Wie erfasst man die Arbeitszeit effizient?

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link Projekte.

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul Projekte von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Klicken Sie auf den Link Zeitverfolgung im linken Seitenbereich. Es wird die ganze Liste mit den Stunden geöffnet, die für Ihre Projekte aufgewendet wurden.

Um die Gesamtzeit, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe, Erreichung eines bestimmten Meilensteins usw. aufgewendet wurde, zu sehen oder einfach die Kontrolle zu erleichtern, nutzen Sie den Filter im oberen Bereich der Seite. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie eine der Optionen:

• Nutzen Sie die Liste PROJEKT, um die Stunden, die Sie für Ihre Projekte aufgewendet haben, oder auf die Projekte, an denen Sie nicht teilnehmen, oder auf die Projekte mit einem Schlagwort zu sehen.

• Nutzen Sie die Liste MEILENSTEIN, um die Stunden zu sehen, die Sie für die Aufgaben im angegebenen Meilenstein aufgewendet haben.

• Nutzen Sie die Liste ZUSTÄNDIG, um die Stunden zu sehen, die Sie für die Aufgaben aufgewendet haben, die Ihnen, einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen sind.

• Nutzen Sie die Liste ZAHLUNGSSTATUS, um die Stunden zu sehen, die bereits fakturiert, noch nicht fakturiert sind oder nicht verrechnet werden.

• Nutzen Sie die Liste ZEITPERIODE, um die Stunden zu sehen, die letzte Woche, letzten Monat oder in einer bestimmten Zeitperiode eingetragen wurden.

Sie können auch die Beschreibung vollständig oder teilweise eingeben und auf die Eingabetaste klicken, damit die gewünschten Einträge angezeigt werden.

Standardmäßig werden die Einträge nach Datum in absteigender Reihenfolge (zuerst frühere Daten) dargestellt. Nach Bedarf können Sie diese nach Zeit oder Beschreibung sortieren, indem Sie das Listenmenü Sortieren nach rechts vom Feld Filter öffnen und die gewünschte Option wählen. Um die Sortierungsreihenfolge von absteigend auf aufsteigend zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol .

Die Änderungen stellen einen unentbehrlichen Teil jedes Prozesses dar. Bei der Zeiterfassung müssen Sie vielleicht einige Daten (Zeit, Stunden) ändern oder die Beschreibung ergänzen. Dafür klicken Sie auf das Symbol rechts vom Eintrag, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie die Option Bearbeiten im Listenmenü. Das Fenster Zeitverfolgung wird geöffnet:

Hier können Sie die Gesamtzeit prüfen, die für diese Aufgabe aufgewendet wurde, und einige Änderungen vornehmen: Uhrzeit und Datum ändern, eine andere zuständige Person wählen, Beschreibung wechseln.

Um alle Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.

Um einen Eintrag zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol rechts und wählen Sie die Option Löschen im Listenmenü.

Die verrechenbare Zeit stellt die Stunden dar, die Sie für das Projekt eines Kunden aufgewendet haben und die bezahlt werden. Diese Zeit kann fakturiert und nicht fakturiert werden. Die nicht verrechenbare Zeit stellt die Stunden dar, die Sie für administrative Aufgaben aufgewendet haben und die nicht direkt bezahlt werden.

Als Projektleiter oder ein Administrator der Projekte können Sie einfach den Zahlungsstatus für jeden Eintrag/Aktivität festlegen: fakturiert, nicht fakrutiert, nicht verrechnet.

Dafür klicken Sie auf den Button links vom gewünschten Eintrag/Aktivität und wählen Sie den notwendigen Status im Listenmenü.

Wenn Sie den Zahlungsstatus für mehrere Einträge auf einmal festlegen müssen, wählen Sie die gewünschten Einträge durch die Aktivierung der Felder links und nutzen Sie einen der Buttons über der Liste.

Ihre Arbeitsstunden, die Sie für die Erreichung eines bestimmten Meilensteins aufgewendet haben, wurden bezahlt. Um den Status aller Einträge/Aktivitäten zu ändern, die den Aufgaben in diesem Meilenstein gehören, nutzen Sie zuerst den Filter. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie die gewünschte Filteroption: 'Meilensteine mit meinen Aufgaben' oder 'Weitere Meilensteine', dann wählen Sie den gewünschten Meilenstein. Alle Einträge/Aktivitäten, die diesen Kriterien entsprechen, werden angezeigt. Aktivieren Sie alle davon mit einem Klick auf das erste Feld links von der Liste und nutzen Sie den Button Fakturiert. Der Status aller Einträge wird auf Fakturiert geändert.

Um einen Bericht über die aufgewendete Zeit zu erhalten und die Produktivität einzuschätzen, klicken Sie auf den Link Berichte im linken Bereich und wählen Sie den Berichtstyp Zeitverfolgung im Listenmenü.

Jetzt müssen Sie angeben, was Sie in den Bericht einschließen möchten, indem Sie die Berichtsparameter konfigurieren:

• bestimmen Sie die gewünschte Zeitperiode,
• wählen Sie eine Gruppe oder einen Benutzer, deren/dessen Produktivität Sie einschätzen möchten,
• geben Sie den Zahlungsstatus der Aktivitäten ein, die Sie in den Bericht einschließen möchten,
• aktivieren Sie den Radiobutton Nach Aufgaben des Benutzers anzeigen, wenn Sie die Aufgaben und das Projekt, für die der Benutzer Zeit aufgewendet hat, einschließen möchten, oder lassen Sie den Radiobutton Nach Benutzer anzeigen aktiviert, wenn Sie keine Details über die aufgewendete Zeit brauchen.

Sobald alle Parameter festgelegt sind, klicken Sie auf den Button Bericht erstellen.

Der erstellte Bericht wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

Um ihn zu drucken, klicken Sie auf den Button Bericht drucken in der oberen rechten Ecke. Wenn Sie Ihren Bericht bearbeiten müssen (z.B. Kommentare hinzufügen oder ein Diagramm einfügen), speichern Sie Ihren Bericht als CSV-Datei mit einem Klick auf den entsprechenden Button. Die Datei wird in den Ordner Meine Dokumente gespeichert und Sie können diese im Spreadsheet Editor bearbeiten.