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Comment écrire et éditer un document texte collaborativement ?

Introduction

Que ce soit un contrat à dresser, ou un article à écrire, ou un texte à traduire vous aurez peut-être besoin de vous adresser aux autres gens surtout à l'étape finale pour spécifier certains détails ou corriger le document. Dans ce cas-là la séquence d'actions est plus au moins la même: envoi du document - attente du résultat - correction et édition - envoi du document - attente du résultat - correction et édition et ainsi de suite jusqu'à ce que les deux parties ne soient pas satisfaites du résultat.

Pour éviter cette procédure continuelle et obtenir le meilleur résultat sans perdre votre temps à envoyer et attendre, profitez de la fonction Edition collaborative offerte par Document Editor. Tout ce qu'il vous faut est d'envoyer le lien à votre document à la personne nécessaire et commencer l'édition collaborative du document en le commentant et en discutant en temps réel sans installer aucun programme.

Ce guide va vous montrer comment le faire en quelques étapes simples.

Etape 1. Accéder aux Documents

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien Documents.

Comment écrire et éditer un document texte collaborativement ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module Documents, ouvrez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Sélectionner un document à éditer

Le dossier Mes documents s'ouvre. Pour trouver un document nécessaire utilisez notre filtre en haut de la liste des documents.

Cliquez sur le bouton icône Plus et sélectionnez une des options : Fichiers, Dossiers, Documents, Classeurs, Présentations, Images, Archive ou entrez le titre du document, entièrement ou partiellement, dans le champ et appuyez sur la touche Entrée pour afficher un élément nécessaire.

Par défaut, tous les fichiers sont triés par date dans l'ordre décroissant. Si nécessaire, vous pouvez les trier par Titre, Type ou Taille en ouvrant la liste déroulante Trier par à droite du champ Filtre et en choisissant l'option nécessaire. Pour changer l'ordre de tri de Descendant à Croissant cliquez sur l'icône icône Ordre de tri .

Comment écrire et éditer un document texte collaborativement ? Etape 2

Pour modifier un fichier stocké sur votre disque dur, tout d'abord chargez-le dans Documents en cliquant sur le bouton Charger bouton Charger dans le coin supérieur gauche de la page.

Vous pouvez aussi créer un nouveau document directement sur le portail en cliquant sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant le type de fichier à créer dans la liste déroulante.

Etape 3. Configurer les paramètres de partage

Lorsque le document est trouvé, cliquez sur le bouton Partager situé à droite.

Dans la fenêtre Paramètres de partage ouverte cliquez sur le lien Personnes à l'extérieur du portail à gauche, ouvrez l'accès au document en cliquant sur le bouton Accès ouvert et autorisez un accès complet en utilisant le bouton d'option Accès complet.

Ensuite sélectionnez le mode de partage du lien à votre document:

Envoyez-le par curriel
Cliquez sur l'icône dans la section Partager le lien et tapez l'adresse émail de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer le lien dans le champ qui apparaît au-dessous. En utilisant l'icône vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous voulez. Ecrivez le message d'accompagnement et cliquez sur le bouton Envoyer.

Comment écrire et éditer un document texte collaborativement ? Etape 3

Partagez-le par des réseaux sociaux
Cliquez sur un des logos des réseaux sociaux: Google+, Facebook, Twitter et accédez à votre compte.
Partagez-le par un autre mode
Cliquez sur le lien Copier le lien au-dessous du champ ou copiez le lien tout entier avec la souris ou en utilisant les raccourcis clavier Ctrl+A et Ctrl+C et envoyez-le par messagerie instantanée ou un autre mode disponible.

Etape 4. Commencer l'édition collaborative

Pour commencer l'édition collaborative du document tout ce qu'il est nécessaire est de suivre le lien fourni.

Pour pouvoir éditer le document, la personne avec le lien fourni n'a pas besoin d'être enregistrée sur le portail courant ou d'avoir son propre portail. Elle n'a pas besoin de télécharger le document ou installer un programme de traitement de texte quelconque.

Après avoir suivi le lien les personnes invitées peuvent commencer à éditer le document en utilisant les fonctions des Editeurs en ligne sans limitations. Les fragments du texte édité seront marqués par les lignes de différentes couleurs.

Comment écrire et éditer un document texte collaborativement ? Etape 4

Dès qu'un de vos co-éditeurs enregistre ses changements, vous allez voir une remarque dans le coin gauche de la barre d'outils supérieure signalant qu'il y a des mises à jour disponibles. Pour enregistrer les changements effectués et installer des mises à jour, cliquez sur l'icône icône Installer des mises à jour . Les mises à jour seront surlignées.

Etape 5. Сommenter les fragments du texte

Si vous ou votre co-éditeur avez besoin de commenter les changements effectués ou tout simplement induqer les fragments du texte à éditer, profitez de la fonction Commentaires en temps réel.

Sélectionnez le fragment que vous avez besoin de commenter avec la souris, cliquez droit et sélectionnez l'option Ajouter commentaire du menu contextuel. La fenêtre contextuelle sera ouverte.

Comment écrire et éditer un document texte collaborativement ? Etape 5

Tapez votre commentaire et cliquez sur le bouton Ajouter. Le fragment commenté sera surligné. Pour éditer ou supprimer le commentaire, il vous suffit de cliquer sur le fragment commenté et d'utiliser l'icône Icône Modifier ou Icône Supprimer respectivement. Pour le rendre accessible à vos co-éditeurs, enregistrez le document en utilisant l'icône Icône Enregistrer .

Pour répondre au commentaire ajouté par votre co-éditeur, cliquez gauche sur le fragment commenté. Cliquez sur le lien Ajouter une réponse dans la partie inférieure de la fenêtre contextuelle, tapez votre message et cliquez sur le bouton Répondre.

Une fois le problème résolu, cliquez sur le lien Résoudre dans le coin droite de la fenêtre contextuelle.

Pour suivre l'historique des commentaires ajoutés au document, ouvrez le panneau Commentaires en cliquant sur l'icône sur la barre gauche.

Etape 6. Discuter du document

Pour communiquer avec vos co-éditeurs lors de l'édition du document, ouvrez le panneau Chat en cliquant sur l'icône Chat sur la barre gauche. Tous les utilisateurs qui sont en train d'éditer le document seront énumérés en haut du panneau.