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Edición Colaborativa de Documentos

Editor de Documentos le ofrece la posibilidad de trabajar en el documento en colaboración con otros usuarios. Esta función incluye:

  • acceso simultáneo de multi-usuarios al documento editado
  • indicación visual de pasajes que se están editando por otros usuarios
  • sincronización de los cambios al pulsar el botón
  • chat para compartir ideas respecto a las partes particulares de documento
  • comentarios que contienen la descripción de una tarea o un problema que hay que resolver

Co-edición

Editor de documentos permite seleccionar uno de los dos modos de co-edición disponibles. Rápido se usa de forma predeterminada y muestra los cambios hechos por otros usuarios en tiempo real. Estricto se selecciona para ocultar los cambios de otros usuarios hasta que usted haga clic en el icono Guardar Icono Guardar para guardar sus cambios propios y aceptar los cambios hechos por otros usuarios. El modo se puede seleccionar en los Ajustes Avanzados.

Cuando un documento se está editando por varios usuarios simultáneamente en el modo Estricto, los pasajes de texto editados aparecen marcados con línea discontinua de diferentes colores. Al poner el cursor del ratón sobre uno de los pasajes editados se muestra el nombre del usuario que está editandolo en este momento. El modo Rápido mostrará las acciones y los nombres de los coeditores cuando ellos están editando el texto.

El número de los usuarios que están trabajando en el documento actual se especifica en la esquina inferior izquierda del encabezado para editar - Icono Número de usuarios. Si quiere ver quién está editando el archivo en ese preciso momento, pulse este icono o abrir el panel Chat con la lista completa de los usuarios.

Cuando ningún usuario esté viendo o editando el archivo, el icono en el encabezado del editar se verá así Icono de gestión de derechos de acceso al documento permitiéndole gestionar qué usuarios tienen acceso a los derechos del archivo desde el documento: invite a nuevos usuarios dándoles permiso para editar, leer, o revisar el documento, o niegue el acceso a los derechos del archivo a usuarios. Haga clic en este icono para manejar acceso al archivo; este se puede realizar cuando no hay otros usuarios que están viendo o co-editando el documento en este momento y cuando hay otros usuarios y el icono parece como Icono Número de usuarios.

Cuando uno de los usuarios guarda sus cambios al hacer clic en el icono Icono Guardar, los otros verán una nota dentro de la barra de estado indicando que hay actualizaciones. Para guardar los cambios que ha hecho para que otros usuarios puedan verlos y obtener las actualizaciones guardados por sus co-editores haga clic en el icono Icono Guardar en la esquina superior izquierda de la barra superior. Las actualizaciones se resaltarán para que pueda verificar qué exactamente se ha cambiado.

Puede especificar qué cambios se requiere resaltar durante el proceso de co-edición si hace clic en la pestaña d la barra de herramientas superior, selecciona la opción Ajustes Avanzados... y elija entre Ver ningunos, Ver todo y Ver últimos cambios de colaboración en tiempo real. Seleccionando la opción Ver todo, todos los cambios hechos durante la sesión actual serán resaltados. Seleccinando la opción Ver últimos, solo tales cambios que han sido introducidos desde la última vez que hizo clic en el icono Icono Guardar se resaltarán. Seleccionando la opción Ver ningunos, los cambios hechos durante la sesión actual no serán resaltados.

Chat

Puede usar esta herramienta para coordinar el proceso de co-edición sobre la marcha, por ejemplo, para organizar con tus colaborados qué hace qué, asignar los párrafos que va a editar ahora, etc.

Los mensajes de Chat se almacenan solo durante una sesión. Para discutir el contenido del documento es mejor usar comentarios que se almacenan hasta que decida eliminarlos.

Para acceder al chat y dejar un mensaje a otros usuarios,

  1. Haga clic en el icono Chat icono en la barra lateral izquierda,
  2. introduzca su texto en el campo correspondiente debajo,
  3. pulse el botón Enviar.

Todos los mensajes enviados por otros usuarios se mostrarán en el panel de la izquierda. Si hay nuevos mensajes que todavía no ha leído, el icono de Chat parecerá así - Icono Chat.

Para cerrar este panel con los mensajes de Chat, haga clic en el icono Icono Chat una vez más.

Comentarios

Para dejar un comentario,

  1. seleccione un pasaje de texto donde hay un error o problema, en su opinión,
  2. Cambie a la pestaña de Insertar o Revisión en la barra de herramientas superior y haga clic en Icono Comentarios el botón Comentarios, o use el Icono Comentarios icono en la barra de herramientas de la izquierda para abrir el panel de Comentarios y haga clic en el enlace de Añadir comentarios al Documento, o
    haga clic derecho en el pasaje del texto seleccionado y seleccione la opción Añadir Comentario del menú contextual,
  3. introduzca el texto necesario,
  4. pulse el botón Añadir comentario/Añadir.

El comentario se mostrará en el panel izquierdo. Otro usuario puede contestar al comentario añadido haciendo preguntas o informando sobre el trabajo realizado. Para hacerlo, pulse el enlace Añadir respuesta que se sitúa debajo del comentario.

El pasaje de texto que ha comentado será resaltado en el documento. Para ver el comentario solo haga clic dentro de este pasaje. Si tiene que desactivar esta función, pulse lapestana Archivo en la barra de herramientas superior, seleccione la opción Ajustes avanzados... y desmarque la casilla Activar opción de comentarios en tiempo real. En este caso los pasajes comentados serán resaltados solo si hace clic en el icono Icono Comentarios.

Puede gestionar sus comentarios añadidos de esta manera:

  • editar los comentarios pulsando en el icono Icono Editar,
  • eliminar los comentarios pulsando en el icono Icono Borrar,
  • cerrar la discusión pulsando en el icono Icono resolver si la tarea o el problema que ha indicado en su comentario fue resuelto, después de eso la discusión que ha abierto con su comentario obtendrá el estado de resuelto. Para abrirlo de nuevo, haga clic en el Icono abrir de nuevo icono. Si tiene que esconder comentarios resueltos, haga clic en la pestaña de Archivo en la barra de herramientas superior, seleccione la opción Ajustes avanzados... y desmarque la casilla Activar opción de comentarios resueltos y haga clic en Aplicar. En este caso los comentarios resultos serán resaltados solo si hace clic en el icono icono Comentarios.

Si está usando el modo de co-edición Estricto, nuevos comentarios añadidos por otros usuarios serán visibles solo después de hacer clic en el icono Icono Guardar en la esquina superior izquierda de la barra superior de herramientas.

Para cerrar el panel con comentarios, haga clic en el icono Icono Comentarios en la barra de herramientas otra vez.

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