Wie exportieren Sie Ihre CRM-Kundendatenbank und bearbeiten Sie diese mit Tabellenkalkulation?

Loggen Sie sich in Ihr ONLYOFFICE-Portal ein und klicken Sie auf den Link CRM.

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Standardmäßig werden alle verfügbaren Unternehmen und Personen in der Liste Kontakte angezeigt. Wenn Sie alle davon exportieren möchten, gehen Sie zu Schritt 3 über. Wenn Sie einige Kontakte exportieren möchten, nutzen Sie den Filter im oberen Bereich der Seite.

Klicken Sie auf den Button und wählen Sie eine der Optionen:

• verwenden Sie die Liste ANZEIGEN, um nur alle Unternehmen oder alle Personen oder die Kontakte mit Verkaufschancen zu sehen;

• verwenden Sie die Option Kontakttypen, um die Kontakte eines bestimmten Types zu sehen. Die Standardtypen sind: kalt, warm oder heiß;

• verwenden Sie die Option Mit Schlagwort, um die Kontakte mit einem bestimmten Schlagwort zu sehen.

Sie können auch die Stellvertretersymbole nutzen, um Ihre Verkaufschancen zu filtern:

• Nutzen Sie das Fragezeichen ?, um die Suche mit einem ausgelassenen Symbol durchzuführen. Zum Beispiel, wenn Sie die Anfrage Sm?th eingeben, werden die Ergebnisse mit Smith und Smyth angezeigt.
• Nutzen Sie das Sternchen *, um die Suche mit mehreren ausgelassenen Symbolen durchzuführen. Zum Beispiel, um nach allen Begriffen mit O am Anfang zu suchen, nutzen Sie die Anfrage O*.
• Nutzen Sie die doppelten Anführungszeichen "", um die Ergebnisse auf Wörter zu konzentrieren, die als exakte Phrase angezeigt werden.
• Nutzen Sie die Tilde ~ am Ende des Wortes, um nach Begriffen mit der ähnlichen Schreibweise zu suchen.

Sobald die Liste fertig ist, klicken Sie auf den Button neben dem Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aktuelle Liste im Dokumenteneditor öffnen im Listenmenü.

Das Fenster CSV-Optionen wählen wird geöffnet. Es wird empfohlen, Unicode (UTF-8) als Kodierungstyp und Komma als Trennzeichen zu wählen, um die Werte in Ihrer Datei abzutrennen, sonst werden die Indormationen falsch angezeigt. Danach klicken Sie auf den Button OK, um Ihre Datei zu öffnen.

Die Liste mit allen verfügbaren Kontaktdaten wird in einer neuen Registerkarte von Spreadsheet Editor geöffnet. Formatieren Sie diese mithilfe der oberen Symbolleiste, die mehrere Formatierungsbefehle bietet, wie Schriftart, Schriftfarbe, Ausrichtung usw.

Weitere Informationen über die Nutzung von Spreadsheet Editor finden Sie in der integrierten Hilfe: klicken Sie auf Datei im linken Bereich und wählen Sie die Option Hilfe....

Um alle Änderungen zu speichern,

• klicken Sie auf das Symbol Speichern auf der oberen Symbolleiste oder
• nutzen Sie die Tastenkombination STRG+S oder
• klicken Sie auf das Symbol Datei im linken Bereich und wählen Sie die Option Speichern.

Die Datei wird in den Ordner Meine Dokumente des Moduls Dokumente gespeichert.

Um die Datei auf die Festplatte Ihres Rechners herunterzuladen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf das Symbol Datei im linken Bereich.
2. Wählen Sie die Option Herunterladen als....
3. Wählen Sie eines der verfügbaren Formaten nach Ihrem Bedarf: XLSX, PDF, ODS, CSV, XLTX, PDF/A, OTS.

Standardmäßig wird die erstellte Datei in den Ordner Downloads auf Ihrer Festplatte gespeichert.