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Documents
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Aperçu

Documents c'est un module pour stocker, visualiser, éditer et partager des documents, des images, des feuilles de calcul, des présentations. Il contient cinq sections :

  • Icône Mes Documents Mes documents c'est un espace de stockage privé. Chaque membre du portail (à l'exception des invités) a cette section pour charger, importer ou créer des documents pour un usage personnel ;
  • Icône Partagés avec moi Partagés avec moi contient des documents qui ont été partagés avec un membre de portail par d'autres membres ;
  • Icône Documents communs Documents communs c'est un espace de stockage commun contenant des fichiers et des dossiers disponibles pour tous les membres du portail ;
  • Icône Documents du projet Documents du projet contient des dossiers correspondant aux projets existants et représente un lieu de stockage pour tous les documents du module 'Projets' ;
  • Icône Corbeille Corbeille c'est une section où tous les fichiers supprimés sont stockés, ils peuvent être restaurés ou enlevés plus tard.
Il est aussi possible d'accéder aux documents du projet dans le module 'Projets' en cliquant sur le lien 'Documents' sur le panneau latéral gauche.

Ajout / Création des documents

Pour transférer tous vos fichiers vers le module 'Documents', vous pouvez charger des documents existants à partir du disque dur de l'ordinateur, les importer depuis votre compte Google Drive, Zoho ou connecter votre compte Box.com, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint au bureau en ligne.

Pour charger un fichier,

  1. ouvrez la section nécessaire ou le dossier où vous souhaitez charger vos fichiers en sélectionnant les options correspondantes sur le panneau latéral gauche
  2. cliquez sur le bouton Bouton de téléchargement dans le coin supérieur gauche du module 'Documents'
  3. choisissez les fichiers à charger sur le bureau en ligne dans la fenêtre d'Explorateur Windows et cliquez sur le bouton Ouvrir

Ou tout simplement faites glisser et déposez un fichier de votre ordinateur dans la zone de travail pour le charger sur le portail de manière plus simple.

Le processus de chargement va commencer, juste après le(s) fichiers chargés seront convertis au format Office Open XML. Par défaut, les deux fichiers (fichier d'origine + fichier au format Office Open XML) sont placés dans le dossier sélectionné. Si vous n'avez pas besoin des fichiers au format d'origine sur le portail, vous pouvez décocher la case 'Charger aussi les documents au format d'origine'. Cela sera pris en compte lors des prochaines opérations de chargement.

Si le fichier du même nom existe déjà dans le dossier, une copie du fichier sera créée par défaut Si vous voulez mettre à jour la version du fichier existant, cliquez sur le lien Paramètres communs de la liste Paramètres sur le panneau latéral gauche et cochez la case Remplacer le fichier existant avec le même nom. Ce paramètre sera appliqué à tous les fichiers chargés.
Téléchargement des fichiers Téléchargement des fichiers

Pour importer les documents depuis le compte Google Drive ou Zoho, utilisez le bouton Bouton Options supplémentaires dans le coin supérieur gauche après la lecture des instructions dans la section Conseils et Astuces.

Pour connecter votre compte Box, Dropbox, Google, OneDrive, SharePoint aux Documents , utilisez le même bouton dans le coin supérieur gauche après la lecture des instructions dans la section Conseils et Astuces.

Vous pouvez aussi créer de nouveaux fichiers et dossiers dans Documents. Pour le faire,

  1. ouvrez la section nécessaire ou le dossier où vous voulez créer un nouveau fichier en sélectionnant les options correspondantes sur le panneau latéral gauche
  2. cliquez sur le bouton Créer... dans le coin supérieur gauche et sélectionnez une des options suivantes :
    • Document pour créer un nouveau document de texte
    • Classeur pour créer un nouveau classeur
    • Présentation pour créer une nouvelle présentation
    • Dossier pour créer un nouveau dossier
  3. entrez un titre pour votre fichier ou votre dossier dans le champ approprié et cliquez sur l'icône icône Confirmation
Création d'un nouveau fichier Création d'un nouveau fichier

Visualisation / Edition des documents

Vous pouvez visualiser et modifier votre document directement sur le portail en utilisant les éditeurs du bureau en ligne multifonctionnels. Pour le faire, cliquez sur son titre ou utilisez l'icône Icône de crayon à droite du titre de fichier et il sera ouvert dans un nouvel onglet du navigateur Internet. Si un fichier est en cours de modification par un autre utilisateur, vous allez voir l'icône de crayon coloré. Placez le courseur de la souris sur cette icône Icône de crayon coloré pour voir qui est en train de modifier le fichier. Cliquez sur cette icône pour afficher et modifier ce document simultanément avec d'autres utilisateurs du portail.

Pour modifier un fichier, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône icône Actions située à côté et sélectionner l'option Modifier.
Modification du document de texte Modification du document de texte

Une fois un fichier modifié et les modifications enregistrées, les deux révisions de votre fichier seront disponibles, de sorte que vous puissiez restaurer la révision précédente, si nécessaire. Les révisions peuvent être groupées dans les versions. Pour en savoir plus, consultez la section Conseils et Astuces.

Si vous n'avez pas de droits de modifier le document, en cliquant sur son titre vous allez l'ouvrir avec le bureau en ligne Viewer. Les fichers images seront ouverts dans la même fênetre, les fichiers de texte seront affichés dans un nouvel onglet de votre navigateur Internet. bureau en ligne Viewer offre des outils standard pour zoomer / dézoomer vos fichiers, modifier leur taille, naviguer entre les pages, les télécharger ou imprimer.

Pour visualiser un fichier, vous pouvez aussi cliquer sur l'icône icône Actions située à côté et sélectionner l'option Aperçu.
Affichage de la feuille de calcul Affichage de la feuille de calcul
Les invités du portail ne peuvent pas utiliser les éditeurs du bureau en ligne. Pour ouvrir et éditer un fichier, ils doivent le télécharger sur l'ordinateur. Après avoir apporté des modifications, les invités devront recharger les fichiers sur le portail. Si un invité a un accès complet à ce fichier, il peut le remplacer. Sinon, le fichier doit être chargé sous un autre nom.

Gestion des documents

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes avec vos documents :

  • Télecharger au format d'origine sur votre disque dur d'ordinateur
  • Télecharger comme un fichier au format sélectionné sur votre disque dur d'ordinateur
  • Déplacer vers une autre section ou un autre dossier dans le module 'Documents'
  • Copier un fichier et déplacer une copie vers la section sélectionnée du module 'Documents'
  • Supprimer un fichier en le déplacant vers la section 'Corbeille' du module 'Documents'
  • Renommer un fichier
  • Verrouiller un fichier pour les modifications futures par d'autres utilisateurs qui ont les droits de modification correspondants
  • Finaliser la version actuelle d'un fichier et créer une révision pour une nouvelle version
  • Affichier versions et rétablir une d'elles
  • Partager plusieurs documents à la fois pour les utilisateurs du portail
  • Copier le lien du document dans le Presse-papiers pour les utilisateurs du portail

Pour partager, télecharger, déplacer, copier ou supprimer un fichier,

  1. ouvrez la section nécessaire du module 'Documents' en cliquant sur l'option correspondante sur le panneau latéral gauche
  2. cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez gérer
  3. sélon l'opération à exécuter, cliquez sur le bouton nécessaire situé en haut
Si les documents à partager ont des différents paramètres de partage (par exemple, les utilisateurs peuvent seulement visualiser le document X mais possèdent l'accès complet au document Y) vous verrez le statut Varie devant le nom d'utilisateur dans la fenêtre 'Paramètres de partage'. Vous pouvez toujours changer le statut de tous les documents sélectionnés pour chaque utilisateur en choisissant l'option nécessaire dans la liste déroulante devant le nom de l'utilisateur.
Gestion des fichiers Gestion des fichiers

Pour renommer, verrouiller, finaliser, visualiser toutes les versions du fichier ou copier le lien d'un document (ou effectuer l'une des opérations mentionnées ci-dessus),

  1. ouvrez la section nécessaire du module 'Documents' en cliquant sur l'option correspondante sur le panneau latéral gauche
  2. trouvez le document nécessaire et cliquez sur l'icône icône Actions située à droite
  3. selon l'opération à effectuer, sélectionnez une option correspondante
Pour savoir comment gérer les révisions/versions d'un document, consultez la section Conseils et Astuces.
Gestion des fichiers Gestion des fichiers

Partage des documents

Vous pouvez définir des autorisations pour les fichiers stockés dans les dossiers Mes documents et Documents du projet, de sorte qu'un membre du portail ou un groupe puisse lire ou modifier vos fichiers.

Un administrateur du module ou un administrateur disposant d'un accès total peut définir les paramètres d'accès du dossier Documents commun. Pour en savoir plus consultez la section Premières étapes : Personnes.

Trouvez un fichier (ou un dossier) que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton Partager situé à droite de son titre. Dans la fênetre 'Paramètres de partage' ouverte, choisissez entre trois types d'accès : utilisateurs du portail, personnes à l'extérieur du portail, incorporation de document

Le type Utilisateurs du portail permet d'accorder l'accès seulement à ceux qui peuvent se connecter à votre portail. Pour le faire,

  1. cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs ou Ajouter groupe
  2. sélectionnez une personne (un groupe) avec laquelle vous souhaitez partager le document
  3. définissez les permissions en choisissant une des options disponibles dans la liste déroulante à côté du nom de personne / groupe :
    • Lecture seule - un utilisateur ou un groupe pourra seulement visualiser le document
    • Accès complet - un utilisateur ou un groupe pourra visualiser et modifier le document
    • Accès interdit - cette option est utilisée pour bloquer l'accès précédemment accordé à un utilisateur ou un groupe
    Vous pouvez accorder l'accès à tous les membres du portail sauf plusieurs d'entre eux ou un groupe particulier au lieu d'ajouter chaque membre séparément. Pour cela, cliquez sur le lien 'Ajouter groupe', sélectionnez l'option 'Tous' et choisissez 'Lecture seule' ou 'Accès complet'. Ensuite ajoutez un groupe particulier ou un utilisateur en utilisant un des liens et sélectionnez l'option 'Accès interdit'.
  4. laissez la case Envoyer une notification cochée pour envoyer un émail standart aux personnes avec lesquelles vous avez partagé votre document
  5. cliquez sur le lien Ajouter un message pour ajouter votre propre message à la notification par émail
  6. cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la fenêtre
Partage de documents avec les membres du portail Partage de documents avec les membres du portail

Le type d'accès Personnes à l'extérieur du portail vous permet de copier le lien au document et donner l'accès à ceux qui ont ce lien. Pour le faire,

  1. cliquez sur le bouton Accès ouvert
  2. définissez le niveau d'accès en choisissant Lecture seule ou Accès complet
  3. cliquez sur l'option Raccourcir le lien si nécessaire et copiez le lien
  4. spécifiez la façon de partager le document : par émail ou par un des comptes des réseaux sociaux
  5. fermez la fenêtre en cliquant sur la croix dans le coin gauche supérieure
Partage de documents avec des personnes en dehors du portail Partage de documents avec des personnes en dehors du portail

Le type d'accès Incorporation de document permet d'intégrer le code généré dans une page web, de sorte que chaque visiteur de cette page puisse visualiser le document. Pour le faire,

  1. cochez la case Accès ouvert
  2. sélectionnez la taille de la fenêtre de la visionneuse de documents ou réglez sa largeur et sa hauteur personnalisée
  3. copiez le code intégré et collez-le dans votre page web
  4. fermez la fenêtre en cliquant sur la croix dans le coin gauche supérieure

Pour en savoir plus consultez ce guide d'utilisateur.

Si vous supprimez le document ou passez à l'option 'Accès interdit' dans la fenêtre 'Paramètres de partage', les visiteurs de la page ne pourront pas afficher le document.
Incorporation de document Incorporation de document
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