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  • Organizar casos
  • Cambiar ajustes del módulo CRM

Revisión general

CRM, o gestión de relaciones con clientes, es una estrategia usada por muchas empresas con un objetivo de obtener más información sobre conducta y necesidades de sus clientes para mejorar interacciones con ellos, por tanto reduciendo sus gastos y aumentando sus beneficios.

CRM es una herramienta de gestión de relaciones con clientes que ayuda a alcanzar estos objetivos y le proporciona a usted:

  • un lugar único para su base de datos de clientes,

    CRM es una alternativa moderna a una hoja de cálculo usada por muchas empresas para almacenar los datos sobre sus clientes. A diferencia de la hoja de cálculo CRM ofrece el acceso multiusuario a los datos almacenados, y además le permite limitar acceso a algunos contactos haciéndolos privados para que sólo las personas autorizadas puedan ver y editarlos.

  • modos diferentes para añadir los contactos nuevos a su base de datos de clientes,

    Añada contactos uno por otro introduciendo los datos disponibles a mano, o importe todos los contactos a la vez del archivo .csv, o añada contactos automáticamente creando Formulario de contacto del sitio Web.

  • un modo sencillo para organizar sus contactos,

    Divida sus contactos en tipos y añada etiquetas. Esto le ayuda a crear las campañas de marketing especiales, monitorizar sus contactos y hacer el proceso de búsqueda más fácil.

  • una oportunidad de seguir las ventas potenciales,

    Cree oportunidades y conéctelas con proyectos para organizar trabajo y hacer la gestión de ventas más sencilla y eficaz.

  • una posibilidad de facturar sus clientes,

    Haga una factura de productos y servicios proporcionados y envíela a sus clientes usando la información de contacto almacenada en su base de datos de clientes.

  • un modo eficaz para organizar un evento común para sus clientes,

    Use casos para planear y controlar un evento común: añada tareas para manejar trabajo de su equipo, almacene toda la documentación relacionada en un lugar, monitorice la historia del trabajo.

Para acceder al módulo CRM de cualquier página del portal, use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Añadir contactos

Sin dudas: es muy importante que mantenga toda la información sobre los clientes en orden, con el objetivo de accederla rápidamente y actualizarla fácilmente. El módulo CRM le permite crear su propia base de clientes, sin importar si son las empresas grandes o unas personas.

Para añadir un contacto nuevo a su base de datos,

  1. pulse le botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior y seleccione una de las dos opciones: Persona o Empresa,
  2. rellene los campos obligatorios: Nombre y Apellido para personas, Nombre de empresa para empresas,
  3. seleccione un Tipo de contacto o deje el tipo No especificado.
    Administradores del portal y del módulo CRM pueden cambiar los tipos de contactos predeterminados según necesidades de sus empresas. Sólo pulse el enlace Tipo de contacto en la sección Ajustes >> Ajustes de contacto. Para obtener más información, por favor, consulte la sección Trucos y consejos.
  4. introduzca otra información disponible: Email, Teléfono, Sitio web/Redes sociales, Dirección, Descripción,

    Para añadir alguna información adicional personalice campos de usuario. Para hacerlo, lo primero de todo guarde el contacto creado. En otro caso toda la información introducida será perdida. Después pase a la sección Ajustes >> Otros ajustes en el panel lateral izquierdo y pulse el enlace Campos de usuario.

    Para obtener más información consulte la sección Trucos y consejos.

    La función está disponible sólo para administradores del portal y del módulo CRM.
  5. seleccione la Moneda para este contacto en la lista de las disponibles. La moneda seleccionada va a usarse en facturas creadas para este contacto.
  6. añada Etiquetas seleccionándolas en la lista o cree nuevas.
  7. suba una foto,

    Para añadir/cambiar una imagen pulse el enlace Cambiar la fotografía debajo del área de la imagen. Se abrirá la ventana Elija una foto de perfil. Si usted quiere subir una imagen desde su ordenador pulse el botón Seleccionar archivo, encuentre una imagen deseada almacenada en su disco duro y haga doble clic sobre ella para cargarla.

    Usted puede cargar una imagen no más de 200x300 píxeles, en caso contrario se cambiará el tamaño de la imagen. El tamaño de la imagen máximo no puede superar 1 MB.

    Si usted ha rellenado el campo de usuario 'redes socilaes' en el perfil de contacto las imágenes de las redes sociales se mostrarán en la ventana Elija una foto de perfil. Pulse la que quiere utilizar para un contacto.

  8. asigne a gerente de contacto.

    De manera predeterminada, el contacto que usted ha creado está asignado a usted. Si usted quiere asignar a otro gerente para este contacto, pulse el enlace Añadir usuario y seleccione a un usuario necesario. El usuario seleccionado será notificado sobre un nuevo contacto asignado a el/ella.

  9. haga el contacto disponible para todos los usuarios,

    De manera predeterminada, el acceso a un contacto nuevo se concede sólo a su gerente. Marque la casilla Permitir a todos los usuarios de CRM el acceso a la persona si usted quiere conceder el acceso a todos los usuarios de CRM, a saber, hacer el contacto público. Especifique el tipo de acceso seleccionando la opción necesaria en la lista desplegable:

    • para lectura - si quiere que todos los usuarios puedan ver este contacto (la opción se selecciona por defecto),
    • para lectura/escritura - si quiere que los usuarios puedan no sólo ver sino editar este contacto.

    Los contactos públicos están marcados con el icono icono Contacto público en sus fotos.

  10. pulse el botón Guardar o use el botón Guardar y crear nuevo contacto para empezar a crear un nuevo contacto después de que usted guarda el contacto corriente.
Añadir empresa Añadir empresa

Para añadir unos contactos a la vez,

Use la opción Importar contactos. Esta opción le ayuda a mover todos sus contactos del archivo .csv al módulo CRM sin esfuerzo. Para hacerlo, pulse el botón botón Más acciones al lado derecho del botón Crear nuevo, seleccione la opción Importar contactos y sigue la instrucción paso a paso.

Para obtener más información por favor consulte la sección Guías de usuario.

Para añadir contactos automáticamente,

Use Formulario de contacto del sitio Web. Esta opción le permite crear un formulario que usted puede publicar en el sitio web. Sus clientes potenciales se añadirán automáticamente a su base de clientes cuando ellos se pongan en contacto con usted vía el formulario incorporado en su página web. Para hacerlo, pulse el enlace Formulario de contacto del sitio Web en la lista Ajustes en el panel lateral izquierdo y sigue la instrucción paso a paso.

La función está disponible sólo para administradores del portal y del módulo CRM.

Para obtener más información por favor consulte la sección Trucos y consejos.

Una vez añadidos sus clientes por el formulario Crear nueva empresa/persona, importados del archivo .csv, o añadidos automáticamente vía Formulario de contacto del sitio Web, ellos serán incluidos en la lista Contactos del módulo CRM.

Para actualizar la información sobre contactos disponibles,

  1. seleccione contactos necesarios en la lista Contactos,
  2. pulse el icono Icono acciones al lado derecho del nombre de un contacto,
  3. seleccione la opción Editar contacto en la lista desplegable,
  4. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar cambios.

Para borrar un contacto, elija la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones.

Si una factura se ha creado para un contacto, usted no podrá borrarlo hasta que la factura asociada sea borrada.

Asignar tareas

La sección Tareas de un vistazo le da una completa revisión general de los deberes venideros. Mientras colaboración con un cliente usted puede crear tareas para sí mismo o asignarlas a otras colegas.

Para crear una tarea,

  1. pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Tarea,
  2. introduzca el Título para su tarea,
  3. seleccione una Categoría de tarea en la lista desplegable,
    Los administradores del portal y del módulo CRM pueden cambiar las categorías de tarea predeterminadas según necesidades de su empresa. Pulse el enlace Categorías de tarea en la sección Ajustes >> Otros ajustes. Para obtener más información, por favor, consulte la sección Trucos y consejos.
  4. introduzca un contacto con el que usted quiere unir su tarea,
  5. establezca una Fecha límite deseada: fecha y hora,

    Para hacerlo, use una de las opciones disponibles: Hoy, 3 días, Semana, o selecciónela del calendario, o introdúzcala a mano en el formato siguiente dd/mm/yyyy.

  6. establezca un recordatorio de tarea,

    De manera predeterminada, usted será notificado sobre su tarea el día antes de la fecha de vencimiento. Si usted quiere cambiar la hora de recordatorio, abra la lista desplegable Aviso y seleccione una de las opciones: 5 minutos, 15 minutos, media hora, una hora, 2 horas, un día. Para apagar el recordatorio seleccione la opción nunca en la lista desplegable.

  7. seleccione al responsable al quien usted quiere asignar esta tarea de la lista Asignar a,

    De manera predeterminada, la tarea está asignada a usted. Si quiere cambiar a la persona responsable, pulse el enlace con su nombre y seleccione a un usuario necesario. Deje la casilla Notificar marcada si quiere que el responsable sea notificado sobre la tarea asignada a el/ella.

  8. introduzca la Descripción breve,
  9. pulse el botón Guardar.
Asignar tarea Asignar tarea

También es posible crear una tarea en la sección oportunidad o caso.

  1. abra una página de oportunidad/caso necesaria haciendo clic en su título,
  2. pase a la pestaña Tareas debajo de su título,
  3. pulse el enlace Crear tarea si no hay tareas o use el botón Crear nuevo...en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Tarea,
  4. rellene el formulario Crear nueva tarea,
  5. pulse el botón Guardar.

Esta tarea estará automáticamente relacionada con la oportunidad/caso seleccionado.

Para añadir la misma tarea enlazada con los contactos diferentes utilice la operación de grupo Crear nueva tarea,

  1. abra la lista Contactos,
  2. seleccione los contactos necesarios marcando la casilla a la izquierda,
  3. pulse el botón Crear nueva tarea en la parte superior de la lista Contactos,
  4. rellene el formulario Crear nueva tarea,
  5. pulse el botón Guardar.

Las tareas se añadirán a la lista Tareas.

Para saber más sobre Operaciones de grupo que están disponibles en CRM por favor consulte la sección Trucos y consejos.

Si quiere editar una tarea,

  1. seleccione una tarea necesaria en la lista Tareas,
  2. pulse el icono Icono acciones al lado derecho del título de la tarea,
  3. seleccione la opción Editar tarea en la lista desplegable Acciones,
  4. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar cambios.

Una vez cumplida la tarea ciérrela directo en la lista Tareas cambiando su estado de Abierta a Cerrada. Para hacerlo, pulse la flecha Flecha al lado izquierdo del título de la tarea y seleccione el estado apropiado en la lista.

Para borrar una tarea, elija la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones.

Manejar oportunidades

Se usan una oportunidad para monitorizar las ventas potenciales, sus fechas límites estimadas, el presupuesto y la probabilidad del éxito. También le ayuda a manejar sus ventas con más facilidad y eficaz.

Para añadir una oportunidad,

  1. pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Oportunidad,
  2. introduzca el Título para su oportunidad;
  3. introduzca un Contacto de la oportunidad - una persona o empresa - seleccionándolo de su base de clientes;
  4. añada una Descripción breve;
  5. especifique la moneda, el importe y el tipo del Presupuesto de su oportunidad;
  6. establezca Fecha límite de acuerdo estimada usando el calendario;
  7. seleccione a un Responsable para su oportunidad en la lista desplegable;
  8. establezca una Etapa de la oportunidad usando la lista desplegable. La Probabilidad de éxito en por cientos será preestablecida.
    Los administradores del portal y del módulo CRM pueden cambiar las etapas de oportunidad predeterminadas según necesidades de su empresa. Pulse el enlace Etapas de oportunidad en la sección Ajustes >> Otros ajustes. Para obtener más información, por favor, consulte nuestra sección Trucos y consejos.
  9. introduzca otra información, si está disponible,

    Para añadir alguna información adicional personalice campos de usuario. Para hacerlo, lo primero de todo guarde la oportunidad creada. En otro caso toda la información introducida será perdida. Después pase a la sección Ajustes >> Otros ajustes en el panel lateral izquierdo y pulse el enlace Campos de usuario.

    Para obtener más información, por favor, consulte nuestra sección Trucos y consejos .

    Esta función está disponible sólo para administradores del portal y del módulo CRM.
  10. limite el acceso a su oportunidad marcando la casilla correspondiente,

    De manera predeterminada, se concede el acceso a una oportunidad nueva a todos los usuarios del portal. Marque la casilla Restringir el acceso a la oportunidad y seleccione a los usuarios a los que usted quiere conceder el acceso pulsando el enlace Añadir usuarios. Los usuarios seleccionados serán notificados sobre nueva oportunidad añadida y podrán ver y editarla.

  11. pulse el botón Guardar o use la botón Añadir y crear nueva oportunidad para empezar a crear una oportunidad nueva después de que usted guarda la oportunidad corriente.
Añadir oportunidad Añadir oportunidad

La oportunidad creada será añadida a la lista Oportunidades. Usted puede accederla usando la lista Oportunidades pulsando el enlace correspondiente en el panel lateral izquierdo o pulsando el nombre de cliente en la lista Contactos y pasando a la pestaña Oportunidades.

Para hacer el trabajo con su oportunidad más eficaz usted puede crear un proyecto. Para hacerlo,

  1. seleccione la oportunidad necesaria en la lista Oportunidades,
  2. pulse el icono Icono acciones al lado derecho del título de la oportunidad,
  3. seleccione la opción Crear proyecto en la lista desplegable,
  4. rellene el formulario y pulse el botón Guardar.

Cada vez que las relaciones con cliente progresan, la oportunidad relacionada va a una etapa nueva. Para cambiar la etapa de una oportunidad,

  1. abra la página de introducción pulsando su título,
  2. seleccione una de las etapas disponibles en la lista desplegable.

Para editar la oportunidad,

  1. seleccione una oportunidad necesaria en la lista Oportunidades,
  2. pulse el icono Icono Acciones al lado derecho del título de la oportunidad,
  3. seleccione la opción Editar oportunidad en la lista desplegable,
  4. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar cambios.

Para borrar la oportunidad, elija la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones.

Hacer facturas

La sección Facturas le permite crear y gestionar facturas de productos y servicios proporcionados.

Para crear una factura:

  1. Pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Factura.
  2. Compruebe el Número de factura.

    De manera predeterminada, el número de factura se genera automáticamente y consiste en un prefijo INV y un número en el formato ####### empezando con 0000001. Pero usted siempre puede cambiarlo cuando crea una factura. Para hacerlo, pulse el enlace Cambiar formato al lado del campo Número de factura. Introduzca un Prefijo necesario y Número de inicio.

    Si usted no quiere que el número de factura se genere automáticamente, desmarque la casilla generado automáticamente. Luego usted podrá introducir cualquier número manualmente.

    La opción está disponible sólo para administradores del portal y del módulo CRM.
  3. Configure Fecha de factura seleccionándola en el calendario, o introdúzcala manualmente en el formato siguiente dd/mm/aaaa.

    La Fecha de factura es la fecha cuando se emite la factura.

  4. Seleccione un Cliente para el que usted quiere crear una factura usando el campo de búsqueda.

    El sistema usará información de dirección de facturación almacenada en su base de datos de clientes. Si es necesario, usted puede cambiarla usando el enlace Editar dirección de facturación que aparece debajo del nombre de un cliente seleccionado.

  5. Seleccione Consignatario usando el campo de búsqueda.

    Si un Consignatario coincide con un Cliente, marque la casilla coincide con el cliente y añada la dirección de entrega usando el enlace correspondiente que aparece al lado del enlace Editar dirección de facturación.

  6. Enlace la factura con una de las oportunidades disponibles.
  7. Configure Fecha límite usando una de las opciones disponibles a la derecha: Recepción, 15 días, 30 días, 45 días, selecciónela en el calendario o introdúzcala manualmente en el formato siguiente dd/mm/aaaa.

    La Fecha límite es la fecha hasta la que la factura debe ser pagada.

  8. Seleccione el Idioma de factura en la lista de los desplegables.
  9. Seleccione la Moneda para su factura en la lista de las disponibles.
  10. Introduzca el Numero de pedido, si está disponible.
  11. Especifique los Términos de pago.

    Si usted quiere especificar los términos generales para todas sus facturas futuras, pulse el enlace Predeterminado debajo del campo Términos, introduzca sus términos y pulse el botón Guardar.

  12. Introduzca Notas, si es necesario.

    Se mostrarán en su factura y se añadirán al cuerpo de mensaje si envía la factura usando Correo.

  13. Rellene la sección Productos y servicios.

    Enumere los servicios/productos que usted va a proporcionar a su cliente. Usted puede seleccionarlos de la lista, si hay, o crear un artículo aquí abriendo la lista Seleccionar artículo y pulsando el enlace Crear artículo nuevo.

    Introduzca la Cantidad y el Descuento, si se aplica.

    Rellene el campo Impuesto o déjelo vacío. Usted puede seleccionar el impuesto en la lista, si hay, o crear un impuesto nuevo aquí abriendo la lista Impuesto y pulsando el enlace Crear impuesto nuevo.

    De esa manera usted puede añadir tantos servicios/productos como quiere usted.

  14. Compruebe Subtotal y Total calculados automáticamente basándose en la información de arriba.
  15. Pulse el botón Añadir esta factura o use el botón Añadir y crear nueva factura para empezar a crear una nueva factura después de guardar la actual.
Hacer factura Hacer factura

Si quiere especificar la información de su empresa para la factura, abra la lista Ajustes en el panel izquierdo lateral, seleccione la sección Ajustes de factura y pulse el enlace Perfil de empresa.

La opción está disponible sólo para administradores del portal y del módulo CRM.

Aquí usted puede:

  1. introducir el nombre de su empresa,
  2. añadir logo de su empresa haciendo clic en el botón Cambiar logo debajo de la imagen predeterminada,
  3. establecer su dirección de facturación rellenando los campos de la sección Dirección.

Esta información se colocará y se mostrará en sus facturas.

Perfil de empresa Perfil de empresa

Una vez creada la factura, se añadirá a Borradores. Tan pronto como la factura sea enviada a su cliente, pagada o rechazada por el/ella, usted podrá cambiar su estado en la lista Facturas.

  1. marque una factura necesaria en la lista Facturas,
  2. pulse el botón Cambiar estado de arriba,
  3. seleccione un estado apropiado: Borrador, Facturada, Pagada o Rechazada.

Para editar una factura,

Usted puede editar facturas sólo de un estado Borrador.
  1. seleccione una factura necesaria en la lista Facturas,
  2. pulse el icono Icono Acciones a la derecha del título de la factura,
  3. seleccione la opción Editar factura en la lista desplegable Acciones,
  4. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar cambios.

Usando el menú Acciones usted también puede descargar, imprimir, enviar, duplicar o borrar una factura seleccionada.

Organizar casos

El primer objetivo de la sección Casos es simplificar la organización de un evento, seminario, reunión etc. con el grupo de clientes.

Para planear un evento,

  1. pulse el botón Crear nuevo... en la esquina derecha superior y seleccione la opción Caso,
  2. introduzca el Título de su Caso,
  3. seleccione Participantes de la base de clientes,

    Usted puede añadir tantos participantes como usted quiere usando el campo de búsqueda. Si quiere borrar a un participante añadido por error, use el icono icono Desenlazar.

  4. añada etiquetas, si es necesario, pulsando el enlace Añadir etiqueta y seleccionando una etiqueta disponible o creando la nueva.
  5. introduzca otra información, si está disponible,

    Para añadir alguna información adicional personalice campos de usuario. Para hacerlo, lo primero de todo guarde el caso creado.Si no, toda la información introducida se perderá. Después pase a la sección Ajustes>> Otros ajustes en el panel lateral izquierdo y pulse el enlace Campos de usuario.

    Para obtener más información, por favor, consulte nuestra sección Trucos y consejos.

    La función está disponible sólo para administradores del portal y del módulo CRM.
  6. limite el acceso a su caso marcando la casilla correspondiente,

    De manera predeterminada, se concede el acceso a un nuevo caso a todos los usuarios del portal. Marque la casilla Restringir el acceso al caso y seleccione a los usuarios a quienes quiere usted conceder el acceso pulsando el enlace Añadir usuarios. Los usuarios seleccionados serán notificados sobre nuevo caso añadido y podrán ver y editarlo.

  7. pulse el botón Guardar o use el botón Guardar y crear nuevo caso para empezar a crear nuevo caso después de que usted guarda el caso corriente.

Una vez que el caso es creado, usted puede planear eventos, asignar tareas, manejar participantes, almacenar la documentación relacionada.

Para obtener más información, por favor, consulte la sección Guías de usuario.

Añadir caso Añadir caso

Para editar un caso,

  1. seleccione un caso necesario en la lista Casos,
  2. pulse el icono Icono acciones al lado derecho del título del caso,
  3. seleccione la opción Editar caso en la lista desplegable,
  4. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar cambios.

Cuando su caso se ha terminado ya usted puede cerrarlo en la sistema. Para hacerlo, marque la casilla al lado izquierdo del título del caso.

Para borrar un caso, elija la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones.

Cambiar ajustes del módulo CRM

De manera predeterminada, se concede el acceso al módulo CRM a todos los usuarios del portal. Hay dos niveles de acceso en el módulo: usuario y administrador de CRM.

Si usted es un usuario, puede realizar las operaciones siguientes:

  • ver todo el contenido (a excepción de privado);
  • crear contactos, tareas, casos, oportunidades con la posibilidad de limitar el acceso a ellos;
  • editar contactos, tareas, casos, oportunidades y tener los correspondientes derechos de acceso;

Si usted es un administrador del módulo CRM, puede realizar las operaciones siguientes:

  • leer y moderar todo el contenido;
  • organizar envíos masivos;

    Por favor consulte nuestra sección Guías de usuario para informarse sobre como se puede hacerlo.

  • configurar ajustes del módulo;
    • configurar ajustes de SMTP para crear un correo electrónico que se usará para envíos masivos,
    • establecer una moneda predeterminada para calcular Suma total para todas las oportunidades de CRM,
    • exportar todos los datos al archivo .csv,
    • ajustar los niveles de temperaturas,
    • añadir nuevos tipos de contactos y modificar los existentes,
    • hacer una lista de productos y servicios que pueden incluirse en sus facturas,
    • hacer una lista de impuestos que pueden usarse en sus facturas,
    • crear el perfil de su empresa: nombre de su empresa, logo y dirección que van a colocarse en todas sus facturas,
    • personalizar campos de usuario para añadir la información adicional,
    • crear nuevas categorías de la historia de eventos,
    • especificar categorías de tareas,
    • establecer etapas de una oportunidad,
    • manejar etiquetas en el módulo CRM,
    • crear un formulario de contacto del sitio Web

Si usted es un propietario del portal/administrador con acceso completo, puede limitar acceso a CRM para algunos usuarios o desactivar este módulo, si no lo necesita. Para hacerlo,

  1. pulse el enlace Ajustes en el panel lateral izquierdo,
  2. seleccione la subsección Derechos de acceso,
  3. vaya a la sección CRM,
  4. marque el botón de opción Usuarios de la lista,
  5. seleccione a los usuarios a quienes usted quiere conceder el acceso,

    Para hacerlo, use una de las opciones disponibles;

    • use el enlace Añadir usuario si usted quiere conceder el acceso a una o más personas;
    • use el enlace Añadir grupo si usted quiere conceder el acceso a todos los usuarios del portal, a un grupo o más.
Cambiar ajustes del módulo CRM Cambiar ajustes del módulo CRM

Si quiere desactivar el módulo CRM pase a la subsección Módulos y herramientas de la sección Comun, desmarque el módulo CRM en la sección Módulos y pulse el botón Guardar.

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