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Projekte
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  • Berichte über den Fortschritt des Projekts erstellen
  • Projekt anhalten/abschließen/löschen
  • Moduleinstellungen ändern

Übersicht

Ein Projekt ist eine Gruppenaktivität mit einem Anfang und Ende, die für ein bestimmtes Ziel erstellt wird. Gewöhnlich durchläuft ein Projekt die folgenden fünf Hauptstufen:

  • Erstellung

    Bestimmung der Ziele des Projekts.

  • Planung

    Aufstellung eines Plans für die Ausführung des Projekts: Erstellung der Meilensteine, eines Projektteams, der Aufgaben.

  • Ausführung

    Durchführung der Arbeit nach dem aufgestellten Plan.

  • Überwachung

    Verfolgung und Analyse der durchgeführen Arbeit, um potentielle Probleme zu erschließen und notwendige Korrekturen einzutragen.

  • Abschluss

    Annahme des Ergebnisses und Beendung des Projekts.

Das Modul Projekte ist ein Projektverwaltungstool zum erfolgreichen Führen des Projekts durch diese fünf Stufen: Arbeitsablauf planen, Projektteam verwalten und Aufgaben unter den Mitgliedern verteilen, den Fortschritt des Projekts verfolgen und Berichte erstellen.

Um aufs Modul Projekte von jeder Portalseite zuzugreifen, nutzen Sie das Listenmenü in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option.

Projekt erstellen

Das Erste, was man macht, um den Arbeitsablauf zu koordinieren, ist ein Projekt zu erstellen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Projekt im Listenmenü.
    Wenn Sie vorher eine Vorlage für solche Projekte erstellt haben, können Sie diese nutzen, wenn Sie auf die Sektion Projektvorlage umschalten. Dadurch können Sie die Zeit sparen, die sie gewöhnlich für die Eingabe der Daten aufwenden. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine Vorlage erstellen können, lesen Sie die Sektion Tipps und Tricks.
  2. Geben Sie einen Titel für Ihr Projekt und eine kurze Beschreibung nach Bedarf ein.
  3. Wählen Sie einen Projektleiter.

    Dafür öffnen Sie das entsprechende Listenmenü und wählen Sie eine gewünschte Person. Sortieren Sie alle Benutzer nach Gruppen oder nutzen Sie den Filter, um die Suche zu erleichtern. Aktivieren Sie das Feld neben diesem Feld, wenn Sie den Projektleiter per E-Mail benachrichtigen möchten.

  4. Bilden Sie ein Projekt-Team.

    Um mit dem Hinzufügen der Mitglieder zum Projektteam zu beginnen, klicken Sie auf den Link Team verwalten. Im linken Bereich des Formulars markieren Sie die Benutzer, die Sie zum Team hinzufügen möchten, und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil. Um einen Benutzer zu entfernen, den Sie aus Versehen hinzugefügt haben, wählen Sie ihn und klicken Sie auf den nach links gerichteten Pfeil.

    Sobald alle Benutzer hinzugefügt sind, klicken Sie auf den Button Speichern. Sie werden per E-Mail benachrichtigt.

  5. Geben Sie die Schlagwörter ein und trennen Sie diese durch Kommata ab.

    Dadurch wird Ihr Projekt kategorisiert und die Suche danach wird für die anderen Benutzer erleichtert.

  6. Aktivieren Sie das Feld Dieses Projekt als privat speichern.

    Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den Zugriff auf das gerade erstellte Projekt beschränken möchten. In diesem Fall wird das Projekt nur für den Projektadministrator, Projektleiter und seine Teilnehmer mit den entsprechenden Rechten verfügbar.

  7. Aktivieren Sie das Feld Dieses Projekt verfolgen, wenn Sie an diesem Projekt nicht teilnehmen, aber nur auf dem Laufenden bleiben möchten.
  8. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Neues Projekt erstellen Neues Projekt erstellen
Nur der Portalbesitzer und die Administratoren mit dem Vollzugriff aufs Portal oder Modul Projekte können neue Projekte auf dem Portal erstellen.

Die Änderungen im Projekt sind unausweichlich, besonders wenn man die Arbeit daran bereits begonnen haben.

Um die Projekteinstellungen zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Projektseite mit einem Klick auf den Titel des Projekts.
  2. Klicken sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom Projekttitel.
  3. Wählen Sie die Option Bearbeiten im Listenmenü.
  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf den Button Projekt speichern.

Team verwalten

Einer der Faktoren des Projekterfolgs ist das Team. Während der Arbeit an einem Projekt braucht man weitere Teammitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Schalten Sie auf die Registerkarte Team auf der Projektseite um.
  2. Klicken Sie auf den Link Team verwalten.
  3. Fügen Sie neue Benutzer zum Team hinzu.

    Dafür markieren Sie die Benutzer, die Sie zum Team hinzufügen möchten, in der Liste und klicken Sie auf den Button Speichern. Nutzen Sie den Filter oben, um die Suche zu erleichtern. Markieren Sie die gewünschte Gruppe oder die Option Alle wählen, um die Benutzer aus der gewählten Gruppe bzw. alle Benutzer zu wählen.

  4. Entfernen Sie die Mitglieder aus Ihrem Team.

    Dafür markieren Sie die Benutzer, die Sie aus der Liste Team entfernen möchten, und klicken Sie aufs Symbol Actions Icon rechts vom gewünschten Benutzer und wählen Sie die Option Benutzer aus dem Team entfernen.

  5. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Team verwalten Team verwalten

Standardmäßig kann jedes Projektmitglied den ganzen Inhalt im gewählten Projekt durchsehen: Meilensteine, Aufgaben, Diskussionen, Dokumente und Kontakte.

Um den Zugriff darauf zu beschränken, wählen Sie ein Projektteammitglied, für das Sie die Zugriffsrechte ändern möchten, und klicken Sie auf einen der Links rechts:

  • Diskussionen - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die projektbezogenen Diskussionen zu beschränken. Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Projektmitglied die Diskussionen durchsehen und kommentieren sowie eine neue Diskussion eröffnen.

  • Dokumente - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die projektbezogenen Dokumente und Dateien zu beschränken. Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Projektmitglied die Dokumente durchsehen, laden und erstellen.

  • Alle Aufgaben - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf alle Aufgaben des Projekts zu beschränken. In diesem Fall wird das Projektmitglied nur auf die Aufgaben zugreifen können, die ihm zugewiesen sind. Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Projektmitglied auf alle Aufgaben zugreifen und Aufgaben den anderen Projektmitgliedern zuweisen können.

  • Meilensteine - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die Meilensteine des Projekts zu beschränken. In diesem Fall wird das Projektmitglied nur auf die Meilensteine zugreifen können, die ihm zugewiesene Aufgaben enthalten.

  • Kontakte - deaktivieren Sie diese Option, um den Zugriff auf die CRM-Kontakte, die mit diesem Projekt verknüpft sind, zu beschränken. Wenn diese Option aktiviert ist, kann das Projektmitglied die verknüpften Kontakte und die verfügbaren Kontaktdaten sehen.

Genauso können Sie die Zugriffsrechte für jedes Projektteammitglied bestimmen, wenn es keine Administratorprivilegien in diesem Modul hat.

Diese Funktion ist nur für private Projekte verfügbar.

Arbeitsablauf planen

Sobald ein Projekt erstellt ist, können Sie den Arbeitsablauf mithilfe der Meilensteine planen. Ein Meilenstein ist ein Hauptpunkt im Fortschritt eines Projekts.

Um einen neuen Meilenstein zu planen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Meilenstein im Listenmenü.
  2. Geben Sie den Titel des Meilensteins und eine kurze Beschreibung nach Bedarf ein.
  3. Wählen Sie das gewünschte Projekt, zu dem Sie den Meilenstein hinzufügen möchten.
  4. Wählen Sie die zuständige Person, der Sie den erstellten Meilenstein zuweisen möchten.
  5. Legen Sie das gewünschte Fälligkeitsdatum fest.

    Das Fälligkeitsdatum eines Meilensteins ist das Datum, bis zu dem alle hinzugefügten Aufgaben erfüllt werden müssen.

    Um ein Fälligkeitsdatum festzulegen, nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen: Woche, Monat, Zwei Monate, oder wählen Sie es im Kalender, oder geben Sie es manuell im folgenden Format ein: dd/mm/yyyy.

  6. Aktivieren Sie die Option Schlüsselmeilenstein nach Bedarf.

    Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den Meilenstein für wichtig im Vergleich zu den anderen halten. Alle Schlüsselmeilensteine werden mit einem roten Schlüsselsymbol neben ihrem Titel markiert.

  7. Um 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum benachrichtigt zu werden, aktivieren Sie die entsprechende Option.
  8. Klicken Sie auf den Button Speichern.
Arbeitsablauf planen Arbeitsablauf planen

Der erstellte Meilenstein wird in die Liste mit den Meilensteinen eingetragen. Genauso können Sie auch weitere Meilensteine zum Projekt hinzufügen.

Sobald alle Aufgaben erfüllt sind, können Sie den Meilenstein abschließen, indem Sie seinen Status von Offen auf Abgeschlossen in der Liste mit den Meilensteinen ändern. Dafür klicken Sie auf den Pfeil Pfeil links vom Titel des Meilensteins und wählen Sie den gewünschten Status in der Liste.

Wenn Sie einen Meilenstein auf einen späteren Zeitpunkt verschieben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie den gewünschten Meilenstein aus der Liste mit den Meilensteinen.
  2. Klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom Titel des Meilensteins.
  3. Wählen Sie die Option Bearbeiten im Listenmenü Aktionen.
  4. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.

Um einen Meilenstein zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Aufgaben zuweisen

Sobald das Projekt erstellt ist und der Meilenstein hinzugefügt ist, ist noch ein Schritt geblieben - die Verteilung der Aufgaben unter den Projektteammitgliedern.

Um eine Aufgabe hinzuzufügen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aufgabe im Listenmenü.
  2. Geben Sie den Titel der Aufgabe und eine kurze Beschreibung nach Bedarf ein.
  3. Wählen Sie das gewünschte Projekt, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten.
  4. Weisen Sie die Aufgabe einem der verfügbaren Meilensteine zu.

    Nutzen Sie die Option keine, wenn Sie diese Aufgabe keinem Meilenstein zuweisen möchten.

  5. Wählen Sie die zuständige Person, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten, in der Liste Zuständige Person.

    Sie können für die Aufgabe mehrere zuständige Personen wählen nach Bedarf. Um eine Person zu entfernen, die aus Versehen hinzugefügt wurde, richten Sie den Mauszeiger auf ihren Namen und klicken Sie aufs Symbol Symbol Löschen - Papierkorb, das links erscheint. Alle zuständigen Personen werden über eine neue Aufgabe per E-Mail benachrichtigt.

  6. Bestimmen Sie das gewünschte Startdatum, indem Sie es im Kalender wählen oder manuell im folgenden Format eingeben: dd/mm/yyyy.
  7. Legen Sie das gewünschte Fälligkeitsdatum fest.

    Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen: Heute, 3 Tage, Woche, oder wählen Sie es im Kalender oder geben Sie es manuell im folgenden Format ein: dd/mm/yyyy.

  8. Aktivieren Sie die Option Hoch, um die Priorität der Aufgabe zu bestimmen.

    Das Symbol Symbol Hohe Priorität wird neben dem Titel der Aufgabe in der Liste mit den Aufgaben hinzugefügt.

  9. Klicken Sie auf den Button Speichern oder nutzen Sie den Button Speichern und neue Aufgabe erstellen, um diese Aufgabe zu speichern und eine neue Aufgabe sofort zu erstellen.
Aufgaben zuweisen Aufgaben zuweisen

Die erstellte Aufgabe wird zur Liste mit den Aufgaben hinzugefügt. Genauso können Sie auch weitere Aufgaben zum Projekt hinzufügen.

Wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten möchten, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe in der Liste mit den Aufgaben.
  2. Klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom Titel der Aufgabe.
  3. Wählen Sie die Option Bearbeiten im Listenmenü Aktionen.
  4. Nehmen Sie alle Änderungen vor und klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.

Sobald die Aufgabe erfüllt ist, schließen Sie diese direkt in der Liste mit den Aufgaben durch die Änderung ihres Status von Offen auf Abgeschlossen ab. Dafür klicken Sie auf den Pfeil Pfeil links vom Titel der Aufagbe und wählen Sie den gewünschten Status in der Liste.

Um eine Aufgabe zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Teilaufgaben erstellen

Manchmal braucht man einige Schritte auszuführen oder die Aufgabe in Teile zu gliedern und sie unter mehreren Personen zu verteilen, um die Aufgabe zu erfüllen. Die Erstellung der Teilaufgaben wird Ihnen beim Verwalten Ihrer Aufgabenliste helfen.

Um eine Teilaufgabe zu erstellen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Liste mit den Aufgaben mit einem Klick auf die entsprechende Option im linken Seitenbereich.
  2. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe.

    Um die gewünschte Aufgabe zu finden, nutzen Sie unseren Filter über der Liste. Klicken Sie auf den Plus-Button und wählen Sie eine der Optionen:

    • Nutzen Sie die Liste ZUSTÄNDIG, um Ihnen, einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe zugewiesene Aufagben oder die Aufgaben ohne zuständige Person zu sehen;

    • Nutzen Sie die Liste ERSTELLER, um die Aufgaben, die Sie oder bestimmter Benutzer erstellen, anzuzeigen;

    • Nutzen Sie die Liste PROJEKT, um die Aufgaben in Ihren Projekten oder in den Projekten, an denen Sie nicht teilnehmen, oder mit einem bestimmten Schlagwort zu sehen;

    • Nutzen Sie die Liste MEILENSTEIN, um die Aufgaben zu sehen, die einem bestimmten Meilenstein zugewiesen sind.

    • Nutzen Sie die Liste STATUS, um die Aufgaben, an denen man momentan arbeitet (offen) oder die Sie bereits erfüllt haben (abgeschlossen) zu sehen;

    • Nutzen Sie die Liste FÄLLIGKEITSDATUM, um die Aufgaben mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum zu sehen;

    Sie können auch den Titel der Aufgabe komplett oder teilweise eingeben und auf die Eingabetaste drücken, um sie zu finden.

  3. Richten Sie den Mauszeiger auf die gewählte Aufgabe und klicken Sie auf den Link Teilaufgabe, der rechts vom Titel der Aufgabe erscheinen wird.
  4. Geben Sie den Titel der Teilaufgabe ein.
  5. Wählen Sie die zuständige Person, der Sie diese Teilaufgabe zuweisen möchten, in der Liste Zuständig.
  6. Klicken Sie auf den Button OK rechts.
Teilaufgaben erstellen Teilaufgaben erstellen

Die erstellte Teilaufgabe wird hinzugefügt und unter der gewählten Aufgabe angezeigt. Das Fälligkeitsdatum der Teilaufgabe wird mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe zusammenfallen, zu der die Teilaufgabe hinzugefügt ist, und kann NICHT geändert werden.

Wenn Sie eine Teilaufgabe bearbeiten möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen sie die gewünschte Teilaufgabe in der Liste.
  2. Klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom Titel der Teilaufgabe.
  3. Wählen Sie die Option Bearbeiten im Listenmenü Aktionen.
  4. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie auf den Button OK.

Sobald die Teilaufgabe erfüllt ist, schließen Sie diese durch die Aktivierung des Feldes links von ihrem Titel ab.

Um eine Teilaufgabe zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Gantt-Diagramm nutzen

Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm für die Darstellung des Projektplans und Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den Aufgaben.

Der einfachste Weg, das Gantt-Diagramm zu öffnen, ist auf den Link Gantt-Diagramm auf dem linken Seitenbereich zu klicken.

Oder gehen Sie auf eine der folgenden Weisen vor:

  1. Wählen Sie ein Projekt aus der Liste mit den Projekten.

    Um ein gewünschtes Projekt zu finden, verwenden Sie den Filter über der Liste mit einem Klick auf den Button Filter hinzufügen und durch die Auswahl einer der Optionen:

    • nutzen Sie die Liste TEAMMITGLIED, um die Projekte anzusehen, an denen Sie oder ein bestimmter Benutzer teilnehmen;

    • nutzen Sie die Liste STATUS, um die Projekte anzusehen, an denen Sie gerade arbeiten (aktiv), die Arbeit an denen Sie angehalten haben (angehalten) oder die Sie bereits beendet haben (abgeschlossen);

    • nutzen Sie die Liste PROJEKTLEITER, um die Projekte anzusehen, die von Ihnen oder einem bestimmten Benutzer geleitet werden;

    • nutzen Sie die Liste SONSTIGES, um die Projekte anzusehen, an denen Sie nicht teilnehmen, aber verfolgen (verfolgt), oder die Projekte mit einem bestimmten Schlagwort.

    Sie können auch den Titel des gewünschten Projekts vollständig oder teilweise ins Feld eingeben und die Eingabetaste drücken, um die Suche zu erleichtern.

  2. Öffnen Sie die Projektseite, klicken Sie dabei auf ihren Titel.
  3. Klicken Sie aufs Symbol Gantt-Diagramm Gantt Chart Icon in der oberen rechten Ecke der Projektseite.

Oder können Sie

  1. die gewünschte Aufgabe aus der Liste Aufgaben wählen, nutzen Sie dabei den Filter oben,
  2. die Aufgabenseite öffnen, klicken Sie dabei auf ihren Titel,
  3. nach unten zur Sektion Verbundene Aufgaben blättern,
  4. auf den Link Zum Gantt-Diagramm klicken.

Das Gantt-Diagramm wird geöffnet:

Using Gantt Chart Using Gantt Chart

Hier können Sie:

  • ein oder einige Projekte, die Sie mithilfe des Gantt-Diagramms anschauen möchten, wählen,
  • die Aktivitätsdetails, die auf dem linken Seitenbereich angezeigt werden, wählen: Zuständig, Startdatum, Enddatum, Status, Priorität,
  • den Panoramablick über alle Projektaktivitäten bekommen,
  • visuell den Status der Projektaktivität schätzen: offen/abgeschlossen, aktiv/überfällig,
  • Projektmeilensteine und -aufgaben verwalten: erstellen, bearbeiten, schließen, wiederöffnen, löschen usw,
  • die Aufgaben innerhalb des Projektes verknüpfen, um Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie in der Sektion Benutzeranleitungen.

Diskussion führen

Während der Arbeit am Projekt können unterschiedliche Probleme oder Fragen entstehen. Um eine richtige Lösung zu finden, besprechen Sie das Problem mit Ihrem Projektteam.

Um eine projektbezogene Diskussion zu eröffnen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Diskussion im Listenmenü.
  2. Wählen Sie das Projekt, zu dem Sie die Diskussion hinzufügen möchten.
  3. Geben Sie den Titel der Diskussion an.
  4. Geben Sie Ihre Nachricht ein und bearbeiten Sie diese mithilfe der Formatierungsleiste.
  5. Nutzen Sie den Button Text Cut, um einen Abschitt zu wählen, der auf der Seite mit den Diskussionen angezeigt wird.

    Dafür wählen Sie einen Abschnitt, den Sie ausblenden möchten, und klicken Sie auf den Button Text Cut. Der gewählte Abschnitt wird markiert. In diesem Fall wird nur ein kleiner Teil des Beitrags (der nicht gewählt ist) in der Liste mit den Diskussionen und auf der Feed-Seite zu sehen sein.

  6. Laden Sie die Benutzer zu Ihrer Diskussion ein.

    Alle Teilnehmer des Projektes werden zur Diskussion automatisch eingeladen und nach dem Textfeld der Diskussion aufgeführt. Wenn Sie einige von Ihnen entfernen oder die Personen, die am Projekt nicht teilnehmen, einladen möchten, klicken Sie auf den Link Angemeldete Benutzer verwalten. Das Fenster Angemeldete Benutzer wird geöffnet.

    • Um weitere Benutzer einzuladen.
      Im linken Teil des Fensters markieren Sie die Benutzer, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil, um sie aus der Liste Benutzer in die Liste Angemeldete Benutzer zu übertragen.
    • Um einen angemeldeten Benutzern zu entfernen, führen Sie diese Schritte aus:
      Wählen Sie ihm in der Liste Angemeldete Benutzer und klicken Sie auf den nach links gerichteten Pfeil.

    Sobald alle Benutzer hinzugefügt sind, klicken Sie auf den Button Speichern. Die eingeladenen Benutzer werden in die Teilnehmerliste eingetragen. Die Personen, die Sie gewählt haben, werden über die erstellte Diskussion und hinzugefügte Kommentare benachrichtigt.

  7. Sehen Sie das Ergebnis durch und speichern Sie Ihre Diskussion.
Diskussion führen Diskussion führen

Sie können immer den Text Ihrer Diskussion bearbeiten und die angemeldeten Benutzer verwalten. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie die Diskussion aus der Liste Diskussionen,
  2. Öffnen Sie die Seite der Diskussion, klicken Sie dabei auf ihren Titel,
  3. Klicken Sie aufs Symbol Actions Icon rechts vom Titel der Diskussion,
  4. Wählen Sie die Option Bearbeiten aus dem Listenmenü Aktionen,
  5. Nehmen Sie alle nötigen Änderungen vor und klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.

Um Diskussion zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Listenmenü Aktionen.

Berichte über den Fortschritt des Projekts erstellen

Um die Erfolgschancen des Projekts zu erhöhen, muss man seinen Fortschritt ständig beobachten und die Aktionen des Teams unter Kontrolle halten.

Dafür nutzen Sie die Online-Office-Berichte:

  1. Öffnen Sie die Liste Berichte mit einem Klick auf die entsprechende Option im linken Bereich.
  2. Wählen Sie den Typ der Berichte, den Sie erstellen möchten, in der Liste Berichte.
  3. Konfigurieren Sie die verfügbaren Parameter.
  4. Klicken Sie auf den Button Bericht erstellen.
Berichte über den Fortschritt des Projekts erstellen Berichte über den Fortschritt des Projekts erstellen

Sobald der Bericht erstellt ist, können Sie ihn in die CSV-Datei exportieren oder die Buttons in der oberen rechten Ecke nutzen.

Sie können die notwendigen Parameter einmal einstellen und automatische Berichte regelmäßig per E-Mail an einem bestimmten Datum und um die angegebene Uhrzeit erhalten. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie die Sektion Tipps und Tricks.

Projekt anhalten/abschließen/löschen

Wenn Sie an einem Projekt nicht mehr arbeiten, können Sie es entweder anhalten oder abschließen, indem Sie seinen Status ändern.

Alle Meilensteine und Aufgaben des Projekts müssen nicht unbedingt abgeschlossen sein, damit Sie es anhalten können, aber Sie können kein Projekt mit offenen Aufgaben abschließen.

Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie Ihr Projekt aus der Liste Projekte, nutzen Sie dabei den Filter oben.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil Pfeil links vom Projekttitel.
  3. Wählen Sie einen Status im Listenmenü.

Das angehaltene oder abgeschlossene Projekt wird grau und zum Ende der Liste mit den Projekten übertragen. Aber Sie können auf seine Meilensteine und Aufgaben zugreifen und seinen Status zurück auf aktiv zu jeder Zeit ändern.

Status des Projekts ändern Status des Projekts ändern

Wenn Sie Ihr Projekt unwiderruflich löschen möchten,

  1. wählen Sie Ihr Projekt in der Liste mit den Projekten,
  2. öffnen Sie die Projektseite mit einem Klick auf den Projekttitel,
  3. klicken Sie aufs Symbol Symbol Aktionen rechts vom Projekttitel,
  4. wählen Sie die Option Löschen im Listenmenü,
  5. bestätigen Sie die Operation.
Wenn Sie ein Projekt löschen möchten, beachten Sie bitte, dass das Projekt mit allen Aufgaben, Meilensteinen, Dateien, Diskussionen usw. entfernt wird, Sie werden es später nicht wiederherstellen können.

Moduleinstellungen ändern

Standardmäßig können alle Portalbenutzer aufs Modul Projekte zugreifen. Es gibt vier unterschiedliche Zugriffsebenen hier: Benutzer (ein Portalmitglied, das an keinem Projekt teilnimmt), Projektteammitglied, Projektleiter und Moduladministrator.

Als Gast können Sie die folgenden Operationen durchführen:

  • Projekte, die für alle Portamitglieder verfügbar sind, oder private (wo Sie Projektteammitglied sind);
  • Kommentare hinzufügen und Aufgaben und Diskussionen, auf die Sie Zugriff haben, abonnieren.

Als Benutzer können Sie die folgenden Operationen durchführen:

  • ganzen Inhalt durchsehen (außer privaten Projekten),
  • Kommentare zu Diskussionen hinzufügen,
  • gewünschte Projekte verfolgen.

Als Projektteammitglied können Sie die folgenden Operationen durchführen:

  • dieselben Operationen durchführen wie ein Benutzer,
  • Aufgaben hinzufügen und sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen,
  • von Ihnen erstellte bzw. Ihnen zugewiesene Aufgaben verwalten,
  • neue Diskussionen eröffnen,
  • eigene Dateien hinzufügen bzw. entfernen.

Als Projektleiter können Sie die folgenden Operationen durchführen:

  • dieselben Operationen durchführen wie ein Projektteammitglied,
  • Leute aus dem Projektteam entfernen bzw. hinzufügen,
  • Aufgaben, Meilensteine, Diskussionen, Kommentare im Rahmen eines Projekts verwalten,
  • Projektstatus ändern,
  • Projekteinstellungen bearbeiten,
  • Zugriffsrechte fürs Projektteam festlegen (nur für private Projekte).

Als Moduladministrator können Sie die folgenden Operationen durchführen:

  • dieselben Operationen durchführen wie ein Projektleiter,
  • Projekte erstellen/bearbeiten/löschen,
  • Projektleiter zuweisen,
  • Projekte aus Basecamp importieren,
  • Projektvorlagen erstellen und bearbeiten,
  • ganzen Inhalt aller Projekte verwalten (Team, Aufgaben, Meilensteine usw.).

Als Portalbesitzer/Administrator mit Vollzugriff können Sie den Zugang auf das Modul Projekte für einige Benutzer einschränken oder dieses Modul sogar deaktivieren, wenn Sie es nicht brauchen. Dafür führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den Link Zugriffsrechte auf dem Portal im linken Bereich.
  2. Übergehen Sie zur Sektion Projekte.
  3. Aktivieren Sie das Feld Benutzer aus der Liste.
  4. Wählen Sie die Benutzer, denen Sie den Zugang gewähren möchten.

    Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen:

    • nutzen Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie den Zugang einem oder mehreren Portalmitgliedern gewähren möchten;
    • nutzen Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie den Zugang einem, mehreren oder allen Portalmitgliedern gewähren möchten.

Um das Modul Projekte zu deaktivieren, wählen Sie die Option Module und Tools im linken Bereich, deaktivieren Sie das Feld Projekte und klicken Sie auf den Button Speichern.

Moduleinstellungen ändern Moduleinstellungen ändern
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