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  • Crear/manejar etiquetas

Revisión general

Correo es una herramienta de comunicación creada para gestión de su correspondencia directo en el portal. Esta solución de gestión de mensajes le ayuda a trabajar de manera más eficiente, mejorar comunicación empresarial y le permite:

Para acceder a Correo pulse el icono Correo que está disponible en la parte superior de cada página del portal.

Crear/editar cuenta

Para recibir, y mantener sus mensajes en orden directo en el portal, el primero de todo establezca la cuenta. Para hacerlo,

  1. pulse el icono Correo en la parte superior de cada página del portal,
  2. pulse el botón Añadir nueva cuenta en la ventana abierta,
  3. rellene los campos siguientes: email y contraseña,

    Si es necesario use la opción Avanzado para introducir los parámetros siguientes: Email, Nombre de cuenta, campos de Recibir correo (Servidor POP, Puerto, Login, Contraseña) y campos de Enviar correo (Servidor SMTP, Puerto, Login, Contraseña).

  4. pulse el botón Guardar para conectar la cuenta.
Crear cuenta Crear cuenta

Si usted tiene una cuenta gmail puede vincularla a Correo usando el icono Google. Para hacerlo,

  1. pulse el icono Google que en la parte derecha de la ventana Añadir cuenta de correo electrónico,
  2. en la ventana abierta introduzca su Dirección de correo electrónico y Contraseña,
  3. pulse el botón Iniciar sesión,
  4. conceda el acceso a su cuenta a la aplicación Correo,
  5. en la ventana Listo abierta pulse el botón Aceptar.

El proceso de importación puede durar algún tiempo. Usted puede cerrar la ventana y continuar uso del portal o cerrar el navegador. La importación continuará al fondo. Cuando el proceso de importación está terminado, todos los mensajes de su cuenta de correo serán cargados a la carpeta Bandeja de entrada y usted puede empezar a trabajar con su correspondencia.

Si usted tiene que añadir una cuenta más, siga estos pasos:

  1. haga clic en la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de cuentas,
  3. haga clic en el botón Añadir nueva cuenta arriba de la lista de las cuentas existentes,
  4. siga la instrucción sobre creación de cuenta descrita arriba,
  5. pulse el botón Guardar para conectar una nueva cuenta.

Los mensajes de nueva cuenta recién añadida serán cargados a la carpeta Bandeja de entrada.

Para editar una cuenta (por ejemplo si usted ha cambiado su contraseña) siga los pasos siguientes:

  1. haga clic en la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de cuentas,
  3. seleccione una cuenta necesaria en la lista y pulse el icono Icono acciones al lado derecho,
  4. elija la opción Editar para abrir la ventana Configuración de cuenta,
  5. introduzca los parámetros necesarios,
  6. pulse el botón Guardar.
No es posible editar los ajustes de las cuentas conectadas usando OAuth. Usted sólo puede cambiar el nombre de cuenta.

Si usted decidió borrar su cuenta de Correo:

  1. haga clic en la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de cuentas,
  3. seleccione una cuenta necesaria en la lista y pulse el icono Icono acciones al lado derecho,
  4. elija la opción Borrar,
  5. pulse el botón Borrar para confirmar eliminación de la cuenta.

Todos los mensajes de esta cuenta serán borrados de la carpeta Bandeja de entrada.

Si usted no necesita más una cuenta pero quiere guardar todos los mensajes que ya han sido enviados a su cuenta, sólo Desactívela. Si elige esta opción usted no recibirá nuevos mensajes de la cuenta desactivada pero todos los mensajes que ha recibido antes se mostrarán en Correo y usted puede accederlos en cualquier momento.

Configuración de servidor de correo

A partir de ahora Correo de oficina online no sólo acumula mensajes de email de los servicios de correo electrónico que usted usa sino también le da una oportunidad de añadir un servicio de email a su dominio. Pues, si usted tiene su propio dominio, puede crear y manejar los buzones de correo corporativos en su portal de manera sencilla.

Sólo el propietario del portal y administrador pueden configurar los dominios, crear, manejar y borrar buzones de correo corporativos.

Para configurar su primer dominio,

  1. pulse el icono Correo en la parte superior de cada página del portal (si no ha creado ninguna cuenta ya) y pulse el enlace Configurar dominio o pase a la sección Configuración del módulo Correo,
  2. vaya a la sección Servidor de correo y pulse el enlace Configurar el primer dominio,
  3. Añadir dominio Añadir dominio
  4. siga las instrucciones del asistente para configurar el dominio:
    • introduzca el nombre de su dominio y pulse el botón Siguiente,
    • demuestre la propiedad del dominio añadiendo el registro TXT al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Siguiente,
    • añada el registro MX al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Siguiente,
    • añada el registro SPF al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Siguiente,
    • añada el registro DKIM al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Terminar.
  5. pulse el botón OK en la ventana que se aparece.

El dominio añadido se mostrará en la página de dominios. Usando el botón Añadir su propio dominio usted podrá añadir tantos dominios como usted necesite.

Usando el menú de dominio usted puede:

  • Comprobar los ajustes DNS,
  • Borrar dominio si usted no lo necesita más.

Si usted ve la notificación en rojo al lado del dominio añadido, esto significa que algunos registros DNS están incorrectos o que todavía no se han actualizado (este proceso puede durar de unos minutos a unas horas). Espere por favor y si la notificación sigue siendo pulse el enlace ajustes DNS para descubrir que registros DNS usted debe comprobar. Pulse el botón Verificar para actualizar la información sobre los ajustes DNS. Una vez terminada la actualización, usted podrá añadir el primer buzón de correo.

Para crear un buzón de correo,

  1. elija el dominio necesario (puede ser nuestro dominio o el dominio suyo),
  2. pulse el enlace Añadir nuevo buzón de correo,
  3. en la ventana Crear nuevo buzón de correo introduzca la Dirección de buzón de correo en el campo correspondiente y elija al usuario para el que usted quiere crear el buzón de correo usando el enlace Añadir usuario,
    Usted puede crear sólo dos buzones de correo para un usuario para cada dominio.
  4. pulse el botón Guardar.
  5. Hay otro mode de crear un buzón de correo para nuestro dominio predeterminado. Vaya a la página Gestión de cuentas, pulse el botón Crear buzón de correo y siga las instrucciones descritas arriba.
Crear buzón de correo Crear buzón de correo

Usando el menú de buzón de correo usted puede Editar alias de buzón de correo o Borrar un buzón de correo. Si quiere saber más sobre aliases y grupos de correos, lea la sección Trucos y consejos.

Enviar/recibir mensajes

Una vez añadida la cuenta de correo a Correo o creado un buzón de correo en el portal usted podrá enviar y recibir mensajes.

Para enviar un mensaje electrónico,

  1. pulse el botón Crear nuevo mensaje en la esquina izquierda superior para abrir la página donde usted puede escribir un mensaje,

    Si usted tiene unas cuentas conectadas, hay que seleccionar una para enviar un mensaje. Para hacerlo, pulse la flecha negra al lado del campo De para abrir la lista desplegable y seleccionar una cuenta necesaria.

    Usted puede establecer la cuenta predeterminada en la página Gestión de cuentas de la sección Configuración. Para hacerlo, marque la cuenta que usted quiere elegir como predeterminada para enviar mensajes de email.

  2. empiece a escribir la dirección de correo en el campo Para: y elija la dirección necesaria en la lista (se mostrarán los contactos CRM y de portal y también las direcciones a las que usted ha enviado ya mensajes de email),

    Usted puede enviar un mensaje a más de una persona si introduce varias direcciones separándolas por comas. Para enviar una copia a unas direcciones, use el enlace Añadir copia que está disponible al lado derecho del campo Para:.

  3. introduzca un tema de su mensaje en el campo Asunto:,
  4. escriba su mensaje,

    Para dar formato a su mensaje, inserte un enlace o una imagen, use la barra de herramientas de formato que está disponible arriba del contenido de un mensaje.

    Cuando envía un mensaje usted puede adjuntar documentos de su disco local o del módulo Documentos usando los botones correspondientes abajo del contenido de un mensaje. Recuerde, el tamaño de un archivo no puede superar 15 MB y el tamaño de todos los archivos no puede superar 25 MB.

    Si el tamaño del archivo excede el límite permitido, se le ofrecerá enviar el archivo/archivos como un enlace/enlaces al documento/documentos necesario. En este caso todos los archivos que usted quiere enviar se gurdarán en la carpeta Mis Documentos.
  5. asigne una etiqueta,

    Se usa la etiqueta para hacer la búsqueda y arreglo de mensajes más fácil. Para asignar una etiqueta a un mensaje pulse el botón Añadir etiqueta arriba del contenido de un mensaje y seleccione una etiqueta necesaria o cree nueva.

  6. pulse el botón Enviar.
    Crear correo Crear correo

    Para enviar su mensaje más tarde pulse el botón Guardar. Su mensaje será guardado en la carpeta Borradores. Para acceder a sus borradores pulse la carpeta correspondiente en el panel izquierdo lateral.

Correo de oficina online le permite añadir una firma a sus mensajes de email.

Para hacerlo,

  1. vaya a la sección Configuración en el panel izquierdo lateral y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. pulse el botón Gestionar firma al lado de una cuenta necesaria,
  3. Activar firma Activar firma
  4. cree su firma en la ventana abierta 'Gestionar firma',
    Su elección no está restringida sólo a nombre. Usted puede usar cualquier texto, imagen, enlace y también un código html como la firma.
  5. pulse el botón Guardar.
  6. Crear firma Crear firma

Se añadirá su firma cada vez que usted envía un mensaje de email de la cuenta con la firma preconfigurada.

Si usted quiere cambiar o borrar una firma,

  1. vaya a la sección Configuración en el panel izquierdo lateral y elija la opción Gestión de cuentas
  2. pulse el botón Gestionar firma al lado de una cuenta necesaria,
  3. cambie o borre la firma en la ventana abierta 'Gestionar firma',
    Usted también puede desactivarla temporalmente desmarcando la casilla Usar firma.

Correo es una herramienta indispensable de comunicación empresarial que le permite mantener correspondencia con usuarios del portal y también con contactos CRM.

Para enviar un mensaje a un contacto del portal o CRM,

  1. seleccione la lista Contactos de portal o Contactos CRM en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione un contacto necesario en la lista,
  3. pulse el icono Icono acciones al lado derecho del contacto seleccionado y use la opción Componer correo.
    Contactos CRM Contactos CRM

    Usted también puede usar el botón Componer correo, que está disponible arriba de la lista de contactos, para enviar un mensaje a un contacto o a varios contactos que usted ha seleccionado marcando las casillas al lado de los nombres.

Para actualizar la carpeta Bandeja de entrada, pulse el botón botón obtener nuevos mensajes. Todas las conversaciones que usted no ha leído ya se mostrarán al lado de leyenda Bandeja de entrada o sobre el icono Correo. Si usted pulsa el icono Correo verá la lista de nuevas conversaciones/mensajes, pulse el enlace Ver todo para abrirlos en la bandeja de entrada. El número de mensajes en una conversación se muestra al lado del nombre de remitente, por ejemplo: icono número de mensajes.

Para arreglar los mensajes recibidos,

  • use el campo Filtro para ver las conversaciones que corresponden a su solicitud:

    Estado

    • No leídos muestra las conversaciones que todavía no han sido leídas;
    • Leído muestra las conversaciones leídas;

    Por periodo

    • Hoy muestra las conversaciones de hoy día;
    • Ayer muestra las conversaciones de ayer;
    • Semana pasada muestra las conversaciones de semana pasada;
    • Periodo personalizado muestra las conversaciones de un periodo especificado;

    Otro

    • Importante muestra las conversaciones marcadas;
    • Con archivos adjuntos muestra sólo las conversaciones con archivos adjuntos;
    • De remitente muestra las conversaciones con un remitente especificado;
    • A la dirección de correo muestra las conversaciones con un correo electrónico especificado;
    • Con etiqueta muestra las conversaciones sólo con una etiqueta especificada.
  • marque el grupo de conversaciones necesario Todo, No leídos, Leído, Importante, Con archivos adjuntos, Ninguno o unas conversaciones necesarias de diferentes grupos y elija una operación apropiada:
    • Borrar - para mover las conversaciones seleccionadas a la carpeta Basura,
    • Usted puede borrar todas las conversaciones de la carpeta Basura en unos clics. Sólo pulse el icono Icono Basura que aparece cuando mantiene cursor sobre la leyenda Basura.

    • Spam - para mover las conversaciones seleccionadas a la carpeta Spam,
    • Recuerde que es imposible restaurar las conversaciones borradas de la carpeta Spam.

    • Marcar como leído - para marcar las conversaciones seleccionadas como leídas
    • Marcar como no leído - para marcar las conversaciones seleccionadas como no leídas
    • Añadir etiqueta - para asignar una etiqueta creada o seleccionada a la conversación (conversaciones) seleccionada(s),
  • Usted también puede usar el menú contextual para realizar la operación deseada. Marque las conversaciones deseadas, haga clic derecho sobre el área seleccionada y elija la opción correspondiente: Marcar como leído/no leído, Spam, Borrar. Si usted elige sólo una conversación, verá el menú contextual avanzado. Elija una de las opciones disponibles: Abrir, Abrir en pestaña nueva, Responder Contestar a todos, Escribir un mensaje a remitente, Reenviar, Marcar como leído/no leído, Marcar como importante, Spam, Borrar.
  • añada un indicador, un signo visual de importancia de una conversación,
  • use la opción Ordenar por para que las conversaciones en la carpeta Bandeja de entrada se arreglen por fecha.
  • Bandeja de entrada Bandeja de entrada

Para leer un mensaje sólo haga clic en su asunto,

Cuando la conversación está abierta, de manera predeterminada, se muestra sólo el último mensaje recibido o enviado. Si usted quiere ver todos los mensajes de conversación pulse el enlace Expandir todo. Si usted quiere ocultarlos utilice el enlace Contraer todo. Usted puede pasar de una conversación abierta a otra usando los enlaces Anterior y Siguiente. Usted puede contestar al mensaje, reenviarlo, borrarlo, exportarlo a CRM, marcar como no leído, mover a la carpeta Spam, añadir una etiqueta o enlazarlo con contactos CRM usando la lista desplegable o los botones de arriba.

Leer mensaje Leer mensaje

De manera predeterminada, imágenes enviadas en un mensaje están desactivadas por razones de seguridad. Para ver las imágenes haga clic sobre el enlace Mostrar imágenes. Si usted quiere cambiar las opciones de visualización pulse el enlace Siempre mostrar imágenes de "nombre de remitente". Después de aplicar esta opción todas las imágenes de un mensaje enviado por el cierto usuario se mostrarán de manera predeterminada.

Activar imagen Activar imagen

Un mensaje de email recibido puede contener archivos adjuntos. Usando Correo de oficina online usted puede automáticamente guardar aquellos archivos en cualquier carpeta del módulo Documentos. Para hacerlo, usted necesita configurar una carpeta para archivos adjuntos,

  1. vaya a la sección Ajustes en el panel lateral izquierdo y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. pulse el icono icono Acciones a la derecha de la cuenta para la que usted quiere configurar una carpeta,
  3. elija la opción Carpeta para archivos adjuntos y después pulse la carpeta deseada,
  4. pulse el botón OK.
  5. Carpeta para archivos adjuntos Carpeta para archivos adjuntos

Una vez configurada la carpeta, todos los archivos adjuntos a los futuros mensajes de email se guardarán allí.

Usted puede fácilmente Desenlazar o cambiar la carpeta para archivos adjuntos siguiendo los pasos descritos arriba. Nota por favor, si usted cambia la carpeta, los archivos guardados antes no se transferirán a una carpeta nueva. Los cambios se aplicarán sólo a nuevos mensajes de email.

Usando el icono Icono Acciones a la derecha de un archivo adjunto usted también puede:

  • Descargar un archivo a su ordenador,
  • Ver un archivo en su navegador,
  • Abrir un archivo (archivo de texto, hoja de cálculo o presentación) en editor de documentos,
  • Guardar un archivo en Mis documentos.
  • Opciones de archivos adjuntos Opciones de archivos adjuntos

Integración con CRM

Correo de oficina online le da una oportunidad de enlazar una conversación o un mensaje de conversación con un elemento de CRM para que sea posible transferir toda la información necesaria sobre los contactos, casos, oportunidades enviados por correo electrónico al módulo CRM.

Hay una diferencia entre enlazar una conversación y un mensaje de conversación con un elemento CRM. Si usted enlaza una conversación, todos los mensajes de conversación existentes y también los mensajes futuros se transferirán al módulo CRM. Si usted enlaza un mensaje de conversación al elemento de CRM, sólo este mensaje se mostrará en el módulo CRM.

Para enlazar una conversación a un elemento de CRM,

  1. elija una conversación y ábrala,
  2. pulse el botón Más en la parte superior de la página y seleccione la opción Enlazar con CRM,
  3. en la ventana abierta Enlazar conversación con CRM seleccione el elemento con el que usted quiere enlazar su conversación abriendo la lista desplegable,
  4. Hay tres opciones disponibles en Correo, son los: Contacto, Caso y Oportunidad. La opción predeterminada es Contacto.

  5. introduzca el nombre del elemento completamente o parcialmente,
    Usted puede enlazar su conversación con varios elementos de CRM a la vez.

    Si usted ha añadido un elemento por error y quiere borrarlo pulse el icono Eliminar al lado de su nombre.

  6. pulse el botón Guardar.
Enlazar conversación Enlazar conversación

Para enlazar un mensaje de conversación con un elemento CRM,

  1. abra la conversación requerida,
  2. pulse el mensaje deseado,
  3. pulse el icono Icono acciones a la derecha y seleccione la opción Exportar a CRM,
  4. en la ventana abierta Exportar a CRM seleccione el elemento con el que usted quiere enlazar su mensaje abriendo la lista desplegable,
  5. introduzca el nombre del elemento completamente o parcialmente,

    Si usted ha añadido un elemento por error y quiere borrarlo pulse el icono Eliminar al lado de su nombre.

  6. pulse el botón Exportar.

¡Es todo! Usted ha transferido todos los mensajes necesarios al módulo CRM con éxito y desde ahora usted puede ver su correspondencia directo en la página de descripción del elemento CRM.

En la página de descripción del elemento en el módulo CRM usted también puede:

  • ver no sólo los mensajes de la conversación ya recibidos o enviados sino los nuevos mensajes también;
  • abrir cualquier mensaje pulsando su sujeto;
  • abrir los archivos adjuntos pulsando el enlace Mostrar archivos;
  • borrar un mensaje pulsando el icono Borrar a su lado.
Página de elemento Página de elemento

Para desenlazar una conversación de un elemento de CRM,

  1. elija la conversación necesaria y ábrala,
  2. pulse el botón Más en la parte superior de la página y seleccione la opción Enlazar con CRM,
  3. en la ventana abierta Enlazar conversación con CRM usted verá todos los elementos de CRM enlazados con la conversación. Si usted quiere borrar todos los elementos enlazados, pulse el botón Desenlazar todo y confirme su elección. Si usted quiere borrar un cierto elemento de CRM pulse el icono Eliminar al lado de su nombre y después el botón Guardar.
    Recuerde que si usted desenlace la conversación del elemento de CRM, los mensajes nuevos no se transferirán más al módulo CRM pero todos los mensajes de conversación anteriormente transferidos permanecerán en la página de descripción del elemento. Si usted quiere borrar la conversación de la página de descripción del elemento borre todos los mensajes uno por uno pulsando el icono Eliminar2 al lado del mensaje correspondiente.

Para desenlazar un mensaje de conversación de un elemento CRM vaya a la página de descripción del elemento y pulse el icono Eliminar2 al lado del mensaje requerido.

Usted puede enviar facturas del módulo CRM usando Correo de oficina online. Sin dudas, esta función le ahorrará tiempo considerablemente en tanto que usted no tiene que cambiar más entre módulos.

Para hacerlo,

  1. vaya al módulo CRM,
  2. pulse el botón Crear nuevo y elija la opción Factura. O, vaya a la sección Contactos y elija a una persona/empresa a la que usted quiere extender la factura y pulse el botón Extender una factura,
    Extender factura Extender factura
    Si usted ha creado ya una factura necesaria, lea el paso 5.
  3. rellene todos los campos marcados con un signo rojo,
  4. pulse el botón Añadir esta factura,
  5. en la página 'Facturas' pulse el icono Icono Acciones a la derecha de una factura necesaria y seleccione la opción Enviar por email. Usted será rederegido al Correo de oficina online. Allí usted verá el mensaje con la factura adjunta,
  6. Enviar factura Enviar factura
  7. rellene todos los campos del mensaje necesarios,
  8. pulse el botón Enviar.
    Si usted quiere enviar el mensaje más tarde pulse el botón Guardar.

¡Ya está! Ahora usted sabe cómo enviar facturas a sus clientes usando Correo de oficina online. Si quiere saber más sobre facturas lea la sección CRM.

Crear/manejar etiquetas

Clasificación de sus mensajes le ayudará a seguir su correspondencia y hacer la búsqueda de mensajes más fácil. Con el objetivo de arreglar sus mensajes usted puede añadir etiquetas a ellos. Para hacerlo,

En la carpeta Bandeja de entrada:

  1. seleccione las conversaciones (o una conversación) marcando la casilla apropiada,
  2. pulse el botón Añadir etiqueta arriba de la lista de conversaciones recibidas,
  3. seleccione la etiqueta en la lista o cree la nueva.

Al leer un mensaje:

  1. abra un mensaje necesario,
  2. pulse el botón Añadir etiqueta arriba del contenido de mensaje,
  3. seleccione cualquier etiqueta en la lista o crea la nueva.

Al escribir un mensaje:

  1. pulse el botón Crear nuevo mensaje,
  2. pulse el botón Añadir etiqueta arriba del campo De:,
  3. seleccione cualquier etiqueta en la lista o crea la nueva.

La etiqueta siempre se muestra al lado del asunto de una conversación en la carpeta Bandeja de entrada y en la ventana de conversación abierta en el campo Etiquetas debajo del campo Fecha.

Usted puede acceder a las conversaciones etiquetadas usando los enlaces disponibles en el panel izquierdo lateral debajo de la carpeta Spam. Si hace clic en una etiqueta necesaria usted abrirá la lista de conversaciones con esta etiqueta.

Para editar una etiqueta:

  1. pulse la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de etiquetas para abrir la lista de etiquetas,
  3. seleccione una etiqueta necesaria en la lista y pulse el icono Icono acciones al lado derecho,
  4. seleccione la opción Editar,
  5. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar.

Para borrar una etiqueta, elija la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones.

Gestionar etiqueta Gestionar etiqueta
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