¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor?

Lo primero de todo usted hay que preparar su archivo CSV (de inglés Comma Separated Values).

Si usted ya tiene un archivo CSV que contiene la información sobre sus contactos, asegúrese que cumple requerimientos siguientes para importación de datos correcta:

• la primera fila es un encabezado que contiene nombres de columnas/campos. Los campos requeridos son: Nombre y Apellido para importación de personas, Nombre de empresa para empresas.
• hay sólo un contacto en una fila;
• no hay comas innecesarias en su archivo;
• el archivo seleccionado contiene no más de 10000 filas, si no el archivo debe ser dividido en partes más pequeñas.

Usted también puede crear un archivo CSV de cualquier hoja de cálculo usando nuestro módulo Documentos.

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

Si ya ha accedido al portal y lo está usando por algún tiempo, vaya al módulo CRM de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Pulse el botón al lado de Crear nuevo en la esquina izquierda superior y elija la opción Importar contactos en la lista desplegable. Se abrirá la página Importar contactos.

Pulse el enlace Seleccione un archivo CSV. Navegue por el disco duro de su ordenador y encuentre un archivo necesario. Cuando usted encuentra el archivo pulse el botón Abrir para cargarlo al sistema.

El archivo será cargado y mostrado en lugar del enlace. Para reemplazarlo use el enlace Editar al lado del nombre de archivo.

Para importación correcta usted tiene que establecer los parámetros de archivo CSV:

• Delimitador

  Un archivo CSV usa comas para separar valores, pero muchas herramientas de importación/exportación CSV permite usar otros delimitadores: punto y coma, dos puntos, tabulación, espacio. Use esta lista desplegable para seleccionar un carácter usado para separar valores en su archivo CSV.

• Codificación

  Especifique el tipo de codificación usado mientras que guarde su archivo CSV. El tipo predeterminado es UTF-8.

• Delimitador de texto

  Use esta lista desplegable para especificar un carácter usado para separar los campos en su archivo CSV.

Después seleccione la acción para registros duplicados si hay algunos. Marque la opción Saltar para importar contactos manteniendo los contactos existentes, use la opción Reemplazar si quiere importarlos sobreescribiendo los existentes o deje la opción predeterminada Duplicar marcada si necesita duplicar los contactos coincidentes. Usted podrá unirlos más tarde siguiendo las instrucciones aquí.

Si su archivo CSV tiene un encabezado con títulos de columnas, asegúrese que la casilla Ignorar la primera línea al importar está marcada.

De manera predeterminada, el acceso a los contactos importados se concederá solo al usuario actual.

Para asignar a gerentes a estos contactos pulse el enlace Añadir usuario para seleccionar a una persona en la lista. Use el campo de filtro en la parte superior para facilitar la búsqueda.

Para hacer estos contactos públicos y conceder acceso a todos los usuarios de CRM, marque la opción Permitir acceso a la persona para todos los usuarios de CRM.

Una vez seleccionado el archivo y configurados los parámetros pulse el botón Continuar en la parte inferior de la página y proceda al paso siguiente.

Antes de importar sus datos de clientes usted tiene que verificar la información disponible. Usted verá la tabla con tres columnas:

• Columna de archivo - la primera fila de su archivo CSV que contiene los nombres de columnas/campos.

• Campo correspondiente de CRM - el campo CRM que corresponde al nombre de campo/columna de su archivo si hay alguno.

  Si el sistema no encuentra ningún archivo CRM correspondiente automáticamente, abra la lista desplegable y seleccione lo necesario a mano.

• Valor - el valor de columna de un archivo. Para verificar toda la información de archivo use los enlaces Apunte próximo/Apunte anterior de arriba.

Para importar contactos, usted tiene que emparejar por lo menos una columna de su archivo y el campo Nombre de CRM también la otra y el campo Apellido de CRM. Lo mismo hay que hacer para importación de empresas, usted tiene que emparejar una columna y el campo Nombre de empresa.

Si usted ha verificado los datos de clientes pulse el botón Comenzar a importar los datos debajo de la lista de contactos para poner el proceso en marcha.

¡Es todo! Todos los contactos seleccionados serán importados y mostrados en la lista Contactos. ¡No se olvide mantener sus contactos actualizados!