza il collegamento Aggiungi copia a destra del campo A:.

  3. inserisci l'oggetto del tuo messaggio nel campo corrispondente,
  4. scrivi il testo,

    Per formattarlo, inserire un collegamento o un'immagine utilizza i comandi della barra degli strumenti di formattazione al di sopra del campo del corpo del messaggio.

    Puoi anche allegare i documenti memorizzati sul disco rigido o nel modulo Documenti usando i pulsanti corrispondenti al di sotto del campo del corpo del messaggio.

    La dimensione del file allegato non deve superare 15 MB.
  5. assegna un'etichetta,

    Le etichette si usano per semplificare la ricerca e la gestione dei messaggi. Per assegnare un'etichetta al messaggio clicca sul pulsante Aggiungi etichetta al di sopra del campo del corpo del messaggio e seleziona l'etichetta necessaria o crea una nuova etichetta.

  6. clicca su Invia.
    Crea messaggio Crea messaggio

    Se desideri inviare il tuo messaggio più tardi, clicca sul pulsante Salva. Il messaggio viene salvato nella cartella Bozze. Per accedere alla bozza salvata, usa il collegamento corrispondente sul pannello sinistro.

Posta online office ti permette di aggiungere una firma ai tuoi messaggi.

Per farlo,

  1. passa alla sezione Impostazioni sul pannello sinistro e seleziona l'opzione Gestione account,
  2. clicca sul pulsante Gestione della firma accanto all'account necessario,
    Attiva firma Attiva firma
  3. nella finestra aperta 'Gestione della firma' imposta la tua propria firma,
    La tua scelta non è limitata al nome. Puoi scrivere un testo, aggiungere un'immagine, inserire un collegamento o anche un codice html generato per usarlo come firma.
  4. clicca su Salva.
    Crea firma Crea firma

La tua firma personale sarà automaticamente aggiunta ogni volta quando invi un messaggio dall'account con la firma preimpostata.

Se desideri modificare o eliminare una firma,

  1. passa alla sezione Impostazioni sul pannello sinistro e seleziona l'opzione Gestione account,
  2. clicca sul pulsante Gestione della firma accanto all'account necessario,
  3. nella finestra aperta 'Gestione della firma' modifica la firma o eliminala,
    Puoi anche disattivarla temporaneamente deselezionando la casella the Usa firma.

Posta online office è uno strumento indispensabile della comunicazione commerciale che ti permette di essere in corrispondenza con gli utenti del portale e anche con i contatti CRM.

Per inviare un messaggio ad un contatto CRM o ad un utente del portale,

  1. apri l'elenco Contatti online office o Contatti CRM cliccando sul collegamento corrispondente sul pannello sinistro,
  2. seleziona il contatto desiderato dall'elenco,
  3. clicca sull'icona Azioni a destra del contatto selezionato e utilizza l'opzione Scrivi messaggio.
    Contatti CRM Contatti CRM

    Oppure utilizza il pulsante Scrivi messaggio al di sopra dell'elenco dei contatti per inviare un messaggio ai contatti selezionati.

Per aggiornare la cartella Posta in arrivo, basta cliccare sul pulsante Ottieni nuovi messaggi. Il numero di thread di conversazione non ancora letti viene visualizzato accanto a Posta in arrivo e sull'icona Posta. Il numero di messaggi in un thread viene visualizzato accanto al nome mittente, ad esempio: Numero di messaggi.

Per organizzare i messaggi ricevuti, puoi

  • utilizzare il campo Filtro per visualizzare i thread di conversazione secondo il criterio selezionato:

    Stato

    • Da leggere per visualizzare i thread di conversazione che non hai ancora letto;
    • Letto per visualizzare i thread di conversazione che hai già letto;

    Per periodo

    • Oggi per visualizzare i thread di conversazione di oggi;
    • Ieri per visualizzare i thread di conversazione di ieri;
    • Ultima settimana per visualizzare i thread di conversazione di ultima settimana;
    • Periodo personalizzato per visualizzare i thread di conversazione per un periodo specificato;

    Altro

    • Importante per visualizzare i thread di conversazione segnati da una bianderina;
    • Con allegati per visualizzare solo i thread di conversazione con i file allegati;
    • Dall'indirizzo email per visualizzare i thread di conversazione inviati da una persona specificata;
    • All'indirizzo email per visualizzare i thread di conversazione inviati all'indirizzo specificato;
    • Con etichetta per visualizzare i thread di conversazione con un'etichetta specificata.
  • segnare il gruppo di thread di conversazione Tutti, Da leggere, Letto, Importante, Con allegati, Nessuno o certi thread dai gruppi diversi ed effettuare le operazioni necessarie usando il pulsante adatto:
    • Elimina per spostare i thread di conversazione segnati nella cartella Posta eliminata,
      Puoi eliminare tutti i thread di conversazione dalla cartella Posta eliminata con un semplice clic. Basta cliccare sull'icona Svuota cartella che appare quando punti il cursore sul nome cartella sul pannello sinistro.
    • Spam per spostare i thread di conversazione segnati nella cartella Posta indesiderata,
      Ti preghiamo di notare ch'è impossibile ripristinare i thread eliminati dalla cartella Posta indesiderata.
    • Segna come letto per segnare i thread selezionati come già letti,
    • Segna come da leggere per segnare i thread selezionati come da leggere,
    • Aggiungi tag per assegnare un'etichetta selezionata o creata al thread scelto,
  • aggiungere una bianderina per segnare i thread di conversazione importanti,
  • utilizzare l'opzione Ordina per per visualizzare i thread di conversazione della cartella Posta in arrivo ordinati per data.
    Posta in arrivo Posta in arrivo

Per leggere un messaggio basta cliccare sul suo oggetto,

Quando il thread è aperto, viene visualizzato solo l'ultimo messaggio inviato/ricevuto. Per visualizzare tutti i messaggi della conversazione, clicca sul collegamento Espandi tutto. Per nasconderli clicca su Comprimi tutto. Per passare dal thread aperto ad un altro usa i collegamenti Precedente e Successivo nell'angolo destro superiore. Puoi rispondere al messaggio, inoltrarlo, eliminarlo, esportarlo a CRM, segnarlo come da leggere, spostarlo nella cartella Posta indesiderata, aggiungere un'etichetta o collegarlo ai contatti CRM usando i pulsanti situati al di sopra del corpo messaggio o l'elenco a discesa.

Leggi messaggi Leggi messaggi

Per i motivi di sicurezza tutte le immagini inviate in un messaggio sono disattivate. Per visualizzarle clicca sul collegamento Visualizza immagini. Oppure usa il collegamento Visualizza sempre le immagini inviate da "nome mittente" per attivare la visualizazzione delle immagini in tutti i messaggi inviati dalla persona selezionata.

Attiva immagine Attiva immagine

Un messaggio ricevuto può contenere certi file allegati. Con Posta online office puoi automaticamente salvare questi file in qualsiasi cartella del modulo Documenti. Per farlo, hai bisogno di impostare una cartella per gli allegati,

  1. passa alla sezione Impostazioni sul pannello sinistro e seleziona l'opzione Gestione account,
  2. clicca sull'icona Azioni a destra dell'account per il quale desideri impostare la cartella,
  3. seleziona l'opzione Cartella per allegati, poi la cartella necessaria,
  4. clicca su OK.
    Cartella per allegati Cartella per allegati

Quando la cartella per allegati è impostata, tutti i file allegati ai messaggi futuri vengono salvati in questa cartella.

Puoi facilmente Scollegarla o cambiarla seguendo i passaggi al di sopra. Ma ti preghiamo di notare che gli allegati salvati prima non vengono trasferiti in una nuova cartella. Le modifiche vengono applicate solo ai nuovi messaggi.

Usando l'icona Azioni a destra dell'allegato puoi anche:

  • Scaricare un file nel tuo computer,
  • Visualizzare un file nel tuo browser,
  • Aprire un file (documento, foglio di calcolo o presentazione) nell'editor di documenti,
  • Salvare un file nella cartella I miei documenti.
    Azioni con allegati Azioni con allegati

Integrazione con CRM

Posta online office ti da la possibilità di collegare un thread o un singolo messaggio ad un elemento CRM per trasferire tutte le informazioni sui contatti, casi, opportunità inviate per email nel modulo CRM.

Se colleghi un thread, tutti i messaggi di questa conversazione e anche quelli futuri vengono trasferiti nel modulo CRM. Se colleghi un singolo messaggio ad un elemento CRM, solo questo messaggio verrà visualizzato nel modulo CRM.

Per collegare un thread ad un elemento CRM,

  1. seleziona un thread ed aprilo,
  2. clicca sul pulsante Più nella parte superiore della pagina e seleziona l'opzione Collega a CRM,
  3. nella finestra Collega conversazione a CRM apri l'elenco a discesa e seleziona a cui elemento desideri collegare questo thread,

    Ci sono tre opzioni disponibili tra quali: Contatto, Caso e Opportunità. L'opzione predefinita è Contatto.

  4. inserisci completamente o parzialmente il nome/titolo dell'elemento desiderato,
    Puoi collegare il tuo thread a più elementi CRM in una volta.

    Se hai aggiunto un elemento per sbaglio e desideri eliminarlo, basta cliccare sull'icona Elimina accanto al suo nome/titolo.

  5. clicca sul pulsante Salva.
Collega thread Collega thread

Per collegare un singolo messaggio ad un elemento CRM,

  1. apri il thread richiesto,
  2. clicca sul messaggio desiderato,
  3. clicca sull'icona Azioni a destra e seleziona l'opzione Esporta a CRM,
  4. nella finestra Esporta a CRM apri l'elenco a discesa e seleziona a cui elemento desideri collegare questo messaggio,
  5. inserisci completamente o parzialmente il nome/titolo dell'elemento desiderato,

    Se hai aggiunto un elemento per sbaglio e desideri eliminarlo, basta cliccare sull'icona Elimina accanto al suo nome/titolo.

  6. clicca sul pulsante Salva.

E fatto! Hai trasferito tutti i messaggi necessari nel modulo CRM e dal quel momento puoi accedere alla tua corrispondenza direttamente dalla pagina di elemento.

Nella pagina di elemento nel modulo CRM puoi anche:

  • visualizzare i messaggi già inviati o ricevuti e anche quelli nuovi;
  • aprire qualsiasi messaggio cliccando sul suo oggetto;
  • leggere i file allegati cliccando sul collegamento Visualizza file;
  • eliminare un messaggio cliccando sull'icona Elimina accanto.
Pagina di elemento Pagina di elemento

Per scollegare un thread da un elemento CRM,

  1. clicca sull'icona Mail nella parte superiore di ogni pagina del portale,
  2. seleziona un thread ed aprilo,
  3. clicca sul pulsante Più nella parte superiore della pagina e seleziona l'opzione Collega a CRM,
  4. nella finestra Collega conversazione a CRM vengono elencati tutti gli elementi CRM collegati a questo thread. Se desideri eliminare tutti gli elementi collegati, clicca sul pulsante Scollega tutto e conferma la tua scelta. Se desideri eliminare un certo elemento CRM usa l'icona Elimina accanto al suo nome/titolo e poi clicca su Salva.
    Si prega di notare che se scolleghi un thread da un elemento CRM, i messaggi riceuti/inviati non vengono più trasferiti nel modulo CRM però tutti i messaggi di questa conversazione trasferiti prima rimangono nella pagina di elemento. Se desideri eliminare il thread di conversazione dalla pagina di elemento, elimina tutti i messaggi l'uno dopo l'altro cliccando sull'icona Elimina accanto al messaggio corrispondente.

Per scollegare un singolo messaggio da un elemento CRM va' alla pagina di elemento e clicca sull'icona Elimina accanto del messaggio richiesto.

Usando Posta online office puoi inviare fatture dal modulo CRM. Questa funzione ti permette di considerevolmente risparmiare il tuo tempo perchè non hai più bisogno di passare da un modulo ad altro.

Per farlo,

  1. passa al modulo CRM,
  2. clicca sul pulsante Crea nuovo e seleziona l'opzione Fattura. Altrimenti, passa alla sezione Contatti e seleziona una persona o un'azienda per la quale desideri creare una fattura e clicca sul pulsante Emetti fattura,
    Emetti fattura Emetti fattura
    Se la fattura che hai bisogno di inviare è già creata, procedi al passo 5.
  3. compila i campi segnati dall'asterisco,
  4. clicca sul pulsante Aggiungi questa fattura,
  5. nella pagina 'Fatture' clicca sull'icona Azioni a destra della fattura necessaria e seleziona l'opzione Invia per email. Sarai reindirizzato a Posta online office dove verrà visualizzato un messaggio con la fattura allegata,
    Invia fattura Invia fattura
  6. compila i campi del messaggio,
  7. clicca sul pulsante Invia.
    Se desideri invarlo in seguito clicca su Salva.

Per saperne di più sulle Fatture leggi la sezione CRM.

Creazione/gestione delle etichette

Ordinare i tuoi messaggi ti aiuta a tener traccia della corrispondenza e facilitare la gestione dei messaggi. Per ordinare i tuoi messaggi puoi aggiungere le etichette. Per farlo,

Nella cartella Posta in arrivo:

  1. seleziona i thread di conversazione,
  2. clicca sul pulsante Aggiungi etichetta al di sopra dell'elenco dei thread di conversazione ricevuti,
  3. seleziona un'etichetta dall'elenco o crea una nuova etichetta.

Quando leggi un thread di conversazione:

  1. apri il thread di conversazione necessario,
  2. clicca sul pulsante Aggiungi etichetta al di sopra del corpo del messaggio,
  3. seleziona un'etichetta dall'elenco o crea una nuova etichetta.

Quando scrivi un messaggio:

  1. clicca sul pulsante Scrivi nuovo messaggio,
  2. clicca sul pulsante Aggiungi etichetta al di sopra del campo Da:,
  3. seleziona un'etichetta dall'elenco o crea una nuova etichetta.

L'etichetta aggiunta viene visualizzata accanto all'oggetto del thread di conversazione nella cartella Posta in arrivo e nel thread di conversazione aperto nel campo Etichette al di sotto del campo Data.

Puoi accedere ai thread di conversazione etichettati usando i collegamenti disponibili sul pannello sinistro al di sotto della cartella Posta indesiderata. Cliccando sull'etichetta necessaria puoi aprire l'elenco dei thread di conversazione con l'etichetta specificata.

Per modificare un'etichetta:

  1. apri la sezione Impostazioni sul pannello sinistro,
  2. seleziona l'opzione Gestione etichette per aprire l'elenco delle etichette,
  3. seleziona l'etichetta necessaria dall'elenco e clicca sull'icona Azioni a destra,
  4. seleziona l'opzione Modifica,
  5. apporta tutte le modifiche necessarie e clicca su Salva.

Per eliminare un'etichetta, seleziona l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa Azioni.

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