Partager des fichiers et les dossiers

Lorsque vous modifiez un fichier au format .docx/.xlsx/.pptx ou un modèle de formulaire au format .docxf, vous pouvez ouvrir la fenêtre Paramètres de partagedirectement à partir de l'interface de l'éditeur de l'une des manières suivantes:

• cliquez sur l'icône Partager dans la partie gauche de l'en-tête de l'éditeur;
• passez à l'onglet Collaborationet cliquez le bouton Partage dans la barre d'outils supérieure.
• passez à l'onglet Fichier, appuyez sur Droits d'accès... dans la barre latérale gauche et cliquez sur Changer les droits d'accès.

Vous pouvez accorder l'accès à vos fichiers et dossiers à d'autres utilisateurs du portail à laide des fonctionnalités de portail intégrées de la fenêtre Paramètres de partage. Tous les fichiers et les dossiers peuvent être partagés avec plusieurs utilisateurs ayant des autorisations d'accès différentes.

Dans la fenêtre Paramètres de partage, cliquez sur le bouton Ajouter utilisateurs. Lors du partage de fichiers et dossiers vous avez quatre options:

• partager avec un utilisateur- saisissez le nom de l'utilisateur ou son adresse e-mail dans le champ de recherche ou recherchez-le dans la liste des utilisateurs et cliquez sur son nom;
• partager avec un groupe d'utilisateurs- saisissez le nom du groupe dans le champ de recherche ou recherchez le groupe dans la liste des utilisateurs et cliquez sur son nom; Veuillez noter que vous pouvez désélectionner certains utilisateurs dans le groupe sélectionné;
• partager avec tout le monde- cliquez sur l'option Touset sélectionnez su vous voulez partager avec tous les utilisateurs ou tous les groupes;
• partager avec administrateur du portail- cliquez sur l'option Administrateur.

Pour supprimer un utilisateur/un groupe de la liste, cliquez sur l'icône à côté de son nom dans la liste et choisissez l'option Supprimerdans la barre d'outils supérieure.

Il se peut que vous souhaitez modifier le type d'accès pour un utilisateur disposant d'autres droits d'accès, par exemple lui permettre de commenter au lieu de lecture seule ou de limiter l'accès à des fichiers particuliers dans un dossier précédemment partagé. Pour modifier les détails de l'autorisation d'accès pour chaque utilisateur ou groupe, utilisez l'une des options suivantes:

• sélectionnez l'une des autorisations d'accès disponibles dans la liste déroulante à côté du nom d'utilisateur ou de groupe;
• cliquez sur le nom de l'utilisateur ou du groupe et choisissez l'autorisation d'accès appropriée dans le menu Modifier les droits d'accèsdans la barre d'outils supérieure.

Par défaut, lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier ou le dossier est partagé et une notification par défaut est envoyé.

En cliquant sur la flèche à côté du bouton Enregistrer, vous pouvez choisir si vous souhaitez :

• Ajouter un message - saisissez votre message de notification dans le champ qui s'affiche et cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer;
• Enregistrer sans notification- les paramètres sont enregistrés mais les utilisateurs concernés ne sont pas notifiés;
• Enregistrer et copier le lien direct- les paramètres sont enregistrés et un lien direct vers le fichier ou le dossier est copié dans votre Presse-papiers.

Chaque utilisateur du portail avec lequel vous partagez le fichier le trouvera dans la section Partagés avec moi.

Vous pouvez partager un lien vers le fichier avec une personne qui n'a pas de compte sur votre portail. Les types d'accès disponibles restent les mêmes. Il est possible de partager les dossiers avec Accès complet ou en Lecture seule. Vous pouvez créer plusieurs liens externes avec des autorisations d'accès et des options de sécurité différentes.

Pour obtenir un lien vers le fichier ou le dossier partagé,

1. cliquez sur Ajouter un liendans la fenêtre Paramètres de partage. Un nouvel élément du menu Nouveau lienapparaîtra dans la liste au dessous,
   Vous pouvez également cliquez sur la flèche à droite du bouton Ajouter un lienet sélectionner l'option Créer un nouveau lien externe. Une autre option dans ce menu permet de copier le lien directvers le fichier ou le dossier.
2. modifier le nom du lien pour distinguer les différents liens et cliquer sur le bouton ,
3. cliquez sur le lien et sélectionnez l'une des options suivantes:
   
   • Copier le lien externe- le lien sera copié dans le presse-papiers.
   • Partager- une nouvelle fenêtre s'affichera vous proposant de sélectionner l'une de trois options de partage, c-à-d par email, sur les réseaux sociaux ou par un lien copié.
     En savoir plus sur le partage par email, sur les réseaux sociaux ou par un lien copié

     Envoyer le lien par email

     Cliquez sur l'icône . Si vous utilisez le module Mail, le modèle du message s'ouvrira sous un nouvel onglet. Vous pouvez définir les adresses email des utilisateurs pour leur envoyer le lien, modifiez le texte de message et cliquez sur le bouton Envoyer.

     Dans le champ À:saisissez l'adresse email de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le lien. Commencez à saisir l'adresse email ou le nom du destinataire et choisissez de la liste. Au fur et à mesure que vous tapez, les contacts enregistrés dans le carnet d'adresses correspondant aux caractères saisis sont affichés (c-à-d vos contacts personnels, CRM et du portail et les adresses e-mail auxquelles vous avez déjà envoyé des messages).

     Vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez. Sélectionnez plusieurs adresses une par une ou entrez plusieurs nouvelles adresses en les séparant par des virgules. Si l'adresse email est incorrecte, le champ d'adresse est signalé en rouge. Pour modifier une adresse, cliquez deux fois sur le champ d'adresse appropriée. Pour supprimer une adresse, cliquez sur l'icône .

     Envoyer le lien sur les réseau sociaux

     Cliquez sur l'icône Facebook ou Twitter pour partager le lien depuis le compte de réseau social respectif.

     Copier le lien

     Sélectionnez le lien qui s'affiche dans la fenêtre et cliquez sur Copier ou appuyez sur la touche Ctrl+C de votre clavier. Vous pouvez également utiliser l'option Raccourcirpour obtenir un lien abrégé.

   • Raccourcir le lien - permet d'obtenir un lien raccourci.
     Pour activer cette option, veuillez consulter les instructions appropriées connecter Bitly à votre portail.
   • Définir un mot de passe - protéger un fichier ou un dossier accessible par un lien par un mot de passe défini par l'utilisateur ou généré automatiquement.
     1. Activez l'option Activer l'accès par mot de passe.
     2. Clquez sur l'icône pour générer un mot de passe ou saisir celui-ci manuellement dans le champ approprié.
     3. Pour nettoyer le champ de mot de passe, cliquez sur le bouton Nettoyer.
     4. Pour copier le lien et le mot de passe dans le presse-papiers à partager plus tard, cliquez sur le bouton Copier le lien et le mot de passe.
     5. Vous pouvez désactiver/réactiver l'accès par mot de passe. en faisant glisser le curseur approprié en haut de la fenêtre désactiver/activer (off/on).
     6. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les paramètres de l'accès par mot de passe.

        Veuillez noter que le mot de passe se rapporte au lien d'accès et pas au fichier lui-même. Pour en savoir plus sur la protection des documents, veuillez consulter les instructions suivantes.

        Vous pouvez également utiliser l'icône à côté du lien dans la fenêtre Paramètres de partage pour définir un mot de passe.

        
   • Limite de temps permet de limiter la durée de validité du lien.
     1. Activez l'option Activer la limite de temps.
     2. Saisissez la date nécessaire dans le champ Date ou ouvrez le calendrier et sélectionnez le jour.
     3. Saisissez la durée dans le champ Durée.
     4. Pour nettoyer la date et la durée, cliquez sur le bouton Nettoyer.
     5. Pour supprimer le lien après le délai d'attente, cochez la case appropriée.
     6. Cliquez sur le bouton Enregistrerpour enregistrer les paramètres de la limite de temps.

        Vous pouvez également utiliser l'icône à côté du lien dans la fenêtre Paramètres de partage pour définir la limite de temps.

        
   • Renommerpermet de donner un nom personnalisé à un lien dans la fenêtre Paramètres de partage pour distinguer les liens vers des fichiers et des dossiers.
   • Supprimer permet de supprimer le lien vers un fichier ou un dossier. On ne pourra plus accéder à ce fichier/dossier via le lien partagé.
4. Pour gérer les droits d'accès qu'on a accordé par un lien, cliquez sur l'icône à côté et sélectionnez le type d'accès disponible (veuillez consulter Droits d'accès différents de ce guide-ci pour en savoir plus).
5. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres, cliquez sur le bouton Enregistrer. Pour enregistrer les modifications et obtenir le lien du presse-papiers, cliquez sur la flèche à côté du bouton Enregistrer et sélectionnez l'option Enregistrer et copier le lien direct.

Vous pouvez également obtenir un Lien externe rapide vers un fichier en utilisant l'option appropriée du menu contextuel dans la liste des fichiers. Dans ce cas, l'autorisation d'accès par défaut sera attribuée et le lien sera copié dans le presse-papiers. L'autorisation d'accès définie par défaut se trouve dans Paramètres / Commun / Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage / Droits d'accès par défaut par type de fichier. Veillez noter que les options Définir un mot de passe, Limite de temps et Renommer ne sont pas disponibles par lien externe rapide dans la fenêtre Paramètres de partage.

Vous pouvez incorporer des fichiers stockés sur votre portail dans d'autres sites et pages web à l'aide de la fonction d'incorporation. Pour accéder aux paramètres d'incorporation,

1. ouvrez le menu Lien externe;
2. cliquez sur l'option Paramètres d'incorporation;
   
3. définissez la taille en utilisant l'un des préréglages dans le champ Taille: 600x800 px, 400x600 px, Auto ou personnalisez-la dans les champs Largeuret Hauteuren saisissant les valeurs appropriées;
4. copiez le code et insérez-le dans le site ou la page web nécessaire.

Les utilisateurs ont accès aux opérations en fonction des permissions accordées.

Accès complet

Un utilisateur disposant du droit d'accès completpeut effectuer les tâches suivantes:

Pour les fichiers:

1. Afficher tous les formats de fichier.
2. Modifier les fichiers pris en charge par l'éditeur.
3. Effectuer toutes les actions prévues par les droits d'accès Révision.
4. Effectuer toutes les actions prévues par les droits d'accès Remplissage de formulaire.
5. Effectuer toutes les actions prévues par les droits d'accès Commentaire.
6. Partager le fichier.
7. Définir les droits d'accès au fichier (en fonction des paramètres avancés définis par le propriétaire du fichier).

Pour les dossiers:

1. Créer des fichiers et des sous-dossiers.
2. Charger et télécharger des données.
3. Modifier les fichiers pris en charge par l'éditeur.
4. Déplacer des fichiers vers d'autres sous-dossiers.
5. Créer des copies des fichiers.
6. Renommer des fichiers.
7. Consulter l'historique des versions de fichiers et télécharger la version ou la révision nécessaire.
8. Copier les liens externes vers les fichiers.
   Veuillez noter que, par défaut, l'utilisateur ne peut passupprimer les fichiers du dossier auquel il a reçu un accès complet.