Dateien verwalten

Einzelne Datei verwalten

Verwenden Sie das Feld Filter oben in der Dokumentliste, um die erforderliche Datei schnell zu finden. Tippen Sie auf dieses Feld, geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und tippen Sie auf der Tastatur auf die Schaltfläche Suchen.

Tippen Sie auf die Schaltfläche und geben Sie die erforderlichen Filterparameter an:

• Um Elemente nach TYP zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dokumente, Präsentation, Tabellen, Bilder, Medien, Archive oder Alle Dateien.
• Um Elemente nach VERFASSER zu filtern, tippen Sie auf die Option Benutzer oder Gruppen und wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus.
• Um Unterordner von der Suche auszuschließen, tippen Sie im Abschnitt SUCHE auf die Option Keine Unterordner.

Um die Elemente in der Dateiliste zu sortieren,

1. tippen Sie auf die Dropdown-Liste Sortieren nach rechts neben dem Feld Filter,
2. wählen Sie das erforderliche Sortierkriterium aus: Zuletzt geändertes Datum, Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser,
3. um die Sortierreihenfolge von Absteigend zu Aufsteigend zu ändern, tippen Sie auf das Symbole .

Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem erforderlichen Dokument in der Dateiliste, um auf das Dateimenü zuzugreifen.

Die verfügbaren Optionen können je nach ausgewähltem Abschnitt im Modul Dokumente, Dateityp und Ihren Zugriffsrechten unterschiedlich sein.

Tippen Sie auf einen der Menüpunkte, um die gewünschte Aktion auszuwählen:

• Bearbeiten: Um die Datei im Bearbeitungsmodus zu öffnen.
• Vorschau: Um die Datei im Anzeigemodus zu öffnen.
• Zugriff: Um die Datei für Ihre Portalbenutzer oder -gruppen freizugeben und einen der folgenden Zugriffstypen auszuwählen: Voller Zugriff, Review, Ausfüllen von Formularen (die Optionen Review und Ausfüllen von Formularen sind nur für die .docx-Dateien verfügbar), Kommentare, Schreibgeschützt, Zugriff verweigern.
• Externen Link für eine Datei mit schreibgeschützten Berechtigungen für Personen außerhalb des Portals kopieren.
• Link für Portalbenutzer: Um den Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer zu kopieren.
• Eine Datei per E-Mail senden.
• Ein Dokument mit DocuSign signieren.
• Versionshistorie: Um die Versionshistorie und Bearbeitungshistorie anzuzeigen.
• Blockieren einer Datei, damit die anderen Benutzer mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten sie nicht bearbeiten.
• Eine Datei als Favorit kennzeichnen.
• Herunterladen: Um die Datei im aktuellen Format auf dem Gerät zu speichern. Diese Datei befindet sich im standarmäßigen Download-Ordner.
• Herunterladen als: Um die Datei im ausgewählten Format auf dem Gerät zu speichern.
• Verschieben oder kopieren: Um die Datei zu verschieben oder eine Kopie der Datei zu erstellen und die erstellte Kopie in den angegebenen Abschnitt/Ordner des Moduls Dokumente zu verschieben. Wählen Sie das gewünschte Untermenü und dann den gewünschten Ordner.
• Umbenennen: Um den Dateinamen zu ändern.
• Löschen: Um die Datei in den Papierkorb zu verschieben. Die gelöschte Datei kann später wiederhergestellt oder dauerhaft gelöscht werden.

Einzelnen Ordner verwalten

Tippen Sie auf den Ordnernamen in der Dateiliste, um ihn zu öffnen. Verwenden Sie den Pfeil , um zu dem übergeordneten Ordner zu gehen, der eine Ebene höher als der aktuelle Ordner liegt.

Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem gewünschten Ordner in der Dateiliste, um auf das Ordnermenü zuzugreifen. Wählen Sie die Aktion aus, die Sie ausführen möchten, indem Sie auf einen der Menüpunkte tippen:

• Öffnen: Um den ausgewählten Ordner zu öffnen.
• Zugriff: Um den Ordner für Ihre Portalbenutzer oder -gruppen freizugeben und einen der folgenden Zugriffstypen auszuwählen: Voller Zugriff, Schreibgeschützt oder Zugriff verweigern.
• Herunterladen: Um den ausgewählten Ordner mit seinem gesamten Inhalt herunterzuladen.
• Verschieben oder kopieren: Um den Ordner zu verschieben oder eine Kopie des Ordners zu erstellen und die erstellte Kopie in den angegebenen Abschnitt/Ordner des Moduls Dokumente zu verschieben. Wählen Sie das gewünschte Untermenü und dann den gewünschten Ordner.
• Umbenennen: Um den Ordnernamen zu ändern.
• Löschen: Um den Ordner mit seinem gesamten Inhalt zu löschen und ihn in den Papierkorb zu verschieben.

Elemente umbenennen

Um die ausgewählte Datei oder den ausgewählten Ordner umzubenennen, tippen Sie auf das Symbol , wählen Sie den Menüpunkt Umbenennen, geben Sie einen neuen Namen in das Eingabefeld ein und tippen Sie auf das Symbol rechts.

Mehrere Dateien/Ordner bearbeiten

Sie können mehrere ausgewählte Elemente gleichzeitig verschieben, kopieren oder löschen sowie freigeben.

Tippen Sie nacheinander auf die Symbole auf der linken Seite der erforderlichen Elemente, um sie auszuwählen. Tippen Sie anschließend auf die erforderliche Schaltfläche über der Dateiliste: Freigabeeinstellungen, Herunterladen, Herunterladen als, Verschieben, Kopieren, Löschen.