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Edición Colaborativa de Documentos

Document Editor le ofrece la posibilidad de trabajar en el documento en colaboración con otros usuarios. Esta opción incluye:

  • acceso simultáneo de multi-usuarios al documento editado
  • indicación visual de pasajes que se están editando por otros usuarios
  • sincronización de cambios con un solo clic del ratón
  • chat para compartir ideas respecto a las partes particulares de documento
  • comentarios que contienen la descripción de una tarea o un problema que debe ser resuelto

Co-edición

Document Editor permite seleccionar uno de los dos modos de co-edición disponibles. Rápido se usa de forma predeterminada y muestra los cambios hechos por otros usuarios en tiempo real. Estricto se selecciona para ocultar los cambios de otros usuarios hasta que Usted haga clic en el icono Guardar Save icon para guardar sus cambios propios y aceptar los cambios hechos por otros usuarios. El modo se puede seleccionar en los Ajustes Avanzados.

Cuando un documento se está editando por varios usuarios simultáneamente en el modo Estricto, los pasajes de texto editados aparecen marcados con línea discontinua de diferentes colores. Al poner el cursor del ratón sobre uno de los pasajes editados se muestra el nombre del usuario que está editandolo en este momento. El modo Rápido mostrará las acciones y los nombres de los coeditores cuando ellos están editando el texto.

El número de los usuarios que están trabajando en el documento actual es especificado en la esquina inferior izquierda de la barra de estado - Number of users icon. Si Usted quiere ver quién está exactamente editando el archivo ahora, Usted puede abrir el panel Chat con la lista completa de los usuarios.

Si nadie está viendo o editando el archivo, el icono en la barra de estado parecerá como Manage document access rights icon que le permite manejar los usuarios que tienen acceso al archivo desde el documento: invitar a nuevos usuarios prestando el acceso completo o el acceso de solo lectura, o denegando los derechos de acceso al archivo a unos usuarios. Haga clic en este icono para manejar acceso al archivo; este se puede realizar cuando no hay otros usuarios que están viendo o co-editando el documento en este momento y cuando hay otros usuarios y el icono parece como Number of users icon.

Cuando uno de los usuarios guarda sus cambios al hacer clic en el icono Save icon, los otros verán una nota dentro de la barra de estado indicando que hay actualizaciones. Para guardar los cambios que Usted ha hecho para que otros usuarios puedan verlos y obtener las actualizaciones guardados por sus coeditores haga clic en el icono Save icon en la esquina superior izquierda de la barra superior. Las actualizaciones serán resaltadas para que Usted pueda verificar que exactamente se ha cambiado.

Usted puede especificar que cambios se requiere resaltar durante el proceso de co-edición: haga clic en el icono File icon en la barra lateral, seleccione la opción Ajustes Avanzados... y elija entre Ver ningunos, Ver todo y Ver últimos cambios de colaboración en tiempo real. Seleccionando la opción Ver todo, todos los cambios hechos durante la sesión actual serán resaltados. Seleccinando la opción Ver últimos, solo tales cambios serán resaltados que han sido introducidos desde la última vez que Usted hizo clic en el icono Save icon. Seleccionando la opción Ver ningunos, los cambios hechos durante la sesión actual no serán resaltados.

Chat

Usted puede usar esta herramienta para coordinar el proceso de co-edición sobre la marcha, por ejemplo, para asignar los párrafos a cada compañero de trabajo y especificar, que párrafo Usted va a editar ahora etc.

Los mensajes de Chat se almacenan solo durante una sesión. Para discutir el contenido del documento es mejor usar comentarios que se almacenan hasta que decida eliminarlos.

Para acceder al Chat y dejar un mensaje para otros usuarios,

  1. haga clic en el icono Chat icon en la barra lateral izquierda,
  2. introduzca su texto al campo correspondiente abajo,
  3. pulse el botón Enviar.

Todos los mensajes dejados por usuarios serán mostrados en el panel a la izquierda. Si hay nuevas mensajes que Usted todavía no ha leído, el icono de Chat parecerá como - Chat icon.

Para cerrar este panel con los mensajes de Chat, haga clic en el icono Chat icon una vez más.

Comentarios

Para dejar un comentario,

  1. seleccione un pasaje de texto donde hay un error o problema, en su opinión,
  2. use el icono Comments icon en la barra lateral izquierda para abrir el panel Comentarios y haga clic en el enlace Añadir Comentario al Documento, o
    haga clic derecho en el pasaje de texto seleccionado y elija la opción Añadir Сomentario del menú,
  3. introduzca el texto necesario,
  4. pulse el botón Añadir Comentario/Añadir.

El comentario se aparecerá en el panel a la izquierda. Cualquier otro usuario puede contestar al comentario añadido para preguntar algo o informar sobre su trabajo hecho. A tal fin, haga clic en el enlace Añadir Respuesta situado debajo del comentario.

El pasaje de texto que Usted ha comentado será resaltado en el documento. Para ver el comentario solo haga clic dentro de este pasaje. Si necesita desactivar esta opción, haga clic en el icono File icon, seleccione la opción Ajustes Avanzados... y desmarque la casilla Activar opción de demostración de comentarios. En este caso los pasajes comentados serán resaltados solo si Usted haga clic en el icono Comments icon.

Usted puede manejar los comentarios que Usted ha añadido de la siguiente manera:

  • editar los comentarios pulsando en el icono Edit icon,
  • eliminar los comentarios pulsando en el icono Delete icon,
  • cerrar la discusión pulsando en el icono Resolve icon si la tarea o el problema que Usted ha indicado en su comentario fue resuelto, después de eso la discución que Usted ha abierto con su comentario obtendrá el estado resuelto. Para abrirlo de nuevo, haga clic en el icono Open again icon.

Nuevos comentarios añadidos por otros usuarios serán visibles solo después de hacer clic en el icono Save icon en la esquina superior izquierda de la barra superior de herramientas.

Para cerrar el panel con comentarios haga clic en el icono Comments icon una vez más.

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